Để chuyển đổi số thành công cần áp dụng nguyên tắc “chuẩn hóa trước - số hóa sau”

Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số với tốc độ nhanh. Đây là xu hướng tất yếu giúp nâng cao hiệu quả vận hành, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều thách thức, đòi hỏi các doanh nghiệp phải chủ động chuẩn bị và xây dựng chiến lược phù hợp.

Về vấn đề này, trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Nguyễn Thành Công - Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Công nghệ LC Việt Nam (phường Từ Liêm, Hà Nội) đánh giá, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số với tốc độ nhanh hơn khả năng đáp ứng của chính họ. Đây là xu hướng tích cực nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Điểm tích cực là thế hệ lãnh đạo doanh nghiệp trẻ đã chủ động tìm kiếm giải pháp để chuyển đổi số, không còn “thụ động". Nhiều doanh nghiệp dệt may, cơ khí, thực phẩm, thậm chí các làng nghề đã mạnh dạn ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống điều hành và thực thi sản xuất (MES), phần mềm quản lý nhân sự, kế toán điện tử (HRM) hay hệ thống IoT (Internet of Things) để giám sát hoạt động sản xuất.

Tuy nhiên, nhiều đơn vị bước vào chuyển đổi số quá nhanh, dẫn đến tình trạng triển khai thiếu kiến trúc tổng thể và không kịp chuẩn hóa dữ liệu. Hệ quả là hệ thống vận hành rời rạc, giải quyết được một khâu nhưng lại phát sinh lỗi ở khâu khác, khiến doanh nghiệp tốn thêm thời gian và chi phí để “chắp vá”.

Ông Công cho biết thêm: "Là một công ty về công nghệ, tự động hóa, chúng tôi không chỉ "nói" về chuyển đổi số mà trực tiếp thử nghiệm, áp dụng ngay trong chính hoạt động của mình như một phòng thí nghiệm chuyển đổi số nội bộ. Chúng tôi đã chuyển đổi số theo ba lớp là chuẩn hóa vận hành bằng hệ thống do công ty tự phát triển; tự động hóa quy trình bằng trí tuệ nhân tạo và tích hợp IoT vào quy trình sản xuất và quản lý".

Theo ông Công, lợi ích rõ nhất khi chuyển đổi số thành công là chuẩn hóa quản trị. Doanh nghiệp sẽ chuyển từ cách làm dựa trên thông tin truyền miệng và giấy tờ thủ công sang quy trình rõ ràng, thống nhất, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, nâng cao tính minh bạch trong vận hành.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp cơ khí với khoảng 200 lao động, sau khi áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực có thể rút ngắn thời gian kiểm kê kho từ 2 ngày xuống còn 45 phút.

Tiếp đó, chuyển đổi số giúp tự động hóa quy trình và giảm phụ thuộc vào con người. Việc nhập liệu, tổng hợp báo cáo hay quản lý tài sản đều được hệ thống hóa, hạn chế nhầm lẫn và rút ngắn thời gian xử lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh hơn nhờ dữ liệu vận hành và kinh doanh theo thời gian thực. Thay vì dựa vào cảm tính, nhà quản lý sẽ căn cứ vào số liệu về doanh số, tồn kho, năng suất hay chi phí để điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động.

Không chỉ vậy, chuyển đổi số mang lại hiệu quả rõ rệt về tiết kiệm chi phí vận hành. Khi các khâu báo cáo, đối soát, quản lý tồn kho, bảo trì máy móc được tự động hóa, doanh nghiệp có thể cắt giảm từ 10-30% chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý và khả năng cạnh tranh.

Ông Công cho hay, mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng hiện nay, doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn gặp nhiều khó khăn khi triển khai chuyển đổi số. Trong đó, "điểm mù" lớn nhất không phải ở công nghệ mà ở dữ liệu chưa được chuẩn hóa và con người chưa sẵn sàng.

Ví dụ, khi các phòng ban cùng nhập thông tin nhưng mỗi người làm theo một cách khác nhau, dữ liệu trở nên thiếu đồng bộ, phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp khó phát huy hiệu quả, thậm chí, có thể không hoạt động. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp thất bại ngay từ giai đoạn đầu khi bắt tay vào xây dựng hệ thống dữ liệu.

Ngoài ra, việc nhân sự nhập liệu hời hợt cũng là vấn đề thường gặp. Nhiều nhân viên trì hoãn hoặc cập nhật thông tin chậm, khiến dữ liệu không theo kịp thời gian thực, dẫn đến lãnh đạo mất lòng tin và hệ thống dần trở nên vô hiệu.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp vẫn thiếu tư duy về quy trình. Họ thường vận hành theo thói quen cá nhân thay vì theo chuẩn mực, khiến việc chuyển đổi số khó đi vào thực tế. Nhiều lãnh đạo còn nóng vội, muốn thấy kết quả ngay mà không đầu tư vào giai đoạn chuẩn hóa nền tảng dẫn đến hệ thống triển khai thiếu vững chắc và khó vận hành ổn định.

Không chỉ vậy, việc lựa chọn nhà triển khai không phù hợp cũng là rủi ro lớn. Nhiều đơn vị chỉ bán phần mềm mà không am hiểu cách vận hành thực tế của doanh nghiệp, khiến hệ thống khó phát huy hiệu quả.

Vì vậy, để chuyển đổi số đạt hiệu quả cao, Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Công nghệ LC Việt Nam cho rằng, doanh nghiệp nhỏ và vừa phải đảm bảo đủ 4 yếu tố sau:

Thứ nhất, lãnh đạo phải cam kết và kiên định trong suốt quá trình triển khai. Chuyển đổi số không thể chỉ giao cho bộ phận IT hay kế toán trưởng thực hiện. Đây là một dự án chuyển đổi toàn bộ trong tổ chức, không đơn thuần là cài đặt phần mềm, nên lãnh đạo cần trực tiếp tham gia, chỉ đạo và theo dõi từng bước để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt được mục tiêu.

Thứ hai, doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc "chuẩn hóa trước - số hóa sau". Mọi quy trình phải được chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ thống nhằm đảm bảo dữ liệu "sạch", đồng bộ và tránh tình trạng phần mềm vận hành lộn xộn, gây mất thời gian.

Thứ ba, nên lựa chọn nhà đối tác triển khai giải pháp chuyển đổi số hiểu rõ ngành và biết cách tạo kết quả nhanh. Các dự án chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nên tuân theo quy tắc 30 ngày có kết quả. Điều này đồng nghĩa với việc trong vòng một tháng, doanh nghiệp phải nhìn thấy tác động cụ thể từ hệ thống, thay vì chờ đợi lâu dài mà không biết hiệu quả thực tế.

Thứ tư, doanh nghiệp cần xây dựng ngân sách theo từng giai đoạn đầu tư, không dồn toàn bộ một lần. Với nguồn lực còn hạn chế, doanh nghiệp nên triển khai từng bước các hệ thống quản lý và phần mềm số hóa để tối ưu hiệu quả trước, sau đó mới mở rộng ra các giải pháp khác.