Lợi ích rõ nhất khi áp dụng chuyển đổi số là khả năng quản lý tập trung

Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh, chuyển đổi số trở thành yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực logistics. Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu chi phí và minh bạch quy trình, chuyển đổi số còn là công cụ để doanh nghiệp bắt kịp nhịp phát triển của thị trường. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản, khi thói quen làm việc thủ công và khó khăn trong việc áp dụng công nghệ vẫn là rào cản lớn đối với doanh nghiệp.

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam ông Hoàng Việt Phương - Phó Giám đốc Công ty Cổ phần giao nhận vận tải quốc tế LACCO cho biết, đơn vị đang cung cấp các dịch vụ logistics như dịch vụ hải quan, khai báo hải quan, vận tải hàng quốc tế đường không đường biển và cung cấp các dịch vụ xin giấy phép chuyên ngành (C/O, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, khai báo hóa chất…).

Hiện doanh nghiệp đang triển khai chuyển đổi số ở hai mảng chính gồm kế toán và vận hành nội bộ. Ở mảng vận hành, trước đây đơn vị từng thử nghiệm nhiều hệ thống quản lý khác nhau, song do đặc thù hoạt động trong lĩnh vực logistics, các phần mềm chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu.

Sau một thời gian đánh giá, đơn vị đã lựa chọn giải pháp phù hợp hơn, có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình làm việc thực tế. Việc này giúp kết nối các bộ phận, theo dõi tiến độ công việc và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, qua đó nâng cao năng suất, giảm chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động.

Ở mảng kế toán, công ty sử dụng phần mềm Misa nhằm đáp ứng đầy đủ quy định về kế toán, giúp tự động hóa quá trình ghi chép, tổng hợp và báo cáo, từ đó giảm sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Lợi ích rõ nhất khi áp dụng chuyển đổi số là khả năng quản lý tập trung. Nhờ đó, việc tra cứu và trích xuất dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, giúp quản lý nắm bắt tình hình hoạt động kịp thời. Bên cạnh đó, quy trình làm việc được sắp xếp khoa học, minh bạch, giúp việc phối hợp giữa các bộ phận hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót trong vận hành.

Theo ông Phương, khó khăn lớn nhất khi triển khai chuyển đổi số là thói quen làm việc thủ công đã hình thành từ lâu. Khi thay đổi quy trình, nhiều nhân viên gặp lúng túng, chưa quen với cách làm mới, thậm chí có người phản đối hoặc xin nghỉ việc.

Nhiều nhân sự vẫn chưa hiểu đầy đủ về ý nghĩa và lợi ích của chuyển đổi số, dẫn đến tâm lý ngại thay đổi. Vì vậy, để quá trình chuyển đổi thực sự hiệu quả, điều quan trọng là phải nâng cao nhận thức, giúp mọi người hiểu rằng đây không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là cơ hội để doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

Để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thích ứng với xu thế chuyển đổi số, Phó Giám đốc Công Ty Cổ phần giao nhận vận tải quốc tế LACCO cho rằng, Thành phố Hà Nội đã triển khai nhiều hoạt động thiết thực như tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo chuyên đề và chương trình tư vấn trực tiếp. Tại đây, doanh nghiệp được các chuyên gia hướng dẫn về quy trình số hóa, lựa chọn công nghệ phù hợp, cũng như cách quản lý, vận hành hiệu quả trong môi trường trực tuyến. Nhiều đơn vị sau khi tham gia đã chủ động rà soát lại quy trình làm việc, từng bước ứng dụng phần mềm quản trị, kế toán hay marketing số vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bên cạnh việc cung cấp kiến thức, các chương trình này còn đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp với đơn vị tư vấn, tổ chức công nghệ và cơ quan quản lý nhà nước. Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm cơ hội trao đổi, tháo gỡ khó khăn trong quá trình triển khai, đồng thời nắm bắt thông tin về chính sách ưu đãi, gói hỗ trợ vốn và nguồn lực đào tạo nhân sự số. Đây được xem là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tự tin hơn trên hành trình chuyển đổi số, hướng tới mô hình hoạt động hiện đại, linh hoạt, bền vững.

Theo ông Phương, trong thời gian tới để chuyển đổi số đạt hiệu quả cao, các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số cần có tiêu chí rõ ràng, minh bạch và phù hợp với từng nhóm đối tượng để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận. Thực tế, nhiều chính sách hỗ trợ vẫn còn phức tạp, thủ tục rườm rà khiến doanh nghiệp nhỏ và vừa e ngại khi tham gia.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số ở mỗi lĩnh vực sẽ có đặc thù riêng, đòi hỏi đơn vị triển khai chính sách hỗ trợ phải thực sự hiểu rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để xây dựng giải pháp phù hợp, thay vì áp dụng một mô hình chung cho tất cả.