Để điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng một cách hiệu quả, Công ty Truyền tải điện 2 (PTC2) đã xây dựng Văn phòng số chuyển từ quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, hiệu quả và lợi ích mang lại vô cùng lớn.
Để xây dựng Văn phòng số, PTC2 đã phối hợp với Công ty Viễn thông và công nghệ thông tin (EVNICT) chuyển đổi hệ thống chương trình E-Office thành D-Office. Đây là một trong những bước tiến quan trọng đánh dấu sự chuyển biến trong việc xây dựng Văn phòng số của PTC2.
Theo đó PTC2 đã đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng nhiều chương trình phần mềm, góp phần hiện đại hóa công tác quản trị, từng bước thực hiện lộ trình chuyển đổi số đã được Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) phê duyệt.
D-Office là một chương trình được tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ công tác điều hành nội bộ, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản lý văn phòng phù hợp với xu hướng phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Để xây dựng Văn phòng số tại PTC2 được thành công, một trong các yếu tố quan trọng là thay đổi nhận thức cho từng cán bộ công nhân viên (CBCNV). PTC2 đã mời các chuyên gia của EVNICT đào tạo cho cán bộ công nhân viên nắm bắt và sử dụng thành thạo D-Office cũng như sử dụng các phần mềm có liên quan.
Ông Lê Đình Thắng – Chánh Văn phòng PTC2 cho biết: Chương trình D-ffice là chương trình được tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ công tác điều hành nội bộ, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản lý văn bản… được EVNNPT áp dụng cho các đơn vị trực thuộc. Hiện nay chương trình D-Office với đầy đủ các tính năng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc, sử dụng thống nhất cùng một phiên bản phần mềm trong toàn PTC2. Để xây dựng một Văn phòng số, lãnh đạo PTC2 luôn quán triệt đến tất cả các đơn vị trong PTC2 khai thác tối đa tiện ích của chương trình D-Office. PTC2 đã phối hợp với Viettel để cấp chữ ký số cho cán bộ có chức trách thực hiện các ứng dụng quản lý nội bộ trên D-Office.
Bên cạnh D-Office, PTC2 ứng dụng nhiều phần mềm trong công tác tổng hợp, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng như ERP, IMIS, HRMS,.. Đặc biệt, đã tích cực thực hiện theo kế hoạch của EVNNPT và PTC2 về việc triển khai hệ thống chữ ký số chuyên dụng của EVN trên phần mềm HRMS phục vụ các báo cáo thống kê.
Thực hiện chỉ đạo sát sao của EVNNPT, PTC2 đã triển khai sử dụng phần mềm thư viện tài liệu và cập nhật các văn bản pháp luật của PTC2 lên Thư viện tài liệu như: Quản lý công văn, quản lý đường dây, quản lý Trạm biến áp, quản lý thiết bị bay, hệ thống quản lý kỹ thuật, hệ thống dữ liệu đo đếm, hệ thống quản lý đầu tư, hệ thống quản lý sửa chữa lớn, hệ thống quản lý nguồn nhân lực, hệ thống quản lý an toàn, hệ thống Smart EVN, thư viện tài liệu kỹ thuật, đào tạo Elearning…. PTC2 đã thực hiện báo cáo qua các phần mềm D-Office, HRMS, IMIS, ERP... Văn phòng số của PTC2 đã giảm tối đa không sử dụng giấy tờ, công tác lưu trữ hồ sơ được thực hiện trên hệ thống máy tính.
Còn nhớ những năm bị ảnh hưởng của dịch Covid-19 đa phần cán bộ công nhân viên PTC2 phải làm việc từ xa. D-Office đã phát huy thế mạnh, đã thực sự giúp lãnh đạo điều hành công việc từ xa thông qua các thiết bị điện tử thông minh, cán bộ công nhân viên xử lý công việc, trình duyệt, gửi nhận công văn thuận tiện, giúp cho đơn vị tiết kiệm chi phí về văn phòng phẩm, dễ dàng trong công tác tìm kiếm, tra cứu văn bản. Không chỉ vậy thông qua các hệ thống các phần mềm khác như truyền hình trực tuyến, Zoom cloud metting… công tác quản lý của PTC2 không bị gián đoạn.
Ông Trương Lê Ngọc Quế, cán bộ Phòng Viễn thông và công nghệ thông tin PTC2 cho biết thêm: Để chương trình D- Office hoạt động có hiệu quả, PTC2 đã hoàn thiện cơ sở hạ tầng về viễn thông và công nghệ thông tin.
Xây dựng mạng WAN lõi, đường truyền thông tin tốc độ lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ EVNNPT đến PTC2 và từng cán bộ công nhân viên.
Để đảm bảo an toàn thông tin, PTC2 đã thực hiện các giải pháp nhằm đảm an ninh mạng, bảo mật thông tin trong phần mềm, thường xuyên đổi mật khẩu truy cập tài khoản cá nhân và các tài khoản truy cập của các phần mềm dùng chung EVNNPT.
Không chỉ D- Office, trên trang Web của PTC2 còn triển khai nhiều phần mềm ứng dụng nhằm phát huy tối đa hiệu quả của Văn phòng số.
Đến nay PTC2 đã cải thiện điều kiện, môi trường làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ công nhân viên PTC2 để họ phát huy tinh thần lao động sáng tạo, góp phần cho đơn vị ngày càng phát triển bền vững.
Một số hình ảnh:
