Theo Nghị quyết 262/NQ-CP ngày 5/9/2026 về phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 8, Bộ Giáo dục và Đào tạo được giao đẩy nhanh việc hoàn thiện hồ sơ số của người học và dữ liệu của ngành giáo dục.
Trong đó, Chính phủ yêu cầu hoàn thiện quy định về quản lý, khai thác, sử dụng học bạ số thay bản giấy ngay trong tháng 9/2026. Bộ Giáo dục và Đào tạo đồng thời phải xây dựng, triển khai lộ trình số hóa, định danh, làm sạch và ký số dữ liệu học bạ, văn bằng, chứng chỉ đã được hình thành trước đây; tích hợp xác thực trên VNeID.[1]
Thực tế, học bạ số đã được triển khai tại nhiều trường học, mang lại những lợi ích thiết thực cho cả học sinh và giáo viên. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, vẫn còn phát sinh một số khó khăn về kỹ thuật, đặc biệt là vấn đề đồng bộ dữ liệu, khiến các lãnh đạo nhà trường còn nhiều băn khoăn.
Còn vướng mắc trong quá trình cập nhật, đồng bộ học bạ số
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, cô Lê Thị Thu Chung - Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Lý Thường Kiệt (Hà Nội) cho biết, việc triển khai học bạ số đang được thực hiện theo hướng ngày càng đi vào nền nếp và khá thuận lợi. Nhà trường xác định đây không đơn thuần là việc thay thế học bạ giấy bằng một hình thức điện tử, mà là một bước chuyển quan trọng trong quá trình đổi mới phương thức quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu giáo dục.
“Đến nay, giáo viên đã được cấp chữ ký số, được tập huấn, hướng dẫn sử dụng học bạ số và thực hiện các quy trình liên quan. Qua quá trình triển khai thực tế, đội ngũ giáo viên cơ bản đã làm chủ được các thao tác và thích ứng khá nhanh với phương thức làm việc trên môi trường số.
Điều đáng ghi nhận là học bạ số mang lại nhiều tiện ích thiết thực. Trước hết là thuận lợi trong việc cập nhật, xác nhận, lưu trữ và tra cứu thông tin học tập, rèn luyện của học sinh. Dữ liệu được quản lý trên môi trường điện tử giúp giảm đáng kể việc sử dụng, bảo quản và lưu trữ hồ sơ giấy; đồng thời hạn chế những rủi ro có thể xảy ra đối với hồ sơ truyền thống như thất lạc, hư hỏng hoặc khó khăn khi tra cứu.
Đối với cán bộ quản lý, học bạ số giúp việc quản lý dữ liệu học sinh kịp thời, khoa học và minh bạch hơn. Khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc khai thác thông tin, dữ liệu có thể được truy xuất thuận tiện, hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản trị nhà trường và theo dõi quá trình học tập của học sinh.
Đặc biệt, việc sử dụng chữ ký số cũng tạo nên một bước tiến quan trọng. Giáo viên có thể thực hiện việc xác nhận hồ sơ trên môi trường điện tử, góp phần hình thành thói quen làm việc số và từng bước xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ giáo dục hiện đại, an toàn và giảm phụ thuộc vào giấy tờ” – cô Chung cho hay.
Theo Phó Hiệu trưởng, thực tế triển khai cho thấy, khi có sự chuẩn bị về hạ tầng, được tập huấn đầy đủ và có sự hỗ trợ kịp thời từ hệ thống, giáo viên hoàn toàn có thể thích ứng tốt. Khó khăn hiện nay chủ yếu là yêu cầu giáo viên phải làm quen với quy trình mới và bảo đảm tính chính xác của dữ liệu trong quá trình cập nhật. Đây là những vấn đề có thể từng bước khắc phục thông qua hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật và thực hành thường xuyên.
Cùng bàn luận về vấn đề này, cô Nguyễn Thị Vân Hồng - Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Chương Dương (Hà Nội) nhận xét việc triển khai học bạ điện tử đến thời điểm này nhìn chung rất thuận lợi.
Giáo viên nhập kết quả của học sinh một lần trên hệ thống; sau khi hoàn thiện, việc kiểm tra, ký và in học bạ được thực hiện khá nhanh gọn. Giáo viên của trường cũng đã quen với việc ứng dụng công nghệ nên hầu như không gặp khó khăn về thao tác.
Điểm thuận lợi rõ nhất là dữ liệu được quản lý tập trung, việc nhập, kiểm tra, rà soát, ký và in học bạ thuận tiện; cán bộ quản lý cũng dễ dàng theo dõi, kiểm tra hơn. Theo cô, đây là một thay đổi tích cực bởi công nghệ thực sự giúp đơn giản hóa quy trình và giảm bớt các thao tác hành chính cho giáo viên.
“Vướng mắc chúng tôi gặp chủ yếu nằm ở khâu đồng bộ, đối soát dữ liệu học sinh, đặc biệt là mã định danh cá nhân. Trong thực tế, có trường hợp thông tin của học sinh đã được một đơn vị hoặc địa phương đồng bộ lên hệ thống trước nhưng dữ liệu đó chưa chính xác.
Khi nhà trường cập nhật sau bằng thông tin đã kiểm tra là đúng thì hệ thống có thể vẫn báo lỗi do không trùng khớp với dữ liệu đã có. Khi đó, nhà trường phải kiểm tra, xác minh và thực hiện các bước điều chỉnh, nên mất thêm thời gian. Tuy nhiên, đây là vướng mắc về đồng bộ dữ liệu chứ không phải khó khăn trong quá trình sử dụng học bạ số” – cô Hồng bày tỏ.
Tại Trường Tiểu học Thành Công (Hà Nội), việc triển khai học bạ số được nhà trường xác định là một nội dung quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, nhằm từng bước giảm hồ sơ, sổ sách giấy, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo thuận lợi cho giáo viên, học sinh và phụ huynh.
Cô Phạm Minh Thảo - Hiệu trưởng nhà trường chia sẻ: “Ngay từ khi triển khai thí điểm vào năm học 2023–2024, nhà trường đã xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn cho cán bộ, giáo viên; đồng thời Ban Giám hiệu và các tổ chuyên môn hướng dẫn giáo viên theo hướng ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào những thao tác thực tế.
Nhà trường cũng chú trọng chuẩn bị về hạ tầng và dữ liệu: các lớp được trang bị máy tính có kết nối internet, cán bộ, giáo viên, nhân viên được cấp chữ ký số và học sinh được gắn mã định danh để phục vụ việc quản lý, xác thực dữ liệu.
Kết quả triển khai cho thấy giáo viên đã từng bước làm chủ quy trình. 100% giáo viên được tập huấn và hoàn thành việc ký số học bạ; 100% học sinh thuộc diện triển khai đã được hoàn thành xác nhận và gửi học bạ số. Riêng trong đợt thí điểm năm học 2023–2024, nhà trường đã hoàn thành và gửi 100% học bạ số đối với học sinh các khối lớp được triển khai”.
Qua thực tế, nhà trường nhận thấy lợi ích rõ nhất của học bạ số là giúp giảm áp lực trong việc quản lý, lưu trữ và tra cứu hồ sơ học sinh, đồng thời tạo thuận lợi hơn cho việc quản lý thông tin học tập của học sinh. Phụ huynh cũng có thể tra cứu kết quả học tập của con, từ đó phối hợp với giáo viên và nhà trường kịp thời hơn.
Một ưu điểm quan trọng khác là học bạ số góp phần bảo đảm tính minh bạch và toàn vẹn của dữ liệu. Khi học bạ đã được phát hành và hệ thống khóa dữ liệu, việc chỉnh sửa điểm số hoặc nhận xét được kiểm soát chặt chẽ; nếu cần điều chỉnh, giáo viên phải báo cáo và thực hiện theo quy trình được nhà trường phê duyệt.
Tuy nhiên, theo cô Thảo, quá trình triển khai cũng cho thấy một số khó khăn, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Một số máy tính của giáo viên đã cũ, chưa tương thích tốt với phần mềm; việc ký số trên một số thiết bị còn hạn chế. Có thời điểm giáo viên phải thực hiện nhiều thao tác xác thực, mỗi lần ký phải nhập mật khẩu hoặc xác nhận sinh trắc học. Việc chỉ ký được trên trình duyệt đã cài đặt ứng dụng cũng gây ra một số nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Bên cạnh đó, vào những thời điểm cao điểm, nhất là thời điểm cuối năm học khi các trường đồng loạt thực hiện cập nhật, hoàn thiện và ký xác nhận học bạ, hệ thống đôi khi xảy ra tình trạng quá tải hoặc hoạt động không ổn định.
Có những thời điểm giáo viên đăng nhập vào cổng của Bộ, hệ thống xử lý khá lâu, màn hình liên tục ở trạng thái chờ, “quay” mà chưa thể thực hiện ngay các thao tác. Điều này làm kéo dài thời gian hoàn thành công việc, trong khi giáo viên vẫn phải bảo đảm tiến độ theo yêu cầu.
Theo cô, đây là khó khăn mang tính kỹ thuật có thể khắc phục được nếu hệ thống được đầu tư về hạ tầng, nâng cao năng lực xử lý vào những thời điểm cao điểm và có cơ chế hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho các nhà trường. Quan trọng hơn, các hệ thống cần được thiết kế theo hướng ổn định, đồng bộ và có khả năng đáp ứng tốt khi số lượng người dùng tăng cao cùng một thời điểm.
Bên cạnh những khó khăn về kỹ thuật, một vấn đề lớn hơn mà thực tế triển khai đặt ra là sự đồng bộ giữa học bạ số với các hệ thống quản lý và các yêu cầu sử dụng hồ sơ trong thực tế.
Mặc dù học bạ số đã được triển khai từ năm học 2023–2024 và giáo viên đã quen với việc cập nhật, xác nhận, ký số trên hệ thống, nhưng đến hết năm học 2025–2026, trường vẫn phải thực hiện song song học bạ số và học bạ giấy. Điều này cho thấy quá trình chuyển đổi vẫn cần tiếp tục hoàn thiện, đặc biệt là sự thống nhất về quy trình, giá trị sử dụng của học bạ số và khả năng liên thông giữa các hệ thống.
“Một ví dụ rất thực tế là khi có học sinh chuyển trường từ Hà Nội sang một tỉnh khác, nhà trường đã thực hiện việc chuyển hồ sơ học sinh trên Cơ sở dữ liệu ngành, đồng thời chuyển học bạ giấy theo quy định. Tuy nhiên, khi tiếp nhận, địa phương nơi học sinh chuyển đến lại yêu cầu sử dụng một ứng dụng/hệ thống khác để tiếp nhận và quản lý hồ sơ. Vì vậy, quá trình hoàn tất hồ sơ cho học sinh vẫn phát sinh thêm các bước xử lý và cần sự phối hợp giữa nhà trường nơi đi, nơi đến” – cô Thảo cho hay.
Kỳ vọng vào “một lần nhập dữ liệu, nhiều lần sử dụng”
Theo Hiệu trưởng Trường Tiểu học Thành Công, chuyển đổi số chỉ thực sự có ý nghĩa khi giúp giảm công việc hành chính cho giáo viên. Nếu giáo viên vẫn phải thực hiện song song cả hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, hoặc phải nhập đi nhập lại cùng một thông tin trên nhiều hệ thống, thì mục tiêu giảm tải sẽ chưa đạt được như mong muốn.
Cô Thảo bày tỏ: “Nếu các địa phương hoặc các hệ thống quản lý giáo dục chưa có sự liên thông đầy đủ thì người thực hiện cuối cùng vẫn là giáo viên và cán bộ nhà trường. Giáo viên có thể đã hoàn thành việc cập nhật và chuyển dữ liệu trên hệ thống được quy định, nhưng khi học sinh chuyển sang một địa phương khác lại có thể phải thực hiện thêm các thao tác trên một hệ thống khác. Điều này làm tăng thời gian xử lý hồ sơ, tạo thêm công việc hành chính và chưa phát huy được đầy đủ ưu điểm của chuyển đổi số.
Đối với giáo viên, việc phải nhập một dữ liệu nhiều lần trên các hệ thống khác nhau không chỉ làm tăng thời gian thao tác mà còn có thể dẫn đến sự trùng lặp công việc và nguy cơ sai lệch dữ liệu. Trong khi đó, thời gian của giáo viên đáng lẽ nên được dành nhiều hơn cho việc chuẩn bị bài, tổ chức các hoạt động giáo dục, theo dõi sự tiến bộ của học sinh và trao đổi với phụ huynh”.
Vì vậy, từ góc độ nhà trường, cô cho rằng cần hướng tới nguyên tắc “một lần nhập dữ liệu – nhiều nơi sử dụng”. Việc liên thông này cần được thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn quốc, để khi học sinh chuyển trường từ tỉnh, thành phố này sang tỉnh, thành phố khác, dữ liệu học tập đã được xác thực có thể được chuyển giao và tiếp nhận trực tiếp mà không phát sinh yêu cầu nhập lại hoặc chuyển đổi thủ công sang một nền tảng khác.
Thứ hai, phần mềm cần được thiết kế thực sự thân thiện với giáo viên, đơn giản hóa các thao tác ký số, cho phép ký và phê duyệt đồng thời cho nhiều học sinh, giảm số lần nhập mật khẩu hoặc xác thực, đồng thời bảo đảm hệ thống có thể hoạt động ổn định trên nhiều thiết bị và trình duyệt.
Thứ ba, cần tiếp tục đầu tư hạ tầng, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật. Học bạ số liên quan trực tiếp đến dữ liệu cá nhân và quá trình học tập lâu dài của học sinh, vì vậy hệ thống phải vừa thuận tiện, vừa bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu. Nhà trường cũng cần có đầu mối hỗ trợ kỹ thuật đủ nhanh để giáo viên không bị gián đoạn công việc khi phát sinh sự cố.
“Tôi cho rằng, mục tiêu cuối cùng của học bạ số không chỉ là thay một cuốn học bạ giấy bằng một tệp dữ liệu điện tử, mà quan trọng hơn là xây dựng một hệ thống dữ liệu giáo dục thống nhất, chính xác, liên thông và có giá trị pháp lý. Một học sinh chỉ nên có một hồ sơ dữ liệu giáo dục thống nhất, được sử dụng xuyên suốt quá trình học tập, dù học sinh học ở trường nào hay chuyển đến địa phương nào.
Khi làm được điều đó, chuyển đổi số mới thực sự giúp giảm áp lực hành chính cho giáo viên, nâng cao hiệu quả quản lý và quan trọng nhất là dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động giáo dục và sự phát triển của học sinh” – cô Thảo cho hay.
Theo cô Chung, học bạ số đã và đang đem lại những thay đổi tích cực trong công tác quản lý giáo dục. Tuy nhiên, để chuyển đổi số thực sự tạo ra giá trị gia tăng, vấn đề quan trọng trong giai đoạn tiếp theo là tiếp tục hoàn thiện tính liên thông giữa các hệ thống dữ liệu.
Trong thực tế, nếu giáo viên phải cập nhật một nội dung giống nhau trên nhiều nền tảng khác nhau thì sẽ phát sinh thao tác lặp lại, mất thêm thời gian và có thể dẫn đến sai khác dữ liệu. Điều này phần nào làm giảm hiệu quả của chuyển đổi số, bởi mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số trong giáo dục phải là giảm việc hành chính, tăng thời gian dành cho chuyên môn và học sinh.
“Tôi cho rằng cần hướng tới nguyên tắc: “Một lần cập nhật – một nguồn dữ liệu – nhiều lần khai thác”. Khi giáo viên cập nhật dữ liệu tại một hệ thống nguồn, các nền tảng có liên quan có thể được kết nối, đồng bộ theo phân quyền. Khi đó, giáo viên không phải thực hiện lại cùng một công việc nhiều lần mà dữ liệu vẫn bảo đảm tính thống nhất, chính xác và an toàn.
Cần tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, khả năng liên thông dữ liệu và tính thân thiện của các phần mềm. Các hệ thống càng đơn giản, ổn định và đồng bộ thì việc triển khai trong nhà trường càng thuận lợi.
Một vấn đề nữa là cần tiếp tục làm rõ và thống nhất giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, từ đó giảm dần những yêu cầu lưu trữ hồ sơ giấy khi dữ liệu điện tử đã được xác thực bằng chữ ký số và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về bảo mật, an toàn dữ liệu.
Nếu thực hiện tốt điều này, học bạ số sẽ không chỉ giúp thay thế hồ sơ giấy mà còn góp phần thay đổi phương thức quản trị nhà trường: từ quản lý hồ sơ sang quản trị dữ liệu, từ xử lý thủ công sang quy trình số, từ giảm giấy tờ đến nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng giáo dục” – cô Chung chia sẻ.
Từ thực tế triển khai, Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Chương Dương mong muốn trước hết là tiếp tục chuẩn hóa và nâng cao tính chính xác của dữ liệu học sinh ngay từ nguồn. Đặc biệt với những thông tin quan trọng như mã định danh cá nhân, khi xuất hiện dữ liệu không thống nhất thì cần có cơ chế đối soát với nguồn dữ liệu chính thống, xác thực được thông tin nào là chính xác, thay vì để dữ liệu đã được đồng bộ trước gây khó khăn cho việc cập nhật sau.
Bên cạnh đó, cần có quy trình xử lý rõ ràng, thuận tiện và đầu mối hỗ trợ khi nhà trường phát hiện dữ liệu sai hoặc không đồng nhất, để việc điều chỉnh được thực hiện nhanh chóng, tránh mất thời gian của giáo viên và cán bộ quản lý.
“Về lâu dài, tôi mong các hệ thống dữ liệu giáo dục ngày càng được liên thông, đồng bộ và kế thừa tốt hơn. Khi một thông tin đã được xác thực và cập nhật chính xác thì nên được sử dụng thống nhất, hạn chế tối đa việc phải kiểm tra, điều chỉnh lại ở các khâu sau.
Theo tôi, mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số trong nhà trường không phải là có thêm nhiều phần mềm hay thêm nhiều thao tác trên môi trường số, mà là dữ liệu phải chính xác, quy trình phải đơn giản và công nghệ thực sự giúp giáo viên giảm công việc hành chính, để dành nhiều thời gian hơn cho chuyên môn và học sinh” – cô Hồng bày tỏ.
Tài liệu tham khảo:
[1] https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2026/9/262_nq-cp_05092026-signed.signed.pdf