Vừa qua, tọa đàm "Chuyển đổi số tại các trường đại học, cao đẳng – thực trạng và giải pháp" do Câu lạc bộ Chủ tịch Hội đồng trường (thuộc Hiệp hội Các trường đại học, cao đẳng Việt Nam) phối hợp với Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tổ chức, nhiều ý kiến của đại diện các trường đại học đi đầu về chuyển đổi số đã được nêu ra để bàn luận, trao đổi sôi nổi.
Trong đó, bài toán liên quan đến quản trị đại học thúc đẩy chuyển đổi số đang khiến nhiều trường đứng giữa giải pháp hoặc là mua nền tảng sẵn có, hoặc là tự phát triển.
Chuyển đổi số, nhiều trường đang thiếu quản lý, điều hành
Tại toạ đàm, trong bài tham luận với chủ đề “Hệ thống Quản trị đại học thúc đẩy chuyển đổi số tại Đại học Bách khoa Hà Nội”, Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng, Phó Hiệu trưởng Trường Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà nội, chỉ ra thực trạng quản trị tại các đơn vị đào tạo đại học hiện nay đa số đã được tin học hóa nhưng sử dụng một cách phân tán, tách biệt.
"Không có kết nối nghiệp vụ làm cho việc kết nối phải thực hiện thủ công; không có kết nối dữ liệu dẫn đến dư thừa, không đồng nhất; không có chuẩn chung về dữ liệu khiến khâu tổng hợp, phân tích, báo cáo gặp khó khăn", Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng nói.
 |
Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng, Phó Hiệu trưởng Trường Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội chia sẻ. (Ảnh: Huệ Mai). |
Cụ thể, các nội dung liên quan đến sinh viên (tuyển sinh đại học, kết quả nghiên cứu khoa học, bài báo khoa học, khen thưởng, kỷ luật, hoạt động rèn luyện, thực tập, tuyển dụng, học bổng, học phí…) đều đang được các đơn vị, phòng, ban chuyên môn phụ trách theo đúng chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Trong quá trình này, mỗi phòng, ban lại sử dụng 1 phần mềm quản lý riêng rẽ, có thể đáp ứng được nhu cầu đặc thù nghiệp vụ từng phòng, ban.
Nhưng, với những vấn đề vi mô mà Ban Giám hiệu các trường đặt ra như: Sinh viên vùng nào, gia đình nào đáp ứng được yêu cầu trường? Tỷ lệ sinh viên tham gia các đề tài, công bố khoa học? Tỷ lệ tuyển sinh từ các hình thức nên thế nào? Thông tin tổng quan của sinh viên ra sao… thì các phòng, ban không trả lời được.
“Tất cả các trường gần như đều có chung một khung quản lý của các khối chức năng: tuyển sinh, đào tạo, khoa học công nghệ, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, hoạt động sinh viên, tài chính, hợp tác đối ngoại, cựu sinh viên, truyền thông, nhưng rất nhiều trường đang thiếu quản lý, điều hành.
Quản lý, điều hành bao gồm: quản lý đánh giá, báo cáo tổng hợp, phân tích dự toán, hỗ trợ đưa ra quyết định. Nếu không có bức tranh tổng thể về kết nối chức năng, dữ liệu sẽ khiến các modul về sau khó thực hiện. Nếu thực hiện được thì số liệu cũng thiếu chính xác”, Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng nói.
Giải quyết bài toàn, Đại học Bách Khoa Hà Nội cũng như nhiều trường đang đứng giữa hai lựa chọn, hoặc là mua nền tảng sẵn có, hoặc là tự phát triển. Tuy nhiên, sau nghiên cứu, Đại học Bách Khoa Hà Nội lựa chọn cả hai.
Lý giải điều này, Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng cho biết, giải pháp mua nền tảng có sẵn ưu điểm là tính đồng bộ cao, theo các quy trình chuẩn và tiết kiệm thời gian. Song, trước 2017 – 2018, chưa có nền tảng nào trong nước thực sự đáp ứng được tất cả các chức năng, mà chủ yếu có ở nước ngoài (Oracle, SAP…). Khi sử dụng nền tảng có sẵn thì cần điều chỉnh nghiệp vụ, khó thích nghi khi thay đổi cơ chế, mô hình và chi phí cao (sau hơn 1 năm sử dụng nền tảng có sẵn, một tập đoàn quốc tế có báo cáo là 5 triệu đô và mỗi năm phải chi trả một khoản 15-20% tổng chi phí hợp đồng).
Về giải pháp tự phát triển, ưu điểm nổi trội là các trường đều tận dụng phân hệ sẵn có, chi phí hợp lý hơn, chủ động hơn trong điều chỉnh, tùy biến. Tuy nhiên, thời gian phát triển rất dài, cần chuẩn hóa các quy trình, mô hình, cọ sát sao, quyết liệt từ các cấp lãnh đạo, cán bộ, sinh viên.
“Đại học Bách Khoa Hà Nội lựa chọn cả hai. Nghĩa là vừa tái sử dụng những cái sẵn có để xây dựng một khung chung, tích hợp thêm phần mềm thực tế bên ngoài vào.
Chúng ta chỉ đưa ra một khung tổng thể, còn những phần mềm thương mại đã làm rất tốt nên không cần thiết phải xây dựng lại. Ví dụ, việc học trực tuyến thông qua các nền tảng như Teams, Zoom... đã thể hiện rõ tính ưu việt, do vậy, không có lý do gì chúng ta phải làm lại một phiên bản tương tự. Chúng ta chỉ nên sáng tạo những điều mà phần mềm đó chưa giải quyết được”, Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng chia sẻ.
 |
Nguồn: Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng |
"Hệ thống quản trị đại học trực tuyến là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số toàn diện của đại học. Luôn cập nhật và nâng cấp để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của nhà trường. Từ đó, đóng góp kinh nghiệm và sản phẩm vào mảng cung cấp dịch vụ chuyển đổi số cho các cơ sở giáo dục đại học trên cả nước.
Mục tiêu đến năm 2023: trên 90% dịch vụ tương đương dịch vụ công trực tuyến mức độ 4; trên 90% hồ sơ công việc các cấp trên môi trường số; tối thiểu 50% học liệu môn học toàn trường lên hệ thống đào tạo trực tuyến" – Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng.
Chia sẻ quan trọng về mô hình triển khai hệ thống, theo Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng, bao giờ cũng bắt đầu từ chính sách, định hướng, mô hình để từ đó có quy trình nghiệp vụ, dữ liệu (dạng cứng, hoặc mềm).
“Hiện nay, việc phân tích dữ liệu, tổng hợp báo cáo, dự báo, hỗ trợ đưa ra quyết định hầu như các trường đều đang thiếu.
Khi nói đến tin học hóa, chuyển đổi số, thường chúng ta nghĩ ngay đến số hóa dữ liệu (nhập số liệu từ cái cũ sang cái mới, nhập dữ liệu ngoài đưa lên hệ thống). Đây là cách làm rất vất vả, khó chính xác do khi cần gấp, người làm có thể chỉ nhập nội dung mang tính đối phó.
Do vậy, mong muốn triển khai hơn đó là tin học hóa quy trình, nghiệp vụ, tức là dữ liệu được sinh ra từ các hoạt động hàng ngày để có kho dữ liệu số hóa. Tuy nhiên, đến đây cũng chỉ dừng ở tin học hóa, chưa thực sự có chuyển đổi và tiến tới chuyển đổi số.
Chỉ khi thông qua cập nhật, cải tiến, chuyển đổi quy trình, nghiệp vụ, đồng thời cập nhật chính sách, định hướng và chuyển đổi mô hình hoạt động đơn vị thì mới tạo ra chuyển đổi số trong quản trị đại học”, Tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng chia sẻ.
Về vấn đề chuyển đổi số trong quản trị đại học nên lựa chọn mua nền tảng có sẵn hay tự phát triển, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Minh Phương, Chủ tịch Hội đồng trường Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh cho rằng, hiện nhà trường không sử dụng các nền tảng quản trị có sẵn mà làm từ các cơ sở dữ liệu trường tự thiết kế.
“Dự kiến, nhà trường sẽ cố gắng chuẩn hóa, tạo lập các cơ sở dữ liệu, phân tích dữ liệu để tạo các bảng báo cáo thông minh.
Quản lý hành chính được trường thực hiện tổng hợp đánh giá từ năm 2015 đến nay. Tuy nhiên vẫn có nhiều khó khăn như: quản lý không liên thông được dữ liệu toàn trường, lãnh đạo các phòng không có thông tin chính xác, kịp thời, sinh viên không chủ động, các đơn vị liên quan khó cho dữ liệu báo cáo. Trước khó khăn này, trường xây dựng giải pháp số hóa, trong đó nhất là quy trình đánh giá, xếp loại hàng năm.
Từng cán bộ, giảng viên sẽ được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ. Cán bộ lãnh đạo cũng được tham gia vào quá trình đánh giá, xem kết quả và xuất dữ liệu của toàn trường”, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Lê Minh Phương chia sẻ.
Về cách nhập dữ liệu, theo Phó Giáo sư Lê Minh Phương, tất cả các dữ liệu được đưa vào một cách tổng thể từ tất các đơn vị trong trường.
Thói quen sinh viên cũng quyết định đến chuyển đổi số trường đại học
Ở hướng tiếp cận khác, Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng, đại diện Tổ Chuyển đổi số, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông chia sẻ về thực tế chuyển đổi số trong đơn vị trường, kinh nghiệm để đạt thành quả nhất định trong chuyển đổi số trường đại học.
 |
Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng, đại diện Tổ Chuyển đổi số, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông phát biểu tham luận. (Ảnh: Huệ Mai). |
“Nhóm đặt vấn đề trăn trở đó là những sản phẩm kỹ thuật của trường có đến thời điểm bây giờ đã thành công hay chưa?
Chuyển đổi số là một quá trình, vậy nên, phải làm sao để nuôi dưỡng được quá trình đó chứ không phải ngay lập tức đưa ra mô hình nhằm thay đổi thói quen của người dùng. Điều đó có tạo ra thành công thực sự?
Vào tháng 11/2022, học viện được nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ trong công tác phát triển chuyển đổi số giáo dục đại học. Đồng thời, học viện cũng hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo, đối soát lệ phí tuyển sinh của các trường phía Nam (từ tỉnh Quảng Nam trở vào Nam). Hai sự kiện tạm thời ghi nhận chuyển đổi số của học viện có những thành quả nhất định”, Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng nhận định.
Theo Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng, thói quen của sinh viên cũng quyết định đến chuyển đổi số. Sinh viên là đối tượng tiếp nhận nên phải làm cho họ thấy được lợi ích của chuyển đổi số để tạo động lực giúp cho quá trình này diễn ra nhanh hơn. Muốn vậy, phải tìm ra vấn đề nào nhức nhối nhất, quan trọng nhất trong sinh viên để làm trước.
“Trước khi học viện số hóa dữ liệu, hàng năm, trong công tác tuyển sinh, học viện tiếp đón khoảng 3.000 sinh viên, 5.000 phụ huynh đến trường với 100 nhân sự hỗ trợ, 40 cán bộ và khoảng 100 đối tác. Một số khác thu nhập liệu 35.000 giấy tờ phải xử lý thủ công, 32 tỷ đồng tiền mặt tại quầy tiếp đón và quan trọng nhất là thời gian, khối lượng công việc đối soát phải tiến hành trong 2 tuần rất vất vả.
Khi triển khai hệ thống tuyển sinh số, tất cả những vấn đề nêu trên đều diễn ra trên môi trường mạng, thí sinh nhập học mọi lúc, mọi nơi, nhân sự tiếp đón rút còn 15 cán bộ và không cần đối tác trực tiếp. Việc đối soát từ 2 tuần xuống chỉ 0,5 ngày.
Các nghiệp vụ không bao giờ "đóng gói" từ năm này qua tháng khác mà sẽ thay đổi theo thời gian nên yêu cầu đặt ra là sẽ phải điều chỉnh. Để việc điều chỉnh quy trình trong 1 năm nhưng không ảnh hưởng đến code, học viện tự cấu hình từ đầu đến cuối.
Ví dụ, đề án tuyển sinh của trường từ năm này qua năm khác, các biểu mẫu, kết nối ngân hàng thanh toán… chỉ cần cấu hình lại chứ không cần điều chỉnh code. Ngoài ra, quan trọng nhất là phần hỗ trợ đưa ra quyết định, sau khoảng 30 phút, Hội đồng tuyển sinh có thể biết được điểm đỗ, tỷ lệ điểm trội chiếm bao nhiêu phần trăm…”, Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng nói.
Đề cập đến một số khó khăn khi triển khai chuyển đổi số, theo Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng có 3 yếu tố chính: chính sách, con người và kỹ thuật.
Thứ nhất, về chính sách. Việc chỉnh sửa sẽ tương đối khó nhưng nội bộ từng cơ sở đào tạo nên đưa ra chiến lược riêng thì người học mới tích cực tham gia cùng trường vào quá trình chuyển đổi số.
Thứ hai, về nhân sự, không thể nào có một đơn vị theo cùng một dữ liệu triển khai riêng. Do đó, nếu có doanh nghiệp riêng chuyên về chuyển đổi số hỗ trợ nhà trường, trường là khách hàng khi đó doanh nghiệp có tốt thì trường mới tốt.
Thứ ba, kỹ thuật phần mềm nên phân kỳ giai đoạn, không thể triển khai trong 1-2 năm mà nên triển khai trong vòng 5 năm. Chính vì vậy, nhân sự đối tác cũng phải cam kết kéo dài thời gian triển khai 5 năm cùng với nhà trường.
“Trong chuyển đổi số, quan trọng là phải đưa ra danh mục dữ liệu dùng chung – luật chơi. Danh mục dữ liệu dùng chung này phải từng bước tối ưu hóa quy trình, chức năng, nhiệm vụ bằng cách quay chuyển công tác cho chuyên viên, cán bộ. Giải quyết được điều này, nhất là đối với các trường đại học hệ thống công lập cũng là lời hồi đáp cho câu hỏi chuyển đổi số nhưng nhân sự phải làm cái gì?”, Tiến sĩ Ngô Quốc Dũng nêu vấn đề.
