Việc sắp xếp các cơ sở giáo dục là một chủ trương nhằm tinh gọn đầu mối, sử dụng hiệu quả đội ngũ, cơ sở vật chất và các nguồn lực đầu tư cho giáo dục. Sau sắp xếp, nhiều trường có quy mô lớn hơn, số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên đông hơn, nhiều trường có thể có thêm một số phân hiệu, điểm trường và phạm vi quản lý rộng hơn. Điều này đặt ra yêu cầu về công tác quản trị, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa hiệu trưởng và phó hiệu trưởng ở các phân hiệu.
Theo lãnh đạo một số cơ sở giáo dục, trong bối cảnh quy mô trường học mở rộng, việc phân công, phối hợp giữa hiệu trưởng và phó hiệu trưởng cần được thực hiện rõ ràng, đồng bộ, trên cơ sở mỗi thành viên cùng chịu trách nhiệm đối với hoạt động chung của nhà trường.
Chuyển từ tư duy “báo cáo để xin phép” sang “báo cáo để quản trị và chịu trách nhiệm”
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, thầy Vũ Trọng Ngọc - Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc (xã Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên) khẳng định, sau khi sắp xếp, quy mô trường học và số lượng học sinh tăng lên, vì vậy việc phân công, phân quyền giữa hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng càng cần được thực hiện rõ ràng, thống nhất.
Theo thầy Ngọc, hiệu trưởng cần giữ vai trò thống nhất trong lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành chung của nhà trường; các phó hiệu trưởng được phân công phụ trách từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về phần việc được giao.
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, phó hiệu trưởng chủ động tổ chức triển khai công việc, đồng thời thực hiện kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc phát sinh ý kiến khác nhau giữa các phó hiệu trưởng, các nội dung này phải được báo cáo để hiệu trưởng xem xét, thống nhất và đưa ra quyết định.
Sau sắp xếp, Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc được hình thành trên cơ sở sáp nhập Trường Tiểu học Yên Lạc 1, Trường Tiểu học Yên Lạc 2 và Trường Trung học cơ sở Yên Lạc, gồm một điểm trường chính và hai phân hiệu.
Trong thực tế quản trị nhà trường, Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc cho biết đã thực hiện ủy quyền cho các phó hiệu trưởng chủ động quản lý, điều hành một số lĩnh vực tại phân hiệu, trên cơ sở tuân thủ sự phân công chung và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng.
Cụ thể, phó hiệu trưởng được giao trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện chương trình giáo dục, kế hoạch dạy học và các hoạt động giáo dục đối với các lớp tại phân hiệu, bảo đảm chất lượng giáo dục đồng bộ với trường chính; đồng thời quản lý, phân công công việc tạm thời cho giáo viên, nhân viên thuộc phân hiệu theo kế hoạch chung của nhà trường.
Trong công tác quản lý cơ sở vật chất, tài sản, phó hiệu trưởng có trách nhiệm tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả trang thiết bị, cơ sở vật chất được giao tại phân hiệu; ngoài ra phối hợp kiểm kê, theo dõi hiện trạng tài sản công và thực hiện báo cáo định kỳ về trường chính, tuyệt đối không tự ý chuyển dịch, thanh lý tài sản ngoài thẩm quyền.
Bên cạnh đó, đại diện phân hiệu cũng được giao giữ mối liên hệ với cấp ủy, chính quyền, các ban, ngành, đoàn thể tại địa phương nhằm phối hợp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trường học và hỗ trợ học sinh. Những công việc thường ngày liên quan đến học sinh, phụ huynh tại phân hiệu được chủ động giải quyết; đối với các đề xuất, kiến nghị vượt thẩm quyền, phó hiệu trưởng tiếp nhận và báo cáo về trường chính để hiệu trưởng xem xét, xử lý.
Phó hiệu trưởng cũng được ký các biên bản làm việc, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hoạt động của phân hiệu để trình hiệu trưởng xem xét, quyết định, nhưng không bao gồm các quyết định thuộc thẩm quyền độc lập của hiệu trưởng trường chính.
Đối với công tác quản lý nhân sự, phó hiệu trưởng có trách nhiệm bồi dưỡng, quán triệt cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về việc thực hiện các quy định, chính sách, pháp luật; đồng thời đề xuất phương án xử lý đối với những trường hợp cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh vi phạm và đề xuất khen thưởng đối với những cá nhân có thành tích. Cùng với đó là nhiệm vụ bồi dưỡng năng lực chuyên môn, kỹ năng chuyên ngành cho đội ngũ, xây dựng kế hoạch và đề xuất các phương án liên quan đến hoạt động của phân hiệu cũng như việc triển khai chính sách đối với người lao động.
Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn và quản trị, phó hiệu trưởng còn được giao trách nhiệm bảo đảm an toàn, an ninh trường học; tổ chức tuyên truyền các quy định về an toàn giao thông, phòng, chống tai nạn thương tích, dịch bệnh, thiên tai, đồng thời thực hiện các yêu cầu về bảo đảm an toàn đối với con người và nhà trường.
“Trong quá trình quản trị nhà trường, hiệu trưởng giao nhiệm vụ theo nguyên tắc “rõ người – rõ việc – rõ quyền – rõ trách nhiệm – rõ thời hạn”. Với những nội dung đã được phân quyền, người được giao nhiệm vụ phải chủ động quyết định và tổ chức thực hiện trong phạm vi thẩm quyền; những việc đã được quyết định thì không tổ chức họp lại, còn những nội dung đã báo cáo thì không yêu cầu báo cáo trùng lặp.
Ngoài ra, nhà trường cũng giảm khoảng 30–50% các báo cáo nội bộ, hạn chế những cuộc họp có nội dung trùng lặp và tăng cường xử lý công việc trên môi trường số. Cách thức điều hành được chuyển từ tư duy “báo cáo để xin phép” sang “báo cáo để quản trị và chịu trách nhiệm”, Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc cho hay.
Ứng dụng chuyển đổi số và kiểm tra theo kết quả để giảm hồ sơ, giấy tờ và cuộc họp không cần thiết
Trường Trung học cơ sở Quang Trung (phường Phố Hiến, tỉnh Hưng Yên) được hình thành trên cơ sở sáp nhập cấp trung học cơ sở của hai Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Quang Trung, Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Minh Khai cùng Trường Trung học cơ sở Lê Lợi và Trường Trung học cơ sở Liên Phương. Nhà trường hiện có một điểm trường chính và ba phân hiệu.
Theo cô Nguyễn Thị Thùy Trang - Hiệu trưởng nhà trường, khi quy mô được mở rộng, yêu cầu đặt ra với người đứng đầu là phải thay đổi cách thức ra quyết định và tư duy chiến lược; phải chuyển đổi từ tư duy làm việc trực tiếp sang năng lực quản trị hệ thống, phân quyền và kiểm soát bằng kết quả; không chỉ là quản lý số lượng học sinh, giáo viên lớn hơn mà quan trọng hơn là phải đổi mới cách thức tổ chức, điều hành.
Trong giai đoạn đầu sau sắp xếp, khối lượng công việc của cán bộ quản lý tăng đáng kể. Việc kiện toàn bộ máy, sắp xếp nhân sự, thống nhất hoạt động và nắm bắt thực tế tại từng cơ sở đòi hỏi ban giám hiệu phải thường xuyên có mặt tại các điểm trường để kiểm tra, lắng nghe và kịp thời tháo gỡ khó khăn.
Tuy nhiên, khi hoạt động dần ổn định, nhà trường cần chuyển sang phương thức quản trị khoa học và hiệu quả hơn. Chuyển đổi số không chỉ hỗ trợ dạy học mà còn giúp kết nối và điều hành một nhà trường có quy mô lớn.
“Tại Trường Trung học cơ sở Quang Trung, nhà trường định hướng sử dụng phòng học thông minh tại các phân hiệu để phục vụ việc họp, tập huấn và triển khai hoạt động chuyên môn. Những nội dung cần kiểm tra trực tiếp vẫn được thực hiện tại cơ sở; những công việc có thể xử lý qua hệ thống sẽ tận dụng công nghệ để tiết kiệm thời gian và nhân lực”, cô Trang chia sẻ.
Cũng theo Hiệu trưởng Trường Trung học cơ sở Quang Trung, việc trường có nhiều phân hiệu không đồng nghĩa mọi công việc đều phải thực hiện thủ công hoặc phụ thuộc vào việc di chuyển. Nếu xây dựng được hệ thống quản trị thống nhất, phân công rõ trách nhiệm và ứng dụng tốt công nghệ, ban giám hiệu có thể theo dõi, kiểm tra và điều hành toàn trường hiệu quả.
Nhà trường thực hiện nguyên tắc “5 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian và rõ kết quả. Mỗi nhiệm vụ đều xác định cụ thể người chủ trì, người phối hợp, tiến độ thực hiện, sản phẩm cần hoàn thành và trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt. Qua đó, công việc được triển khai thông suốt, hạn chế chồng chéo, bỏ sót hoặc phụ thuộc vào một cá nhân.
“Cán bộ quản lý phải thống nhất trong nhận thức, đồng lòng trong hành động và cùng làm việc trên một hệ thống. Từ nền nếp, chuyên môn, phong trào, hoạt động đến biểu mẫu đều cần được triển khai đồng bộ trong toàn trường.
Đây là yêu cầu quan trọng đối với trường học có nhiều cơ sở. Nếu mỗi phân hiệu vận hành theo một cách khác nhau, công tác quản lý sẽ dễ phân tán. Ngược lại, khi quy trình, nền nếp và phương thức tổ chức được thống nhất ngay từ đầu, việc theo dõi và điều hành sẽ thuận lợi hơn, đồng thời bảo đảm sự công bằng, đồng đều giữa các điểm trường”, cô Trang nhấn mạnh.
Cô Trang cho biết thêm, hiệu trưởng không thể làm thay tất cả công việc mà cần phát huy vai trò của cả đội ngũ quản lý. Hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng được phân công rõ lĩnh vực, địa bàn phụ trách nhưng vẫn phải phối hợp chặt chẽ và cùng chịu trách nhiệm đối với hoạt động chung của nhà trường.
Bên cạnh công tác quản trị, cán bộ quản lý cần tiếp tục gắn với hoạt động giảng dạy, giáo viên và học sinh. Việc trực tiếp đứng lớp, dự giờ và tham gia sinh hoạt chuyên môn giúp người quản lý có thêm góc nhìn từ thực tiễn, từ đó đưa ra những quyết định sát với yêu cầu giáo dục thay vì chỉ tiếp nhận thông tin qua báo cáo.
Để phân quyền gắn với cắt giảm báo cáo, giảm xin ý kiến nhiều cấp và hạn chế việc một nội dung phải qua nhiều cuộc họp, Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc chỉ ra một số giải pháp cụ thể. Theo vị hiệu trưởng, trước hết, phải phân định rõ thẩm quyền: hiệu trưởng quyết định những vấn đề chiến lược, nhân sự, tài chính, tổ chức; phó hiệu trưởng, tổ trưởng tổ chuyên môn và các bộ phận được giao quyền quyết định trong phạm vi phụ trách, không phải việc gì cũng xin ý kiến hiệu trưởng.
Cùng với đó cần xây dựng nguyên tắc giao việc gắn với trách nhiệm đến cùng. Mỗi nhiệm vụ có một người chủ trì, một đầu mối chịu trách nhiệm, quy định rõ thời hạn và sản phẩm, hạn chế tình trạng nhiều người cùng phụ trách nhưng không ai chịu trách nhiệm chính.
Nhà trường cũng giảm báo cáo trung gian, chỉ yêu cầu báo cáo những nội dung cần để ra quyết định hoặc phục vụ quản lý. Những thông tin đã có trên hệ thống, sổ theo dõi hoặc cơ sở dữ liệu thì không yêu cầu làm lại thành báo cáo giấy.
Một nguyên tắc khác được Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc áp dụng là “một việc – một lần xin ý kiến”. Những vấn đề cần tập thể thống nhất thì đưa ra một cuộc họp để trao đổi và quyết định, tránh việc cùng một nội dung phải xin ý kiến nhiều cấp, nhiều lần. Đồng thời, hiệu trưởng phân loại cuộc họp: với những việc đơn giản, thông tin một chiều thì giao việc qua văn bản, nhóm công việc hoặc nền tảng số, không tổ chức họp; chỉ họp khi có vấn đề cần thảo luận, phối hợp hoặc quyết định.
Theo thầy Ngọc, ứng dụng chuyển đổi số cũng là một giải pháp quan trọng. Nhà trường sử dụng lịch công tác, nhóm điều hành, hồ sơ điện tử và các biểu mẫu dùng chung để chia sẻ thông tin một lần, nhiều người cùng khai thác, qua đó giảm việc tổng hợp thủ công.
Đồng thời, nhà trường chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình, mỗi loại công việc thống nhất một biểu mẫu, một quy trình, một đầu mối, hạn chế yêu cầu các tổ chuyên môn, bộ phận làm nhiều loại báo cáo có nội dung trùng nhau.
Cuối cùng, nhà trường chuyển từ cách “kiểm tra bằng giấy tờ” sang kiểm tra theo kết quả. Theo đó, thay vì tư duy “đủ hồ sơ mới yên tâm”, công tác quản lý được thực hiện bằng mục tiêu, tiến độ và kết quả thực hiện, đồng thời tăng hậu kiểm thay cho việc xin ý kiến và kiểm tra quá nhiều ở đầu vào.
“Muốn phân quyền hiệu quả thì trước hết phải thay đổi tư duy người quản lý: Hiệu trưởng không phải là người giải quyết tất cả công việc, mà là người thiết kế cơ chế để mọi người có thể chủ động giải quyết công việc trong phạm vi được giao. Phân quyền phải rõ quyền, rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm và rõ kết quả; đồng thời tăng hậu kiểm thay cho xin ý kiến và kiểm soát quá nhiều ở đầu vào”, Hiệu trưởng Trường Tiểu học và Trung học cơ sở Yên Lạc nhấn mạnh.
Trong khi đó, hiệu trưởng một trường trung học cơ sở tại tỉnh Ninh Bình cho rằng người đứng đầu nhà trường sau sắp xếp cũng phải thay đổi phương thức quản trị, bởi quản lý một trường có hơn 100 cán bộ, giáo viên và nhiều điểm trường không thể chỉ dựa trên văn bản, giấy tờ.
Cùng với đó, quy mô trường học tăng cũng đặt ra yêu cầu giảm bớt các cuộc họp, hồ sơ, giấy tờ không cần thiết để dành thời gian cho chuyên môn. Do cơ sở vật chất hiện nay chưa đáp ứng đầy đủ cho việc tập trung hơn 100 cán bộ, giáo viên, nhà trường đang ưu tiên để ban giám hiệu họp, thống nhất những chủ trương chính, sau đó triển khai tại từng phân hiệu.
Các cuộc họp chuyên môn cũng được định hướng tổ chức theo hướng kết nối giáo viên của cả ba cơ sở, tạo điều kiện để các đơn vị chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ lẫn nhau thay vì hoạt động tách biệt.
Vị hiệu trưởng này cho biết, tinh thần chung của nhà trường là giảm hồ sơ, sổ sách và giảm hội họp để tăng thời gian, hiệu quả cho công tác chuyên môn. Tuy nhiên, việc giảm họp không có nghĩa là xem nhẹ sinh hoạt chuyên môn mà hướng tới tổ chức thực chất hơn, tránh tình trạng họp chỉ để hoàn thành yêu cầu hình thức.