Hội nghị viên chức, người lao động tại cơ sở giáo dục thường được tổ chức vào đầu năm học và là một hoạt động quan trọng của mỗi cơ sở giáo dục trong bối cảnh nhiều trường học trên cả nước vừa thực hiện sáp nhập. Việc tổ chức hội nghị không chỉ là dịp tổng kết, đánh giá những việc đã làm trong năm học trước mà còn là diễn đàn để cán bộ, giáo viên, nhân viên tham gia xây dựng phương hướng, nhiệm vụ năm học mới, bối cảnh mới.
Đồng thời, thông qua hội nghị, giáo viên, nhân viên có thể đóng góp ý kiến đối với công tác quản lý, chuyên môn, thi đua, chế độ chính sách và môi trường làm việc.
Nếu hội nghị chỉ tập trung vào đọc báo cáo, thông qua các chỉ tiêu đã được chuẩn bị sẵn, biểu quyết những nội dung gần như đã thống nhất từ trước thì hội nghị rất dễ trở thành một hoạt động hình thức.
Chuẩn bị hội nghị phải thực chất, không làm theo kiểu hình thức
Hiệu quả của hội nghị viên chức, người lao động ở các trường học phụ thuộc rất lớn vào công tác chuẩn bị. Trước hội nghị, nhà trường cần cung cấp những nội dung quan trọng để viên chức, người lao động có thời gian nghiên cứu, suy nghĩ và chuẩn bị ý kiến.
Báo cáo không nên quá dài, quá nhiều số liệu nhưng thiếu những vấn đề cốt lõi. Một báo cáo tốt cần trả lời rõ: năm học vừa qua chúng ta đã làm được gì? Việc gì chưa đạt? Vì sao chưa đạt? Trách nhiệm thuộc về bộ phận nào? Năm học mới cần thay đổi điều gì?
Đặc biệt, không nên biến hội nghị thành nơi “đọc lại” hàng loạt văn bản, kế hoạch hoặc thành tích đã được phổ biến ở những cuộc họp trước. Thời gian trực tiếp tại hội nghị nên dành nhiều hơn cho trao đổi, thảo luận, phản biện và giải quyết những vấn đề còn có ý kiến khác nhau.
Một hội nghị hiệu quả không nhất thiết phải có thật nhiều nội dung. Điều quan trọng là những vấn đề được đưa ra phải đúng, trúng và sát với đời sống của cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường.
Chẳng hạn, có thể tập trung thảo luận về: làm thế nào để giảm hồ sơ, sổ sách; tổ chức chuyên môn thế nào để tránh quá tải; phân công nhiệm vụ ra sao cho công bằng; giải pháp nâng cao chất lượng học sinh; sử dụng kinh phí và cơ sở vật chất thế nào hiệu quả; công tác thi đua cần đổi mới ra sao; làm thế nào để giảm các cuộc họp, hoạt động hình thức; xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, dân chủ…
Những vấn đề này thiết thực hơn nhiều so với việc dành phần lớn thời gian để đọc các báo cáo dài hàng chục trang. Bởi, hội nghị viên chức phải là nơi bàn việc của chính nhà trường, chứ không phải là nơi đọc lại những điều mọi người đã biết.
Đặc biệt, trong quá trình diễn ra hội nghị, ban giám hiệu phải tạo được không khí dân chủ để viên chức mạnh dạn phát biểu. Một hội nghị chỉ thật sự hiệu quả khi người tham dự dám nói những điều mình nghĩ.
Thực tế có thể có tình trạng hội nghị có hàng chục, thậm chí hàng trăm người nhưng chỉ một vài người phát biểu. Những ý kiến đưa ra thường là ý kiến đồng tình, còn những vấn đề chưa hợp lý thì ít người đề cập.
Vì thế, người điều hành phải tạo cảm giác rằng phát biểu khác quan điểm không đồng nghĩa với chống đối; góp ý thẳng thắn không có nghĩa là thiếu tinh thần xây dựng.
Nếu giáo viên lo rằng sau khi phát biểu sẽ bị đánh giá, định kiến hoặc ảnh hưởng đến việc phân công, thi đua thì dân chủ khó có thể thực chất. Do đó, người đứng đầu cần khuyến khích những ý kiến phản biện có căn cứ.
Thậm chí, một hội nghị có nhiều ý kiến khác nhau đôi khi lại là dấu hiệu tích cực, bởi điều đó chứng tỏ mọi người thực sự quan tâm đến hoạt động của nhà trường.
Không nên “đóng khung” chỉ tiêu trước khi hội nghị diễn ra
Một trong những vấn đề cần thay đổi là cách xây dựng các chỉ tiêu, ấn định các chỉ tiêu cho tổ chuyên môn, giáo viên. Nếu tất cả chỉ tiêu đã được xác định trước, sau đó đưa ra hội nghị để biểu quyết thì vai trò tham gia của viên chức bị giảm đáng kể.
Đặc biệt, không nên áp đặt những chỉ tiêu thành tích thiếu căn cứ như tỷ lệ học sinh giỏi, tỷ lệ hoàn thành chương trình, số lượng sáng kiến, số giáo viên đạt danh hiệu... rồi biến những chỉ tiêu đó thành áp lực đối với từng cá nhân.
Chỉ tiêu của nhà trường cần dựa trên điều kiện thực tế, chất lượng đầu vào, chất lượng đội ngũ, cơ sở vật chất và đặc điểm học sinh.
Hội nghị cần thảo luận để xác định mục tiêu khả thi, có trách nhiệm nhưng không chạy theo thành tích. Một chỉ tiêu phù hợp không phải là chỉ tiêu cao nhất, mà là chỉ tiêu mà tập thể có thể thực hiện bằng năng lực thực tế và không tạo ra áp lực tiêu cực.
Giảm tối đa phần “đọc” và tăng phần “bàn”
Muốn hội nghị diễn ra hiệu quả, có lẽ ban giám hiệu cần thay đổi cách điều hành. Không nên dành phần lớn thời gian cho việc đọc báo cáo, đọc phương hướng, đọc quy chế, đọc các quyết định hoặc các văn bản đã được gửi trước.
Thời gian tại hội nghị nên ưu tiên cho ba nội dung: những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc; những vấn đề cần tập thể lựa chọn hoặc thống nhất; những kiến nghị cần người đứng đầu trực tiếp giải đáp.
Nếu làm được điều này, thời lượng hội nghị có thể ngắn hơn nhưng giá trị lại cao hơn. Hội nghị ngắn không đáng lo; đáng lo là hội nghị dài nhưng không giải quyết được vấn đề gì.
Hơn nữa, sau hội nghị, nhà trường cần thông báo rõ những nội dung đã thống nhất, những kiến nghị được tiếp thu, những vấn đề đang chờ giải quyết.
Trong năm học, có thể định kỳ rà soát những nội dung đã cam kết. Đây cũng là cơ sở để hội nghị cuối năm đánh giá không chỉ thành tích chuyên môn mà cả mức độ thực hiện những cam kết quản lý đã được tập thể thống nhất.
Thực tế cho thấy, nếu chỉ xem hội nghị viên chức là một thủ tục phải hoàn thành đầu năm học thì rất khó phát huy giá trị của nó.
Ngược lại, nếu xem đây là một diễn đàn quản trị nhà trường, nơi người đứng đầu lắng nghe tập thể, giáo viên phản biện, tập thể cùng thống nhất những nhiệm vụ quan trọng, thì hội nghị sẽ trở thành một công cụ quản lý rất hữu ích.
Đặc biệt trong bối cảnh ngành giáo dục đang yêu cầu giảm hồ sơ, giảm thủ tục, giảm áp lực hành chính và tăng tính tự chủ của cơ sở giáo dục, càng cần tổ chức hội nghị theo hướng gọn về hình thức nhưng sâu về nội dung.
Một hội nghị viên chức hiệu quả không được đo bằng số trang báo cáo, số lượng người phát biểu hay thời gian hội nghị kéo dài bao lâu.
Hiệu quả phải được đo bằng câu hỏi: sau hội nghị, nhà trường có giải quyết được vấn đề gì? Giáo viên có được lắng nghe không? Những kiến nghị chính đáng có được trả lời không? Các mục tiêu đặt ra có thực tế không? Và tập thể có thực sự đồng thuận với những nhiệm vụ sẽ thực hiện hay không?
Vì thế, đừng để hội nghị viên chức thành một cuộc họp chỉ nhằm hoàn thành thủ tục. Hãy biến hội nghị thành một diễn đàn dân chủ, một cuộc đối thoại thực chất và một cơ chế để tập thể cùng tham gia quản trị nhà trường.
Khi giáo viên cảm thấy tiếng nói của mình được tôn trọng, khi những kiến nghị chính đáng được trả lời, khi những mục tiêu của năm học được xây dựng từ thực tế chứ không phải từ áp lực thành tích, lúc đó hội nghị viên chức mới thực sự có ý nghĩa.
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.