Trong bối cảnh chuyển đổi số trở thành xu thế tất yếu, các trường đại học tại Việt Nam đang đối mặt với áp lực hiện đại hóa quản trị để nâng cao hiệu quả, minh bạch và đáp ứng nhu cầu của người học.
Chuyển đổi số trong quản trị đại học không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ mà còn là quá trình tái cấu trúc toàn diện các hoạt động từ tuyển sinh, đào tạo, đến quản lý tài chính và nhân sự. Tuy nhiên, không phải trường đại học nào cũng thành công trong hành trình này, đặc biệt khi phụ thuộc vào các dịch vụ thuê ngoài.
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Anh Huy - Hiệu trưởng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội (HUNRE) chia sẻ, đơn vị này từng trải qua những khó khăn khi thuê các công ty gia công phần mềm bên ngoài để triển khai các hệ thống quản trị số. Theo thầy Huy, những thất bại này xuất phát từ một số nguyên nhân chính sau đây.
Thứ nhất, thiếu sự hiểu biết sâu về đặc thù của trường. Bởi các công ty thuê ngoài thường cung cấp giải pháp chung, không được tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của HUNRE, dẫn đến các hệ thống không đáp ứng được yêu cầu thực tế, như tích hợp với quy trình quản lý sinh viên hoặc các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Thứ hai, chi phí cao và phụ thuộc lâu dài. Việc thuê ngoài thường đi kèm với chi phí phát triển và bảo trì cao, trong khi HUNRE vẫn phải phụ thuộc vào nhà cung cấp khi cần nâng cấp hoặc sửa lỗi, gây chậm trễ và mất kiểm soát.
Thứ ba, thiếu tính đồng bộ. Các phần mềm thuê ngoài thường không tích hợp tốt với nhau, dẫn đến dữ liệu phân mảnh, khó khăn trong quản lý và khai thác thông tin.
Thứ tư, hạn chế về bảo mật và quyền sở hữu. Dữ liệu quan trọng của trường, như thông tin sinh viên, tài chính, hoặc nghiên cứu khoa học, có nguy cơ bị rò rỉ hoặc không được kiểm soát hoàn toàn khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài.
Thứ năm, các dự án thuê ngoài thường thiếu một kiến trúc sư trưởng (Chief Architect) có tầm nhìn tổng thể để thiết kế và giám sát hệ thống, vị trí này đòi hỏi một chuyên gia không chỉ am hiểu về các giải pháp kỹ thuật mà còn phải nắm vững nghiệp vụ của nhà trường, từ đó có những quyết định nên sử dụng công nghệ nào, và phân luồng nghiệp vụ ra sao... Việc thiếu một Kiến trúc sư trưởng dẫn đến các giải pháp rời rạc, không đồng bộ với chiến lược dài hạn của HUNRE. Điều này khiến các phần mềm không thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu phức tạp hoặc tích hợp với các hệ thống hiện có của trường.
"Những thất bại này đã thúc đẩy HUNRE thay đổi chiến lược, chuyển từ thuê ngoài sang tự xây dựng đội ngũ phát triển phần mềm nội bộ. Quyết định này không chỉ giúp trường khắc phục các hạn chế mà còn tạo ra một hệ sinh thái quản trị số đồng bộ, hiệu quả, và phù hợp với đặc thù của đơn vị", thầy Huy bày tỏ.
Tự xây dựng đội ngũ phát triển phần mềm quản trị nội bộ mang lại nhiều hiệu quả tích cực
Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Anh Huy cho biết thêm, nhận thấy những bất cập của việc thuê ngoài, Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội đã đầu tư xây dựng đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin nội bộ, bao gồm các giảng viên, kỹ sư phần mềm, và sinh viên ngành Công nghệ thông tin. Với sự am hiểu sâu sắc về hoạt động của trường, đội ngũ này đã phát triển một loạt hệ thống quản trị số, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu từ tuyển sinh, đào tạo, đến quản lý hành chính.
Hiệu trưởng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội cũng chia sẻ tổng quan về các hệ thống mà đơn vị đã tự xây dựng.
Phần mềm tuyển sinh hỗ trợ toàn bộ quy trình tuyển sinh từ đăng ký trực tuyến, xét tuyển, đến thông báo kết quả. Phần mềm tích hợp với Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cho phép thí sinh nộp hồ sơ và tra cứu thông tin dễ dàng, giảm thiểu thủ tục giấy tờ.
Phần mềm đào tạo quản lý chương trình đào tạo, lịch học, điểm số, và tín chỉ của sinh viên. Hệ thống được liên kết với HUNRE E-Learning (LMS), hỗ trợ giảng viên và sinh viên quản lý học tập hiệu quả, từ lập kế hoạch học tập đến theo dõi tiến độ.
Phần mềm phục vụ thanh tra cung cấp công cụ để theo dõi và kiểm tra tính tuân thủ trong các hoạt động đào tạo, tài chính, và quản lý của trường. Dữ liệu được số hóa giúp thanh tra nhanh chóng, minh bạch và giảm thiểu sai sót.
Phần mềm quản lý thư viện cho phép số hóa tài liệu thư viện, quản lý mượn/trả sách, và cung cấp truy cập trực tuyến đến các tài nguyên học thuật. Sinh viên và giảng viên có thể tra cứu tài liệu mọi lúc, mọi nơi qua giao diện thân thiện.
Phần mềm đào tạo trực tuyến HUNRE LMS là nền tảng quản lý học tập mã nguồn mở, hỗ trợ học trực tuyến và từ xa. Hệ thống cung cấp bài giảng tương tác, bài kiểm tra, và báo cáo tiến độ học tập, đáp ứng yêu cầu của Thông tư 01/2024/TT-BGDĐT về đào tạo trực tuyến.
Phần mềm phục vụ khảo thí quản lý quy trình tổ chức thi, chấm điểm và lưu trữ kết quả. Tính năng chấm thi tự động và phân tích dữ liệu giúp đảm bảo tính công bằng và hiệu quả trong đánh giá.
Phần mềm phục vụ tài chính trong thu học phí, hỗ trợ thu học phí trực tuyến, tích hợp với các cổng thanh toán và ngân hàng. Hệ thống đảm bảo minh bạch, giảm thiểu sai sót và cung cấp báo cáo tài chính theo thời gian thực.
Phần mềm nhân sự và thi đua khen thưởng giúp quản lý thông tin nhân sự, từ hồ sơ giảng viên, cán bộ, đến chấm công và tính lương. Tính năng này giúp tối ưu hóa quy trình hành chính và tăng hiệu quả quản lý nhân lực.
Phần mềm quản lý tài sản, trang thiết bị giúp theo dõi và quản lý tài sản của trường, từ thiết bị giảng dạy, phòng thí nghiệm, đến cơ sở hạ tầng. Dữ liệu số hóa giúp kiểm kê nhanh chóng và giảm thất thoát.
Phần mềm quản lý khoa học công nghệ và sáng kiến, hỗ trợ quản lý các dự án nghiên cứu khoa học, sáng kiến và hợp tác quốc tế. Giảng viên và sinh viên có thể đăng ký, theo dõi tiến độ, và công bố kết quả nghiên cứu trực tuyến.
Phần mềm quản lý và in văn bằng chứng chỉ, đảm bảo quy trình cấp phát và in văn bằng, chứng chỉ được thực hiện chính xác, minh bạch, và tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục.
Phần mềm quản lý nghiệp vụ sinh viên, quản lý toàn bộ thông tin sinh viên, từ hồ sơ cá nhân, kết quả học tập, đến các hoạt động ngoại khóa. Sinh viên có thể truy cập thông tin cá nhân qua cổng dịch vụ trực tuyến.
Phần mềm dịch vụ công trực tuyến cho sinh viên và cán bộ, cung cấp các dịch vụ công trực tuyến như đăng ký học phần, nộp đơn xin cấp chứng chỉ, hoặc tra cứu thông tin. Tích hợp với Cổng Dịch vụ công Quốc gia, phần mềm giúp giảm thủ tục hành chính.
Phần mềm tư vấn trực tuyến cho thí sinh kết hợp với trợ lý ảo HUNRE AI, hỗ trợ thí sinh tra cứu thông tin tuyển sinh, tư vấn ngành học, và giải đáp thắc mắc qua các kênh trực tuyến như website, chatbot hoặc phát trực tiếp.
Bên cạnh đó, trang thông tin điện tử của trường (hunre.edu.vn) là kênh thông tin chính thức, cung cấp tin tức, thông báo tuyển sinh, và các tài liệu học thuật. Giao diện thân thiện, tối ưu hóa SEO (tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm - PV) giúp tăng khả năng tiếp cận của trường.
Phần mềm quản lý xuất bản tạp chí khoa học công nghệ, hỗ trợ quản lý quy trình xuất bản tạp chí khoa học, từ nhận bài, phản biện, đến công bố trực tuyến. Phần mềm này giúp HUNRE nâng cao uy tín học thuật và quảng bá nghiên cứu.
Bài học kinh nghiệm từ HUNRE
Hiệu trưởng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội khẳng định, việc tự xây dựng đội ngũ phát triển phần mềm đã mang lại nhiều tác động tích cực cho HUNRE, đồng thời cung cấp bài học kinh nghiệm quý báu cho các trường đại học khác.
Một là, tăng tính chủ động và tùy chỉnh. Các hệ thống được phát triển nội bộ phù hợp chính xác với nhu cầu của HUNRE, từ quy trình tuyển sinh, đào tạo, đến quản lý tài nguyên. Điều này giúp trường kiểm soát toàn bộ dữ liệu và dễ dàng nâng cấp khi cần.
Hai là, tiết kiệm chi phí dài hạn. Mặc dù đầu tư ban đầu vào đội ngũ và hạ tầng số có thể cao, nhưng về lâu dài, Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội tiết kiệm được chi phí bảo trì và phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài.
Ba là, tăng tính đồng bộ và bảo mật. Các phần mềm được tích hợp thành một hệ sinh thái quản trị số, chia sẻ dữ liệu liền mạch và đảm bảo an ninh thông tin. Dữ liệu nhạy cảm như thông tin sinh viên, tài chính được kiểm soát chặt chẽ.
Bốn là, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh. Hệ thống quản trị số giúp HUNRE đạt chuẩn 4 sao định hướng ứng dụng theo bảng xếp hạng UPM và kiểm định chất lượng chu kỳ 2. Các phần mềm như HUNRE LMS và trợ lý ảo HUNRE AI thu hút thí sinh, nâng cao hình ảnh trường.
Năm là, đào tạo nhân lực công nghệ nội bộ. Bởi việc phát triển phần mềm nội bộ không chỉ giải quyết nhu cầu quản trị mà còn tạo cơ hội cho giảng viên và sinh viên ngành Công nghệ thông tin thực hành, nâng cao kỹ năng và đóng góp vào các dự án thực tiễn.
Từ quá trình triển khai, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Anh Huy cũng chia sẻ một số bài học kinh nghiệm quý báu.
"Trên thực tế, không ai hiểu rõ đặc thù của trường bằng chính đội ngũ nội bộ. Các giải pháp thuê ngoài thường không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể, chẳng hạn như tích hợp với quy định của Bộ Giáo dục hoặc các dự án của Bộ Nông nghiệp và Môi trường.
Hơn thế nữa, xây dựng đội ngũ công nghệ nội bộ là cách hiệu quả để đảm bảo tính bền vững và linh hoạt trong chuyển đổi số. HUNRE đã khuyến khích giảng viên và sinh viên ngành Công nghệ thông tin tham gia phát triển phần mềm, vừa giảm chi phí, vừa tạo cơ hội học tập thực tiễn. Sử dụng mã nguồn mở cho các hệ thống như HUNRE LMS giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu", thầy Huy nhấn mạnh.
Cũng theo Hiệu trưởng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội, chuyển đổi số trong quản trị đại học là một hành trình đòi hỏi sự cam kết, đầu tư, và tầm nhìn chiến lược. Sau những thất bại từ việc thuê ngoài, Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội đã chứng minh rằng tự xây dựng đội ngũ phát triển phần mềm nội bộ là giải pháp tối ưu, mang lại hiệu quả cao và phù hợp với đặc thù của trường.
Với hệ sinh thái 16 phần mềm quản trị số, từ tuyển sinh, đào tạo, đến quản lý tài chính và nghiên cứu khoa học, HUNRE không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị mà còn khẳng định vị thế tiên phong trong chuyển đổi số giáo dục.
Không ai hiểu rõ nhu cầu và đặc thù của một trường đại học bằng chính đội ngũ cán bộ tại đó. Việc tự xây dựng đội ngũ phát triển phần mềm không chỉ giúp HUNRE kiểm soát toàn bộ hệ thống quản trị mà còn tạo ra một môi trường học tập và làm việc số hóa, đáp ứng xu thế thời đại 4.0. Thay vì phụ thuộc vào thuê ngoài, chúng tôi đã chứng minh rằng tự phát triển là con đường bền vững và hiệu quả nhất.
Bài học từ HUNRE là nguồn cảm hứng cho các trường đại học khác, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự chủ động và đầu tư vào nguồn lực nội bộ trong hành trình chuyển đổi số.