Chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi sâu rộng trong mọi lĩnh vực, trong đó có dịch vụ pháp lý - ngành nghề vốn đòi hỏi tính chính xác, bảo mật và chuyên môn cao. Không chỉ số hóa quy trình quản trị, nhiều doanh nghiệp đã từng bước ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ.
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, rút ngắn thời gian xử lý công việc
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Thạc sĩ Bùi Thị Hồng Ngọc - Phó Giám đốc Công ty Luật Trách nhiệm hữu hạn Đại Hà Thành (phường Giảng Võ, Hà Nội) cho biết, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý và đã chuyển đổi số từ khá sớm. Cụ thể:
Trong công tác quản lý, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để bảo mật thư từ, email và dữ liệu khách hàng; xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ về nhân sự, khách hàng, hồ sơ vụ việc; đồng thời triển khai mô hình phòng họp không giấy tờ, kết hợp các nền tảng trực tuyến như Zoom, Google Meet nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và tạo điều kiện làm việc với khách hàng ở nhiều quốc gia, múi giờ khác nhau.
Bên cạnh đó, đơn vị sử dụng phần mềm kế toán, chữ ký số và hóa đơn điện tử nhằm số hóa quy trình quản trị tài chính, kế toán, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, bảo đảm tính minh bạch, chính xác và đáp ứng các quy định trong hoạt động của doanh nghiệp.
Trong hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý, doanh nghiệp đã bước đầu ứng dụng AI để hỗ trợ tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, rà soát hợp đồng, nhận diện các rủi ro pháp lý cơ bản và xử lý một số công việc mang tính lặp lại như thu thập thông tin từ khách hàng, ứng viên tuyển dụng. Hiện tại, doanh nghiệp đang nghiên cứu triển khai các công cụ hỗ trợ giải đáp những câu hỏi pháp lý cơ bản, trong đó có chatbot AI, nhằm nâng cao trải nghiệm và chất lượng dịch vụ dành cho khách hàng.
Theo bà Ngọc, việc chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
Về thời gian xử lý công việc hành chính, khi các quy trình được số hóa đã giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính lặp lại, từ đó tối ưu cơ cấu nhân sự, giúp đội ngũ tập trung hơn vào hoạt động chuyên môn có giá trị gia tăng cao như tư vấn, nghiên cứu và giải quyết vụ việc.
Chẳng hạn, trước đây nhiều quy trình nội bộ thường mất từ 1-2 ngày để hoàn thành do phụ thuộc nhiều vào khâu xử lý thủ công của bộ phận hành chính. Sau khi ứng dụng công nghệ số, hầu hết các công việc này đều được xử lý và hoàn tất ngay trong ngày.
Về chi phí hoạt động, việc ứng dụng chuyển đổi số tạo ra sự chuyển dịch từ chi phí nhân công, vận hành thường xuyên sang chi phí đầu tư công nghệ. Công ty đã đầu tư cho hệ thống phần mềm quản trị, hạ tầng bảo mật, thiết bị hội họp trực tuyến và các thiết bị đào tạo hiện đại. Một số công việc trước đây phải bố trí một nhân sự với chi phí khoảng 8 triệu đồng/tháng, nay doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn trong việc sử dụng phần mềm. Một số phần mềm có chi phí chỉ khoảng một nửa so với thuê nhân lực nhưng hiệu quả xử lý và tính chính xác có thể hiệu quả hơn gấp khoảng 4 lần.
Về sự phối hợp giữa các bộ phận, các phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình giao việc, theo dõi tiến độ, lưu trữ hồ sơ tập trung, hạn chế tình trạng thất lạc thông tin và giúp các bộ phận phối hợp nhanh chóng, minh bạch hơn. Nếu trước đây hệ thống quản trị chủ yếu vận hành theo quy trình cố định, thủ công thì hiện nay AI sẽ hỗ trợ phân tích dữ liệu, dự báo khối lượng công việc, gợi ý phân bổ nguồn lực, cá nhân hóa chương trình đào tạo và hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh hơn trên cơ sở dữ liệu thực tế.
Đề xuất Hà Nội xây dựng nền tảng tư vấn pháp luật trực tuyến theo mô hình công - tư
Bên cạnh những kết quả tích cực, quá trình chuyển đổi số cũng đặt ra không ít thách thức đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ pháp lý, đặc biệt vấn đề an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.
Bà Ngọc cho biết, trong lĩnh vực này, dữ liệu khách hàng và hồ sơ vụ việc có tính bảo mật rất cao, vì vậy việc ứng dụng các nền tảng số hay AI luôn phải đi kèm với yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật.
Không chỉ vậy, chuyển đổi số cũng đặt ra thách thức về yếu tố con người khi đòi hỏi sự thay đổi trong phương thức làm việc. Đối với đội ngũ lao động lớn tuổi cần thời gian để thích nghi với các công cụ và quy trình làm việc mới. Đối với nhân sự mới vào nghề (entry level), doanh nghiệp cũng cần thận trọng hơn trong quá trình tuyển dụng. Bởi nếu quá phụ thuộc vào AI mà thiếu tư duy phản biện, kỹ năng kiểm chứng thông tin và nền tảng kiến thức pháp lý, người lao động có thể đưa ra những nhận định thiếu chính xác, dẫn đến sai sót trong quá trình tư vấn hoặc xử lý hồ sơ.
Đặc biệt, đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí đầu tư cho các giải pháp công nghệ pháp lý, ứng dụng AI trong tự động hóa hợp đồng, quản lý hồ sơ, tra cứu văn bản pháp luật và triển khai các hệ thống quản trị chuyên sâu vẫn ở mức tương đối lớn, gây không ít khó khăn trong quá trình chuyển đổi số.
Để chuyển đổi số thực sự đi vào chiều sâu, Phó Giám đốc Công ty Luật Trách nhiệm hữu hạn Đại Hà Thành cho rằng, bên cạnh các chính sách chung, Hà Nội có thể nghiên cứu một số cơ chế hỗ trợ mang tính thí điểm và phù hợp với từng nhóm ngành nghề.
Thứ nhất, cần có thêm chính sách hỗ trợ tài chính hoặc ưu đãi đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức hành nghề có định hướng đầu tư bài bản vào chuyển đổi số ngay từ giai đoạn đầu. Theo đó, nên có chương trình hỗ trợ theo mô hình đồng tài trợ hoặc hỗ trợ một phần chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp sẽ mạnh dạn hơn trong việc ứng dụng các công nghệ mới.
Thứ hai, cần nghiên cứu xây dựng nền tảng tư vấn pháp luật trực tuyến theo mô hình hợp tác công - tư. Cơ quan nhà nước đóng vai trò quản lý, ban hành tiêu chuẩn và giám sát chất lượng; trong khi các tổ chức hành nghề luật sư, doanh nghiệp tư vấn pháp lý có uy tín (đã qua tuyển chọn) tham gia trực tiếp cung cấp dịch vụ. Mô hình này vừa tận dụng được nguồn lực xã hội, vừa giúp người dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ pháp lý chính thống, thuận tiện và minh bạch trên môi trường số.
"Chuyển đổi số không chỉ là số hóa quy trình mà còn là đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ công. Nếu Nhà nước tạo được cơ chế để tổ chức tư nhân có năng lực, uy tín cùng tham gia cung cấp dịch vụ dưới sự quản lý của cơ quan công lập, sẽ vừa giảm tải khối lượng công việc cho bộ máy hành chính công, vừa nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số một cách thực chất và bền vững", bà Ngọc nhấn mạnh.