Chưa đồng bộ trong quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, giáo viên vô cùng vất vả

05/07/2022 06:46
Mỹ Tiên
0:00 / 0:00
0:00
GDVN- Việc thực hiện phần mềm quản lý viên chức còn chưa đồng bộ với các hồ sơ giấy, còn nhiều trùng lặp cần có những điều chỉnh sao cho hợp lý hơn.

Ngành nội vụ, giáo dục thời gian gần đây có nhiều văn bản về đổi mới quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhận được sự đồng thuận của nhân dân.

Tuy nhiên, thực trạng hiện nay giáo viên đang phải thực hiện nhiều hồ sơ giấy, hồ sơ viết tay khiến họ ngao ngán, áp lực.

Giáo viên thực hiện những hồ sơ nào?

Theo Thông tư Số: 07/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức, ở khoản 1 Điều 10 quy định đối với viên chức tuyển dụng lần đầu phải thực hiện bộ hồ sơ như sau:

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý.

Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.

Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần sau đây:

a) Quyển “Lý lịch viên chức” theo mẫu HS01-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. Quyển “Lý lịch viên chức” phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của viên chức. Quyển “Lý lịch viên chức” do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) "Sơ yếu lý lịch viên chức" theo mẫu HS02-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển "Lý lịch viên chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Sơ yếu lý lịch viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

c) Bản sao giấy khai sinh có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

d) Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;

đ) Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;

e) Bản sao có công chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;

g) Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Bên cạnh đó, tại khoản 2 Điều này quy định về hồ sơ đối với giáo viên đang công tác phải có các thành phần sau:

“Ngoài hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều này, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:

a) "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" theo mẫu HS03-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.

c) Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức; bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

d) Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;

đ) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

e) Văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;

g) Viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.”

Với quy định trên, viên chức đã được tuyển dụng lần đầu và viên chức đang công tác phải thực hiện một bộ hồ sơ lưu trữ tại cơ sở giáo dục gồm đầy đủ các thành phần nhân thân, trình độ, các văn bằng, đánh giá,…

Bên cạnh đó hàng năm phải bổ sung phiếu đánh giá viên chức, phiếu bổ sung lý lịch, khen thưởng, nâng lương,…

Tất cả phải được công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

Giáo viên còn phải nhập đầy đủ thông tin lên phần mềm quản lý viên chức

Bên cạnh những hồ sơ theo Thông tư 07/2019 trên, viên chức còn bắt buộc phải thực hiện một bộ hồ sơ trên phần mềm quản lý cán bộ, công chức giao cho các tỉnh/thành phố quản lý ở địa chỉ quanlycbccvc.tỉnh/thành phố.gov.vn hoặc cbccvc.tỉnh/thành phố.gov.vn.

Trên phần mềm này, giáo viên phải nhập đầy đủ các thông tin lên hệ thống gồm: thông tin chung, quá trình biên chế, hợp đồng, quá trình công tác quá trình lương, khen thưởng, bảo hiểm xã hội, hồ sơ nhân thân, quá trình công tác Đảng,… tất cả những thông tin về trình độ đào tạo, bổ nhiệm, khen thưởng, nâng lương,… đều được scan và tải lên hệ thống làm minh chứng.

Ở thời đại số hiện nay, việc quản lý viên chức bằng phần mềm quản lý cán bộ công chức viên chức là giải pháp hợp lý, phù hợp đổi mới, rất tiện trong quản lý.

Khi cần thông tin về giáo viên, cán bộ quản lý cơ sở chỉ cần yêu cầu người quản lý phần mềm (admin) cung cấp thông tin chỉ cần những click chuột, rất tiện lợi.

Do đó, theo người viết hiện nay đã quản lý giáo viên trên phần mềm thì những vấn đề giáo viên đã cung cấp và scan có dấu mộc đỏ trên phần mềm như quyết định, văn bằng, chứng chỉ,… có thể không nhất thiết phải phô tô có công chứng trong bộ hồ sơ gốc để đồng bộ trong quản lý, giảm hồ sơ giấy, tăng cường quản lý bằng hồ sơ điện tử.

Kiến nghị giảm hồ sơ khi giáo viên bổ nhiệm, chuyển công tác

Hiện nay, theo quy định hiện hành, giáo viên đã thực hiện hồ sơ 2 lần gồm một bộ hồ sơ lưu trữ viên chức theo Thông tư 07/2019/TT-BNV, thực hiện một bộ hồ sơ mềm trên phần mềm quản lý viên chức và được cập nhật hàng năm.

Tuy nhiên, điều nghịch lý là khi giáo viên thực hiện bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại các chức vụ quản lý trường học, chuyển công tác phải thực hiện một bộ hồ sơ cũng gồm rất nhiều thành phần giống như hồ sơ lưu trữ viên chức, giáo viên phải đi photocopy các loại giấy tờ, phải công chứng nhiều lần,… trong khi tất cả đã có trong hồ sơ gốc và đã được tải lên phần mềm quản lý viên chức đầy đủ.

Đối với giáo viên được đề nghị bổ nhiệm chức vụ quản lý, Điều 48 Nghị định 115/2020/NĐ-CP yêu cầu khi bổ nhiệm viên chức quản lý phải thực hiện các hồ sơ sau:

“Tờ trình về việc bổ nhiệm do người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập ký (đối với trường hợp trình cấp trên có thẩm quyền quyết định bổ nhiệm) hoặc do người đứng đầu bộ phận phụ trách về công tác tổ chức cán bộ ký (đối với trường hợp người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập quyết định);

Bản tổng hợp kết quả kiểm phiếu kèm theo biên bản kiểm phiếu ở các bước trong quy trình bổ nhiệm;

Sơ yếu lý lịch viên chức do cá nhân tự khai theo mẫu quy định, được đơn vị sự nghiệp công lập trực tiếp quản lý xác nhận, có dán ảnh màu khổ 4x6, chụp trong thời gian không quá 06 tháng;

Bản tự kiểm điểm 3 năm công tác gần nhất;

Nhận xét, đánh giá của tập thể lãnh đạo đơn vị về phẩm chất đạo đức, lối sống, ý thức tổ chức kỷ luật, đoàn kết nội bộ, về năng lực công tác, kết quả thực hiện chức trách, nhiệm vụ trong 3 năm gần nhất;

Nhận xét của chi ủy nơi cư trú đối với bản thân và gia đình. Trường hợp nơi cư trú của bản thân khác với nơi cư trú của gia đình thì phải lấy nhận xét của chi ủy nơi bản thân cư trú và nơi gia đình cư trú;

Kết luận của cấp ủy có thẩm quyền về tiêu chuẩn chính trị;

Bản kê khai tài sản, thu nhập theo mẫu quy định;

Bản sao các văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh bổ nhiệm;

Trường hợp có văn bằng do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp hoặc cơ sở đào tạo trong nước liên kết với nước ngoài cấp phải được Bộ Giáo dục và Đào tạo chứng nhận;

Giấy chứng nhận sức khỏe của cơ sở y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn 06 tháng.”

Bên cạnh đó, việc giáo viên chuyển công tác cũng phải thực hiện nhiều loại giấy tờ bản sao trùng lắp với hồ sơ đã có hoặc đã tải lên phần mềm.

Điều này cho thấy, việc thực hiện phần mềm quản lý viên chức còn chưa đồng bộ với các hồ sơ giấy, còn nhiều trùng lặp cần phải có những điều chỉnh sao cho hợp lý hơn.

Ảnh do tác giả cung cấp

Ảnh do tác giả cung cấp

Tất cả thông tin được lưu trữ hồ sơ gốc và trên phần mềm, giáo viên khi thực hiện các công việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, chuyển công tác chỉ cần vào thành phần hồ sơ viên chức đang công tác đã có đầy đủ tất cả thông tin,… nên hy vọng trong thời gian tới, hồ sơ giáo viên sẽ được quy định theo hướng đơn giản, tiện lợi hơn, không chồng chéo.

Giai đoạn hiện nay, việc quản lý hồ sơ điện tử của giáo viên trên các phần mềm là hợp lý và cần thiết nhưng bên cạnh đó các cơ quan, đơn vị phải xem xét lại việc giáo viên phải thực hiện vừa trên phần mềm vừa hồ sơ giấy là chồng chéo, bất hợp lý, gia tăng bệnh hình thức nên rất mong các cấp, các ngành có những điều chỉnh hợp lý hơn trong thời gian tới.

(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.

Mỹ Tiên