Hội nghị, hội thảo quốc tế giúp trường đại học mở rộng cánh cửa giao lưu, hợp tác với các đối tác, chuyên gia nước ngoài. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức hoạt động này, bên cạnh những thuận lợi vẫn còn tồn tại một số vướng mắc, khó khăn.
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Tùng - Hiệu trưởng Trường Đại học Xây dựng Hà Nội khẳng định, hội nghị, hội thảo quốc tế không những là hoạt động trao đổi học thuật, trao đổi chuyên ngành mà còn mở ra cơ hội kết nối, hợp tác đối với các nhà khoa học, các nghiên cứu viên.
“Việc tham dự các hội nghị, hội thảo quốc tế trước hết sẽ giúp các chuyên gia, nhà khoa học, giảng viên, nghiên cứu viên, sinh viên… nắm bắt được những xu hướng nghiên cứu thời thượng, kiến thức, công nghệ tiên tiến. Từ đó góp phần nâng cao năng lực cho đội ngũ giảng viên của các trường đại học, đội ngũ cán bộ của các viện nghiên cứu. Mặt khác, như tôi đã chia sẻ, đây cũng đồng thời là những cơ hội quý báu để kết nối, trao đổi cơ hội hợp tác với những nhà khoa học đầu ngành trên thế giới, có thể đề xuất các dự án hợp tác nghiên cứu quốc tế sử dụng nguồn quỹ của nhiều quốc gia, tổ chức để phát triển công nghệ, đưa ra giải pháp để giải quyết những vấn đề toàn cầu về phát triển bền vững, biến đổi khí hậu…
Do đó, việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao uy tín, xây dựng thương hiệu của đơn vị tổ chức, tăng cường học thuật và hợp tác quốc tế”.
 |
Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Tùng. Ảnh: Website nhà trường. |
Chia sẻ kinh nghiệm trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Hiệu trưởng Trường Đại học Xây dựng nêu lên 3 yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện, tương ứng với ba giai đoạn: trước, trong, và sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Theo đó, trước khi tổ chức, điều quan trọng nhất là việc lựa chọn chủ đề của sự kiện. Mỗi hội nghị, hội thảo quốc tế đều cần khai thác những chủ đề nóng hổi, có tính thời sự. Từ đó, sự kiện sẽ hướng tới việc đạt được mục tiêu phát triển bền vững (sustainable development goals – SGDs) của Liên Hợp quốc. Một xu hướng nữa trong thời gian gần đây là việc mời các tập đoàn, doanh nghiệp tham gia hội nghị, hội thảo và trao đổi về công nghệ nhằm góp phần đưa các chủ đề trở nên thực tế, mang tính ứng dụng cao hơn.
Từ việc xác định được chủ điểm, trong quá trình tổ chức, ban tổ chức sẽ có thể định hướng để mời các diễn giả chính trong phiên toàn thể là những giáo sư đầu ngành, có uy tín trong lĩnh vực đó nhằm thu hút sự quan tâm đối với sự kiện. Thông thường các khách mời này là các nhà khoa học quốc tế có tầm ảnh hưởng lớn trên thế giới nhờ những nghiên cứu tiên phong, hay đứng đầu những phòng thí nghiệm lớn, nắm bắt được những công nghệ thời thượng.
Trường Đại học Xây dựng Hà Nội thông qua mạng lưới của các giảng viên, nghiên cứu viên, cựu sinh viên đang nghiên cứu, học tập tại nước ngoài để có thể liên hệ và mời họ tham gia.
Sau khi hội nghị, hội thảo quốc tế đã được tổ chức thành công, việc truyền thông cho sự kiện cũng cần được đặc biệt chú trọng để tạo nên sức lan tỏa và góp phần nâng cao uy tín thương hiệu của nhà trường.
Thầy Tùng cho biết thêm, trong vòng 5-6 năm trở lại đây, mỗi năm Trường Đại học Xây dựng Hà Nội tổ chức hơn 20 hội nghị, hội thảo quốc tế. Riêng trong nửa cuối của năm học 2022-2023, nhà trường đã tổ chức 16 sự kiện, đón hơn 50 chuyên gia quốc tế.
 |
Một buổi hội thảo quốc tế tại Trường Đại học Xây dựng Hà Nội. Ảnh: NTCC. |
“Đối với Trường Đại học Xây dựng Hà Nội, sứ mạng của chúng tôi là “đào tạo nhân lực chất lượng cao; nghiên cứu khoa học, sáng tạo công nghệ và chuyển giao tri thức; đồng kiến tạo vì sự phát triển bền vững của xã hội và đất nước”.
Có thể thấy nội dung sứ mạng thứ hai và thứ ba có liên quan trực tiếp đến việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế do các sự kiện này có thể tạo cơ hội cho giảng viên, sinh viên gặp gỡ, tiếp xúc với những nhà khoa học từ khắp nơi trên thế giới.
Từ đó, đội ngũ của nhà trường có thể tiếp cận nhanh và khách quan với những tiến bộ khoa học kỹ thuật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác nghiên cứu, sáng tạo, chuyển giao công nghệ… phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Ngoài ra, việc tổ chức thành công những hội nghị, hội thảo quốc tế lớn, uy tín cũng góp phần hiệu quả trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu của Trường Đại học Xây dựng Hà Nội trong giới học thuật trong nước cũng như quốc tế”, thầy Tùng nhấn mạnh.
Về quy định xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, thầy Tùng nhấn mạnh, Trường Đại học Xây dựng Hà Nội đã và đang thực hiện quy trình về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đúng theo quy định.
Tại Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam nêu: Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.
Trước hết, việc tổ chức hầu hết các hội nghị, hội thảo quốc tế trong khuôn khổ các thỏa thuận hợp tác hay dự án quốc tế đều cần lên kế hoạch trước trong kế hoạch hoạt động thường niên (đối với các thỏa thuận hợp tác với đối tác quốc tế), hay trong văn kiện dự án (đối với các dự án quốc tế). Bắt đầu mỗi năm, nhà trường đều biết trước kế hoạch dự kiến tổ chức những sự kiện này trong năm đó để có sự chuẩn bị phù hợp: chuẩn bị về hồ sơ, thủ tục pháp lý và chuẩn bị mời diễn giả.
Theo thầy Tùng, thông thường, Trường Đại học Xây dựng Hà Nội sẽ tổ chức quản lý sao cho hồ sơ xin tổ chức phải được gửi trước 3 tháng và hoàn thiện trước ít nhất 1 tháng đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do nhà trường tổ chức. “Điều 4, Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam quy định thời gian tối thiểu khi gửi hồ sơ là 30 ngày nhưng do quy trình thủ tục xin phép mất thời gian nên các đơn vị tổ chức cơ bản nên chủ động gửi sớm. Một số hội nghị, hội thảo quốc tế mang tính chất phát sinh, hoặc do chưa xác nhận được khách mời… có thể gặp khó khăn, vướng mắc để kịp tiến độ nộp hồ sơ”, Hiệu trưởng Trường Đại học Xây dựng Hà Nội bày tỏ.
Ngoài ra, theo kinh nghiệm tổ chức của Trường Đại học Xây dựng Hà Nội, thời gian từ khi nộp đầy đủ hồ sơ đến khi được phê duyệt là khoảng 45 ngày nếu không có yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ. Do vậy, nhà trường sẽ tổ chức quản lý sao cho hồ sơ xin tổ chức phải được gửi trước 3 tháng để đảm bảo tiến độ.
Phó Giáo sư, Tiến sĩ Hoàng Tùng cũng đưa ra một số đề xuất trong quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
“Hiện nay, hồ sơ xin tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ được Cục Hợp tác Quốc tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo gửi đến Ủy ban nhân dân Tỉnh/Thành phố nơi tổ chức sự kiện để xin ý kiến. Quy trình giải quyết hồ sơ này của Ủy ban nhân dân các Tỉnh/Thành phố cũng được công bố công khai trên website về hành chính công, theo đó, cơ quan được giao thẩm định hồ sơ là Sở Ngoại vụ. Do những yêu cầu về an ninh, quá trình thẩm định này khá tốn thời gian.
Ngoài ra, nếu trong trường hợp có yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ, văn bản từ Sở Ngoại vụ sẽ phải trải qua quy trình ngược lại: gửi về Cục Hợp tác Quốc tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo; và từ Cục Hợp tác Quốc tế chuyển về đơn vị tổ chức. Ở thời điểm hiện tại, chưa có một hệ thống điện tử để thực hiện quy trình này, mọi thông tin vẫn được chuyển bằng hình thức truyền thống nên còn chậm trễ.
Mặt khác, đơn vị tổ chức không có cách nào để theo dõi tiến trình của hồ sơ để chuẩn bị cho phù hợp. Điều này có thể dẫn đến việc hội nghị, hội thảo quốc tế không kịp nhận được quyết định duyệt tổ chức, hoặc gây ra nhiều khó khăn cho những sự kiện gấp. Trường Đại học Xây dựng đề xuất các cơ quan chức năng thực hiện chuyển đổi số cho quy trình này, phối hợp để đưa quy trình xin tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thống nhất, liên thông lên hệ thống hành chính để tạo thuận lợi cho các đơn vị tổ chức sự kiện”.
Cần đơn giản hóa các thủ tục và có hướng dẫn chi tiết về biểu mẫu
Cùng trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hồng - Hiệu trưởng Trường Đại học Đại Nam cho rằng, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là một hoạt động khoa học cần thiết trong bất cứ cơ sở giáo dục đào tạo.
Thông qua hoạt động này nhà trường có thể tạo diễn đàn nhằm trao đổi, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia, nhà khoa học trong ngành; cập nhật thông tin về xu hướng mới, những thay đổi quan trọng trong ngành. Đồng thời kết nối mạng lưới các nhà khoa học có chung mục tiêu nhằm tạo cơ hội giao lưu, hợp tác, chia sẻ ý tưởng, định hướng nghiên cứu. Khuyến khích nghiên cứu và sáng tạo thông qua phiên trình bày và thảo luận. Song song quảng bá, xây dựng thương hiệu, uy tín và chất lượng, tạo niềm tin của xã hội đối với trường.
 |
Phó Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hồng. Ảnh: NTCC |
“Từ năm 2022 đến nay, Trường Đại học Đại Nam đã tổ chức và đồng tổ chức 2 hội thảo quốc tế. Trong giai đoạn tiếp theo, nhà trường có kế hoạch tổ chức hội thảo quốc tế hàng năm với các chủ đề có liên quan đến lĩnh vực đào tạo của trường và được chuyên gia, nhà khoa học, nhà nghiên cứu, giảng viên quan tâm.
Hoạt động giao lưu, hợp tác quốc tế có tác động tích cực đến sự phát triển của trường. Đó là giới thiệu hình ảnh, nâng cao thương hiệu, uy tín về học thuật của trường cũng như tạo môi trường giao lưu, chia sẻ học thuật cho cán bộ, giảng viên của trường với đối tác, chuyên gia, nhà khoa học trong nước và quốc tế”, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Hồng cho hay.
Chia sẻ về quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, thầy Hồng bày tỏ: Khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, nhà trường đã gửi hồ sơ xin phép tổ chức Hội thảo theo mẫu 01 của Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam đến Cục Hợp tác quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức hội thảo trong vòng 20 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.
Hiệu trưởng Trường Đại học Đại Nam cũng nêu lên một số đề xuất trong quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Theo đó, về thời gian tổ chức hội thảo, đối với cơ sở giáo dục đại học đã kiểm định cơ sở, kiến nghị giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm và giải trình, báo cáo về việc tổ chức hội thảo quốc tế đối với cơ quan chức năng theo mẫu được cơ quan chức năng quy định.
Trong quá trình tổ chức hội thảo, một số ít trường hợp giáo sư/ nhà khoa học nước ngoài không tham dự bài báo cáo tại hội thảo vì lý do bất khả kháng và ban tổ chức phải thay đổi người báo cáo. Như vậy, đơn vị tổ chức hội thảo cần có công văn về việc thay người báo cáo, điều này sẽ không đảm bảo đủ thời gian gửi công văn trước 30 ngày tổ chức hội thảo. Việc giao tự chủ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ giúp linh hoạt và nêu cao tính chịu trách nhiệm của đơn vị tổ chức. Ngoài ra, thầy Hồng cũng cho rằng cần đơn giản hóa các thủ tục và có hướng dẫn chi tiết về biểu mẫu.
Cùng bàn về vấn đề này, Thạc sĩ Phạm Thái Sơn - Giám đốc Trung tâm Tuyển sinh và Truyền thông, Trường Đại học Công thương Thành phố Hồ Chí Minh nhấn mạnh, hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động quan trọng trong chiến lược giao lưu, hợp tác quốc tế của trường đại học.
Theo chia sẻ của thầy Sơn, Trường Đại học Công thương Thành phố Hồ Chí Minh thường kết hợp với các đơn vị khác để đồng tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Có thể kể đến như: hội thảo về an toàn thông tin, hội nghị về an toàn thực phẩm, hội thảo về kế toán - kiểm toán. Dù tự tổ chức hay đồng tổ chức thì hoạt động này cũng góp phần thúc đẩy trường đại học phát triển.
Về đề xuất, kiến nghị trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Thạc sĩ Phạm Thái Sơn nhấn mạnh: "Mong có thể giảm bớt các thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho sinh viên và giảng viên đại học của nước ngoài cũng như chuyên gia vào Việt Nam tham gia hội nghị, hội thảo quốc tế và nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới".
