Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, bà Nguyễn Thị Giang - Giám đốc Nhân sự Công ty Cổ phần Dịch vụ Quốc tế Hà Thành (Haseca), đơn vị chuyên cung cấp suất ăn, cho biết, doanh nghiệp đang đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động quản lý và vận hành nhằm nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt thao tác thủ công cũng như tăng tính minh bạch trong quá trình quản trị.
Hiện nay, doanh nghiệp ưu tiên ứng dụng công nghệ quản lý nhân sự. Các thông tin liên quan đến người lao động như hồ sơ cá nhân, hồ sơ sức khỏe, quá trình làm việc, chấm công... được số hóa và quản lý trên hệ thống. Việc này giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc cập nhật, tra cứu và lưu trữ dữ liệu, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự theo dõi tình hình nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất và cung cấp suất ăn, số lượng mặt hàng, tài sản, công cụ, dụng cụ cần theo dõi lên tới hàng nghìn loại, nếu quản lý hoàn toàn bằng phương pháp thủ công vừa tốn thời gian vừa tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Do đó, việc số hóa dữ liệu và quản lý trên hệ thống giúp kiểm soát tốt hơn số lượng, tình trạng, quá trình sử dụng cũng như việc phân bổ tài sản, công cụ, dụng cụ tại các bộ phận.
Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn ứng dụng công nghệ trong quy trình xử lý công việc nội bộ. Một số hoạt động như đề xuất mua sắm, cấp phát công cụ, dụng cụ, xử lý công việc… của các bộ phận đều được thực hiện trên phần mềm. Nhân viên có thể gửi yêu cầu trực tiếp trên hệ thống và theo dõi tiến độ xử lý mà không cần sử dụng hồ sơ giấy hay luân chuyển văn bản qua nhiều bộ phận.
Theo bà Giang, việc chuyển đổi số giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc. Nếu trước đây một đề xuất có thể mất từ 1-2 ngày để hoàn tất các bước luân chuyển và phê duyệt, thì hiện nay thời gian được rút xuống còn vài giờ đối với những nội dung thuộc thẩm quyền xử lý trực tuyến. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian xử lý các đề xuất nội bộ vừa giảm đáng kể khối lượng giấy tờ và công việc hành chính tại các bộ phận.
Thông qua hệ thống số, tài liệu và quy trình được tập trung quản lý trên một nền tảng, giúp nhân viên nhanh chóng truy cập, khai thác thông tin cần thiết. Thời gian tìm kiếm tài liệu được rút ngắn khoảng 80% so với trước. Đối với hệ thống thực đơn và dữ liệu dinh dưỡng, số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tra cứu và điều chỉnh theo từng nhu cầu cung cấp suất ăn.
Việc số hóa còn giúp tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực dành cho công việc mang tính thủ công, hành chính. Theo đó, doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 80% thời gian nhân sự ở một số khâu quản lý, xử lý hồ sơ và tìm kiếm dữ liệu. Nguồn lực này được chuyển sang các công việc chuyên môn, qua đó góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng vận hành.
Bà Giang dẫn chứng, với một hợp đồng cung cấp suất ăn, khi khách hàng có yêu cầu điều chỉnh thực đơn hoặc thay đổi số lượng suất ăn, trước đây các bộ phận liên quan phải trao đổi và đối chiếu thông tin qua nhiều khâu. Việc này không chỉ mất thời gian mà còn dễ phát sinh sai lệch giữa thực đơn, số lượng suất ăn và yêu cầu nguyên liệu.
Khi số hóa, dữ liệu được đưa lên hệ thống, thông tin về thực đơn, định lượng dinh dưỡng, số lượng suất ăn được tập trung, giúp các bộ phận liên quan cùng khai thác một nguồn dữ liệu và cập nhật thay đổi nhanh hơn. Khi có yêu cầu điều chỉnh từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin dễ dàng, cập nhật phương án và phối hợp để xử lý nhanh hơn.
Doanh nghiệp mong muốn tăng cường kết nối với doanh nghiệp công nghệ để thúc đẩy chuyển đổi số
Bên cạnh kết quả đã đạt được, bà Giang cho biết, quá trình chuyển đổi số tại Haseca cũng gặp không ít khó khăn, đặc biệt ở giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phải xử lý một khối lượng thông tin rất lớn. Do đặc thù hoạt động trong lĩnh vực cung cấp suất ăn, doanh nghiệp có nhiều nhóm dữ liệu cần quản lý như hồ sơ nhân sự, tài sản, công cụ, dụng cụ, hệ thống thực đơn, thông tin dinh dưỡng, các quy trình vận hành. Việc phân loại, rà soát và chuẩn hóa những dữ liệu này trước khi chuyển đổi lên hệ thống số đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.
Bên cạnh đó, dữ liệu trước đây được lưu trữ dưới nhiều dạng khiến quá trình tập hợp và đồng bộ thông tin mất nhiều công sức. Các bộ phận phải kiểm tra, đối chiếu, loại bỏ dữ liệu trùng lặp hoặc không còn phù hợp, đồng thời thống nhất cách thức nhập và quản lý dữ liệu trên hệ thống mới. Đây là công đoạn tương đối phức tạp nhưng có ý nghĩa quan trọng, bởi nếu dữ liệu đầu vào không được chuẩn hóa, việc số hóa có thể không tạo ra được sự thay đổi thực chất trong quản lý và vận hành.
Trong thời gian tới, để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả hơn, Giám đốc Nhân sự Haseca mong muốn thành phố Hà Nội triển khai thêm các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp theo hướng thiết thực, phù hợp với nhu cầu và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp mong muốn được tiếp cận dễ dàng hơn với các chương trình tư vấn, đào tạo và hướng dẫn cụ thể về chuyển đổi số, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng dữ liệu lớn và quy trình vận hành phức tạp.
Chính sách nên tập trung vào việc giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp. Đồng thời, cần có thêm chương trình kết nối doanh nghiệp với các đơn vị công nghệ uy tín để tư vấn giải pháp phù hợp với từng lĩnh vực, tránh tình trạng doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ nhưng không khai thác hết hiệu quả.
Đối với Haseca, doanh nghiệp kỳ vọng các chính sách về chuyển đổi số sẽ tiếp tục tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp mạnh dạn đầu tư, từng bước hoàn thiện hệ thống quản trị và nâng cao hiệu quả vận hành. Khi có sự đồng hành về chính sách, công nghệ và nguồn lực, quá trình chuyển đổi số sẽ thuận lợi hơn, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững.