Ghi biên bản, tưởng chuyện nhỏ mà rõ lắm nhiêu khê

Giáo dục 24h

Thanh An

(GDVN) - Theo lý giải của vị Bí thư xã thì dù tôi không họp cũng phải ghi tôi vào, nếu không ghi thì cuối năm huyện ủy mà về kiểm tra thì tôi biết ăn nói làm sao đây.

LTS: Chia sẻ về việc viết biên bản hội họp ở một số nhà trường hiện nay, thầy giáo Thanh An - người có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giáo dục đã đưa ra quan điểm của mình thông qua bài viết.

Tòa soạn trân trọng gửi đến độc giả bài viết này.

Có một nghịch lý là trong các lần thanh tra, kiểm tra ở các trường học hiện nay thì lãnh đạo, chuyên viên ngành giáo dục, lãnh đạo địa phương đều kiểm tra biên bản của đơn vị, của tổ chuyên môn rất kỹ lưỡng.

Nhiều lãnh đạo quan niệm nếu làm được việc thì nhất thiết phải được thể hiện trên biên bản hội họp.

Vì thế, có một chuyện nực cười là khi viết biên bản hội họp thì người làm thư ký cứ phải ghi thật đầy đủ theo hướng dẫn của cấp trên, dù nhiều mục là ghi khống để khỏi bị góp ý, phê bình khi thanh, kiểm tra.

Ghi biên bản trong nhà trường cũng lắm nhiêu khê (Hình ảnh mang tính chất minh họa: Báo Giáo dục và Thời đại).

Lãnh đạo không dự họp nhưng đòi ghi tên mình tham dự

Chúng ta đều biết, Biên bản là một thể loại văn bản hành chính công vụ và hiện nay nội dung này đang được đưa vào giảng dạy ở môn Ngữ văn lớp 9.

Biên bản có 2 loại là “Biên bản hội nghị” và “Biên bản sự vụ”. Mỗi loại biên bản đều được hướng dẫn khá kỹ lưỡng về các thao tác trình bày, các bước bắt buộc của một biên bản.

Đặc biệt phần nội dung của biên bản hội nghị thì người làm thư ký phải ghi được tóm tắt diễn biến, kết quả của sự việc đã và đang diễn ra.

Thế nhưng, thực tế biên bản ở các trường học bây giờ nhiều khi lại không ghi lại những sự việc đã và đang diễn ra mà nhiều khi lãnh đạo yêu cầu ghi cả những sự việc “không diễn ra” để đối phó.

Một đồng nghiệp của chúng tôi là giáo viên dạy Văn than phiền rằng anh được phân công làm Thư ký Hội đồng nhà trường nên các biên bản hội họp của trường thì anh đều đảm nhận phần ghi biên bản.

Mỗi tháng, trường tổ chức họp chi bộ một lần và theo phân công thì Bí thư Đảng ủy xã là người phụ trách trường của anh đang công tác. Điều này cũng đồng nghĩa là các tháng họp chi bộ thì vị Bí thư xã phải dự họp đầy đủ.

Nhưng, trớ trêu ở chỗ là vị Bí thư Đảng ủy rất ít dự họp cùng chi bộ nhà trường. Vì thế, trong biên bản họp chi bộ dĩ nhiên là anh không ghi vị Bí thư kia trong thành phần tham dự trong những lần không dự họp.

Ti tỉ sổ sách, kế hoạch được chuẩn bị để đối phó "ngáo ộp" thanh tra!

Cuối năm, vị Bí thư mượn sổ biên bản chi bộ để xem. Xem xong, Bí thư xã phê bình chi bộ và chê giáo viên ghi biên bản mà… không biết ghi biên bản. Vì các lần họp lệ không ghi tên vị Bí thư này vào.

Theo lý giải của vị Bí thư xã thì dù tôi không dự họp cũng phải ghi tôi tham dự, nếu không ghi tôi vào thì cuối năm mà huyện ủy về kiểm tra thì tôi biết ăn nói làm sao đây.

Lãnh đạo yêu cầu phải ghi thêm những điều… không xảy ra trong cuộc họp

Trường chúng tôi hàng năm ít nhất có 1 lần đón đoàn thanh, kiểm tra của Phòng Giáo dục. Mỗi lần về là mỗi lần lãnh đạo, chuyên viên Phòng lật từng trang biên bản hội họp của nhà trường. Các thành viên Hội đồng bộ môn thì lật từng trang biên bản của tổ chuyên môn.

Họ yêu cầu tất cả các kế hoạch, văn bản của cấp trên gửi về thì nhà trường, tổ chuyên môn phải triển khai đến với giáo viên.

Điều này cũng đúng nhưng chưa hẳn đã phù hợp. Vì có nhiều loại kế hoạch, văn bản liên quan đến bộ phận này nhưng lại không liên quan đến bộ phận khác.

Vì thế, việc chuyển email cho từng cá nhân thì nhà trường, các tổ trưởng đã thực hiện lâu nay. Nhưng, lãnh đạo yêu cầu phải ghi rõ trong biên bản hội họp là đã triển khai đến Hội đồng trường, đến tổ chuyên môn.

Nhiều kế hoạch được nhà trường lập nhưng lãnh đạo ngành không tin. Họ nói có kế hoạch thì phải có triển khai và phải được thể hiện trong biên bản họ mới chịu.

Bởi, nếu không làm mà trong biên bản có thì chúng tôi vẫn tin, nhưng các anh có làm mà biên bản không có thì chúng tôi cũng không tin.

Đối với các biên bản của tổ chuyên môn, nhiều chuyên viên yêu cầu là tổ phải thảo luận chuyên môn, thảo luận bài khó, thảo luận về ma trận bài kiểm tra định kỳ. Tất cả các ý kiến phải được thể hiện rõ ràng, chi tiết và cụ thể.

Nhưng, trớ trêu nhất là các văn bản chỉ đạo lại nói nói đến “tự chủ” ra đề kiểm tra phù hợp với đối tượng học sinh.

Trong khi, mỗi lớp có mỗi đặc điểm riêng, có lớp nhiều em học giỏi thì mức độ câu khó sẽ nhiều hơn, lớp nhiều em yếu thì mức độ câu hỏi khó sẽ ít hơn.

Đặc điểm như vậy mà yêu cầu thảo luận và thống nhất ma trận giống nhau thì không ổn chút nào. Hơn nữa, đó mới là những bài kiểm tra định kì của mỗi lớp.

Giáo viên ghét nhất điều gì ở nhà trường?

Điều phi lý nhất là họp tổ chuyên môn được quy định trong thời gian 3 tiếng đồng hồ. Nhưng, mỗi tổ chuyên môn có số lượng dao động 5-7 người, thậm chí có tổ chỉ 3 người, chỉ có một số trường lớn, một số tổ ghép mới có số lượng lớn hơn.

Với chừng ấy con người thì lấy đâu ra ý kiến mà thảo luận nhiều nên mỗi người cũng được vài ý. Dù có tổ chức thao giảng thì cũng chỉ đóng góp vài ý kiến.

Tuy nhiên, khi lãnh đạo kiểm thấy nội dung biên bản ít thảo luận thì hạch sách, cho là tổ họp qua loa, không thảo luận chuyên môn.

Vậy nên, biên bản họp tổ chuyên môn cứ phải “sáng tác” ra nhiều ý để ghi cho dài…

Hình thức, cầu kỳ và không hiểu thể thức văn bản hành chính

Văn bản hành chính nói chung và Biên bản hội họp nói riêng là thể loại hành chính công vụ nên điều bắt buộc là phải tuân thủ theo từng đề mục cụ thể.

Điều cốt lõi nhất là ngôn ngữ phải trong sáng, ngắn gọn, rõ ràng. Nội dung biên bản phải ghi trung thực diễn biến của sự việc.

Thế nhưng, chúng tôi đã nhiều lần bị góp ý về thể thức ghi biên bản mà người góp ý chẳng hiểu gì về thể thức viết biên bản - một loại văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các đơn vị nhà trường.

Yêu cầu đầu tiên đối với một văn bản hành chính là trung thực, khách quan nhưng chính vì tư tưởng của một số lãnh đạo thích máy móc, hình thức nên góp ý… chật lấc vậy mà đôi lúc giáo viên dưới cơ sở cũng phải đồng ý, nghe theo.

Bao giờ ngành giáo dục mới hết bệnh hình thức đây?!

Thanh An
Từ khóa :
thanh tra , kiểm tra trường học , hội họp , tổ chuyên môn , ghi biên bản , kiểm tra biên bản
Ghi biên bản, tưởng chuyện nhỏ mà rõ lắm nhiêu khê
Chủ đề : Góc nhìn Giáo dục
Chủ đề : Chuyên gia giáo dục viết
Bình luận
Kim Chơn
0

TG bài viết phản ánh rất đúng với thực tế. viết biên bản phải phản ánh đúng tinh thần cuộc họp thể hiện văn phong rõ ràng, câu chữ chính xác chặt chẽ, khách quan , trung thực. Nếu cấp trên về kiểm tra ko có triển khai các công văn hoạt tổ sinh hoạt ghi sơ sài... thì góp ý với BGH, HT , tổ trưởng. chứ sao ghè người ghi biên bản. việc gì ko diễn ra tại hội nghị hoặc các cuộc họp khác thì ko có ghi trong biên bản là đúng. Người đi kiểm tra xem lại mình vô tình buộc cấp dưới gian dối. Việc này sai cần bỏ đi, ko lôi thôi.

Xem thêm bình luận
Tin khác