Việc sắp xếp các cơ sở giáo dục là một chủ trương nhằm tinh gọn đầu mối, sử dụng hiệu quả đội ngũ, cơ sở vật chất và các nguồn lực đầu tư cho giáo dục. Sau sắp xếp, nhiều trường có quy mô lớn hơn, số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên đông hơn, nhiều trường có thể có thêm một số phân hiệu, điểm trường và phạm vi quản lý rộng hơn.
Điều đó đặt ra yêu cầu rất rõ không thể quản trị trường học mới bằng tư duy và phương thức quản lý cũ. Nếu chỉ sáp nhập về mặt tổ chức nhưng vẫn duy trì cách làm cũ: họp nhiều, báo cáo nhiều, hồ sơ nhiều, xin ý kiến nhiều thì mục tiêu tinh gọn sẽ khó đạt được. Thậm chí, bộ máy có thể gọn hơn nhưng công việc hành chính lại nặng hơn.
Vì thế, quản trị trường học sau sắp xếp cần chuyển mạnh từ quản lý bằng mệnh lệnh, giấy tờ và hội họp sang quản trị bằng mục tiêu, phân quyền, quy trình và kết quả công việc. Việc thay đổi này phải bắt đầu từ hiệu trưởng, phó hiệu trưởng trường chính, phân hiệu của nhà trường.
Giảm hội họp, giảm hồ sơ, sổ sách, báo cáo trùng lặp để tăng thời gian cho chuyên môn
Hội họp là cần thiết trong quản lý nhà trường nhưng không phải việc gì cũng cần tổ chức họp đông người. Thực tế ở một số trường học, nhiều cuộc họp có nội dung chủ yếu là phổ biến lại văn bản, thông báo công việc hoặc nhắc lại những nội dung từ các file văn bản của cấp trên đã được gửi qua email, tin nhắn zalo.
Sau sắp xếp, quy mô trường lớn hơn càng đòi hỏi phải đổi mới cách tổ chức hội họp. Theo đó, khi cần thảo luận, thống nhất tập thể về những nội dung cần thiết thì hãy nên tổ chức họp. Nếu chỉ cần thông báo những công việc hành chính thì gửi qua hệ thống thông tin của nhà trường sẽ hợp lý hơn.
Những việc thuộc trách nhiệm của tổ chuyên môn thì giao cho tổ chuyên môn chủ động giải quyết. Việc có thể thực hiện trực tuyến thì không nhất thiết phải tập trung toàn bộ giáo viên. Không nên, chỉ một nội dung mà họp chi ủy, chi bộ đã đề cập, phổ biến, đến họp tổ trưởng chuyên môn, họp hội đồng sư phạm, tổ chuyên môn cũng đem ra triển khai, thảo luận lại.
Nhà trường nên xây dựng lịch họp định kỳ theo tháng, hạn chế tối đa họp đột xuất. Trước khi triệu tập một cuộc họp cần đặt câu hỏi: nếu không họp thì công việc có giải quyết được không? Nếu có thể giải quyết bằng văn bản, phần mềm hoặc trao đổi trực tiếp với bộ phận, cá nhân liên quan trực tiếp thì không nên tổ chức họp?
Đặc biệt, không nên mời tất cả giáo viên tham dự những cuộc họp chỉ liên quan đến một nhóm nhỏ mà triệu tập hội họp đúng người, đúng việc, đúng thời gian phải trở thành nguyên tắc trong tổ chức hội họp.
Một cuộc họp hiệu quả không nằm ở thời lượng dài hay số lượng người tham dự đông, mà ở chỗ sau cuộc họp mọi người biết rõ ai làm, làm gì, hoàn thành khi nào và chịu trách nhiệm về kết quả ra sao.
Bên cạnh việc chấn chỉnh, giảm hội họp không cần thiết trong nhà trường thì việc giảm hồ sơ, sổ sách và báo cáo trùng lặp cũng là việc rất cần thiết trong các trường học hiện nay.
Một trong những vấn đề gây áp lực lớn cho giáo viên là hồ sơ, sổ sách, báo cáo phát sinh từ nhiều yêu cầu khác nhau.
Có trường hợp cùng một nội dung nhưng giáo viên phải nhập nhiều lần, báo cáo trên nhiều biểu mẫu hoặc vừa thực hiện trên phần mềm vừa in ra giấy. Điều này cần được khắc phục quyết liệt, triệt để.
Sau sắp xếp, nhà trường cần rà soát toàn bộ hồ sơ, sổ sách và báo cáo đang yêu cầu giáo viên thực hiện.
Đầu năm học, ban giám hiệu cần tổ chức cuộc họp cốt cán, thống nhất các loại kế hoạch giáo dục, thống nhất một số công việc trọng điểm trong năm, tránh tình trạng chỉ đạo manh mún, tự phát, đưa ra những loại hồ sơ, sổ sách tùy hứng từ phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn.
Nội dung nào bắt buộc theo quy định thì thực hiện đầy đủ; nội dung nào phục vụ quản lý nhưng còn cần thiết thì chuẩn hóa; nội dung nào trùng lặp, hình thức hoặc không tạo ra giá trị quản lý thì mạnh dạn cắt giảm.
Hồ sơ sổ sách, kế hoạch giáo dục cần hướng đến nguyên tắc: một thông tin - một lần nhập; một nội dung - một đầu mối quản lý; không yêu cầu giáo viên làm lại dữ liệu mà nhà trường đã có.
Không nên biến yêu cầu quản lý nội bộ thành hàng loạt loại hồ sơ bắt buộc giáo viên phải thực hiện. Hồ sơ phải phục vụ công việc, chứ không nên để công việc phục vụ hồ sơ.
Muốn giảm được hồ sơ, sổ sách, nhà trường cần ứng dụng công nghệ là giải pháp quan trọng để quản lý trường học có quy mô lớn. Tuy nhiên, chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi giảm thời gian, giảm thao tác và giảm giấy tờ cho giáo viên.
Nếu cùng một thông tin phải nhập trên nhiều phần mềm, vừa nhập trực tuyến vừa in giấy, vừa báo cáo qua nhóm, qua email và qua hệ thống khác thì đó không phải là giảm thủ tục mà là “số hóa sự rườm rà”.
Vì vậy, trước khi đưa một quy trình lên phần mềm, ban giám hiệu nhà trường cần đặt ra các giả định: Có bước nào có thể bỏ không? Có thông tin nào đã có trong hệ thống không? Có thể dùng chung dữ liệu không?
Nhà trường nên thống nhất các kênh thông tin chính thức, xây dựng kho dữ liệu dùng chung, hạn chế gửi cùng một nội dung trên quá nhiều nhóm và nhiều nền tảng.
Tăng phân quyền, giảm tình trạng việc gì cũng chờ đợi, xin ý kiến hiệu trưởng
Một trường học sau sắp xếp có thể có quy mô lớn hơn rất nhiều. Nếu mọi công việc đều tập trung vào hiệu trưởng thì chắc chắn hiệu trưởng quá tải và bộ máy hoạt động chậm. Do đó, cần thực hiện tốt phân cấp, phân quyền và phân công trách nhiệm.
Hiệu trưởng tập trung vào những vấn đề chiến lược, định hướng phát triển, tổ chức bộ máy, chất lượng giáo dục và kiểm tra, giám sát.
Phó hiệu trưởng được giao quyền chủ động trong lĩnh vực phụ trách, mảng hoạt động, phân hiệu, điểm trường mà hiệu trưởng đã phân công.
Tổ trưởng chuyên môn phải được phát huy vai trò trong điều hành hoạt động chuyên môn của tổ. Các bộ phận văn phòng, đoàn thể và cá nhân được giao nhiệm vụ phải có quyền chủ động tương ứng.
Đặc biệt, đã giao quyền thì phải giao trách nhiệm, đã giao trách nhiệm thì phải đánh giá bằng kết quả. Tổ trưởng chuyên môn không nên chỉ là người nhận văn bản rồi truyền đạt xuống giáo viên. Tổ chuyên môn phải thực sự trở thành một đơn vị chuyên môn tự chủ ở mức phù hợp, có khả năng giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi của mình.
Khi đánh giá bộ phận, cá nhân nên hướng đến đánh giá bằng hiệu quả công việc, không đánh giá bằng số lượng giấy tờ. Từ đó, thay đổi quan niệm “nhiều hồ sơ là làm việc tốt, nhiều cuộc họp là quản lý sâu sát”.
Thước đo cuối cùng của nhà trường phải là chất lượng giáo dục, sự tiến bộ của học sinh, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ và sự phát triển của đội ngũ.
Một giáo viên, một tổ chuyên môn dành nhiều thời gian cho học sinh, chuẩn bị bài tốt, đổi mới phương pháp, hỗ trợ học sinh yếu, bồi dưỡng học sinh giỏi, chất lượng dạy học hiệu quả vẫn tốt hơn hàng loạt những loại hồ sơ hình thức, không cần thiết.
Vì vậy, sau sắp xếp, các trường học cần mạnh dạn thay đổi tư duy quản trị: ít họp hơn nhưng hiệu quả hơn; ít hồ sơ hơn nhưng quản lý tốt hơn; ít thủ tục hơn nhưng trách nhiệm rõ hơn; ứng dụng công nghệ nhiều hơn và giáo viên được giảm việc nhiều hơn.
Nếu làm được như vậy, sắp xếp trường học sẽ trở thành cơ hội để xây dựng một nền quản trị giáo dục tinh gọn, khoa học, dân chủ, hiện đại và hướng mạnh hơn vào chất lượng dạy học.
Tinh gọn đầu mối trường học, bộ máy phải đi liền với tinh giản công việc hành chính, chuyển đổi số phải đi liền với cắt giảm thủ tục, phân quyền phải đi liền với trách nhiệm, kiểm tra ắt sẽ nâng cao chất lượng giáo dục của nhà trường.
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.