Áp dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giấy tờ

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở nên cấp thiết, việc ứng dụng chữ ký số đang trở thành một bước đi quan trọng đối với doanh nghiệp. Không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giao dịch và giảm thiểu giấy tờ, chữ ký số còn tạo điều kiện để các doanh nghiệp triển khai các quy trình quản lý, thanh toán và hợp đồng điện tử một cách thuận tiện, an toàn và minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và tiến gần hơn đến mục tiêu số hóa toàn diện.

Chuyển đổi số giúp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và minh bạch trong quản lý

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Nguyễn Trung Thành - Phó Giám đốc Công ty cổ phần ECI Việt Nam (phường Hồng Hà, Hà Nội) cho rằng, chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Cụ thể:

Thứ nhất, chuyển đổi số giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Nhờ hệ thống phần mềm hiện đại, doanh nghiệp có thể theo dõi, lưu trữ và cập nhật dữ liệu một cách chính xác và đồng bộ. Những công việc trước đây phải thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, nay đã được tự động hóa, giúp quản lý hiệu quả để đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Thứ hai, chuyển đổi số tiết kiệm chi phí và nhân lực. Nhiều quy trình được số hóa từ quản lý đơn hàng, kiểm kê tồn kho đến báo cáo tài chính, giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công cũng như giảm nhu cầu sử dụng nhân sự cho các nhiệm vụ lặp lại. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa có thể tập trung nhân lực cho các công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Thứ ba, chuyển đổi số giúp tăng cường khả năng kết nối và phối hợp giữa các phòng ban. Nền tảng số hóa giúp thông tin được lưu trữ, chia sẻ đồng bộ, hạn chế tình trạng thất lạc hay chồng chéo dữ liệu. Nhân viên dễ dàng phối hợp, trao đổi thông tin nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất lao động và tính minh bạch trong quản lý, đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng và mở rộng cơ hội tiếp cận thị trường.

Ông Nguyễn Trung Thành chia sẻ thêm, hiện tại Công ty cổ phần ECI Việt Nam chủ yếu sử dụng phần mềm Misa để quản lý kế toán, theo dõi tài chính và kiểm soát doanh thu. Nhờ số hóa quy trình kế toán, doanh nghiệp có thể ghi nhận, tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng hơn so với phương pháp thủ công. Phần mềm này giúp tự động hóa nhiều khâu như lập báo cáo tài chính, quản lý công nợ, theo dõi chi phí và lợi nhuận, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian cho nhân sự.

Bên cạnh đó, công ty cũng triển khai chữ ký số trong các giao dịch, hợp đồng và hồ sơ điện tử. Việc áp dụng chữ ký số giúp rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giảm bớt thủ tục giấy tờ truyền thống và nâng cao tính pháp lý, an toàn cho các giao dịch. Đồng thời, chữ ký số còn tạo điều kiện thuận lợi để lưu trữ, tra cứu cũng như chia sẻ hồ sơ một cách linh hoạt giữa các phòng ban, giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn.

Mặc dù, bước đầu trong quá trình chuyển đổi số ghi nhận nhiều tích cực, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn. Một số nhân viên chưa thực sự quen với việc sử dụng phần mềm, dẫn đến sai sót trong thao tác hoặc mất nhiều thời gian để làm quen. Hạ tầng kỹ thuật, đặc biệt đường truyền và thiết bị, đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, khiến hiệu quả ứng dụng chưa cao.

Ngoài ra, việc thiếu các khóa đào tạo chuyên sâu, hướng dẫn cụ thể khiến các bộ phận chưa hiểu rõ cách khai thác tối đa tính năng của phần mềm, dẫn đến tình trạng sử dụng rời rạc, chưa đồng bộ. Hiện việc áp dụng phần mềm chỉ dừng ở mức cơ bản, chủ yếu phục vụ công việc hằng ngày, chưa tận dụng được hết chức năng phân tích dữ liệu, thống kê hay tự động hóa quy trình.

Chia sẻ thêm về kế hoạch trong thời gian tới, Phó Giám đốc Công ty cổ phần ECI Việt Nam cho biết, doanh nghiệp sẽ tiếp tục từng bước hoàn thiện quá trình chuyển đổi số, trước mắt là mở rộng phạm vi áp dụng phần mềm quản lý sang nhiều bộ phận hơn để tạo sự thống nhất trong vận hành. Đồng thời, công ty cũng dự kiến tổ chức các buổi tập huấn nội bộ nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ cho nhân viên, giúp họ nắm vững quy trình và khai thác tối đa tiện ích của phần mềm.

“Hy vọng trong thời gian tới, Hà Nội sẽ có thêm nhiều chính sách hỗ trợ cụ thể cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt ở khâu đào tạo nhân lực và hướng dẫn áp dụng công nghệ phù hợp với từng mô hình hoạt động. Bên cạnh đó, việc cung cấp thêm các gói phần mềm dùng thử hoặc hỗ trợ chi phí triển khai ban đầu cũng sẽ giúp các doanh nghiệp mạnh dạn hơn trong việc đầu tư, từng bước hình thành hệ sinh thái số đồng bộ và hiệu quả trên địa bàn Thủ đô”, ông Thành nói thêm.