Hệ thống ERP tuyển sinh trực tuyến: Đón đầu xu thế số hóa hiện nay

Những khó khăn khi sử dụng cách thức tuyển sinh truyền thống

Trong nhiều năm qua, việc sử dụng cách thức tuyển sinh truyền thống đã khiến nhiều trường rơi vào khó khăn, ảnh hưởng đến chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm và vấn đề tài chính, đào tạo của nhà trường. Một số khó khăn chính có thể kể đến như:

+ Quy mô tuyển sinh bị hạn hẹp: Nguồn tuyển sinh theo cách thức truyền thống vẫn khiến nhiều trường chỉ tiếp cận được một số nguồn nhất định, dẫn tới quy mô tuyển sinh không được rộng mở, khó tiếp cận được nhiều nguồn tuyển sinh tiềm năng, phù hợp;

+ Khó chủ động trong công tác quản lý: Việc không có một hệ thống tuyển sinh trực tuyến thông minh khiến lãnh đạo các nhà trường gặp vướng mắc trong việc sắp xếp danh sách một cách hợp lý, khó đánh giá được kết quả làm việc của đội ngũ nhân sự trong quá trình thực hiện công tác tuyển sinh,...

+ Tốn nhiều chi phí, thời gian đi lại: Tuyển sinh theo cách thức truyền thống khiến đội ngũ tuyển sinh của trường phải di chuyển đi lại nhiều cơ sở, nhiều khu vực, địa phương,..., dù tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng cuối cùng kết quả lại không mấy khả quan.

Những khó khăn, vướng mắc như vậy đòi hỏi các trường phải có một hệ thống tuyển sinh trực tuyến thông minh với khả năng vượt trội về công nghệ. Một trong những hệ thống tuyển sinh đang được nhiều cơ sở giáo dục đào tạo lựa chọn hiện nay là Hệ thống tuyển sinh ERP của Công ty Cổ phần ADT quốc tế.

Hệ thống ERP – Giải pháp thông minh cho quá trình tuyển sinh

Hệ thống ERP tuyển sinh (Enterprise Resource Planning- quản lý toàn diện nguồn lực doanh nghiệp) được điều chỉnh thiết kế một cách đặc biệt để quản lý quá trình tuyển sinh trong các trường học. Đây là một hệ thống tích hợp các ứng dụng và chức năng quản lý để tổ chức, theo dõi và điều phối tài nguyên và hoạt động của một tổ chức.

Điểm nổi bật của hệ thống ERP tuyển sinh là người dùng sẽ được cung cấp một nền tảng hoàn chỉnh để quản lý trong suốt quá trình tuyển chọn học viên từ khi bắt đầu đầu đến khi hoàn thành. Nó bao gồm các chức năng quản lý hồ sơ học viên, quảng cáo và marketing, đăng ký và xét tuyển, xử lý hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá và tiếp nhận học viên. Hệ thống này có thể tự động hóa các quy trình và công việc, từ việc tạo ra báo cáo và thống kê đến quá trình tuyển sinh.

Với hệ thống ERP tuyển sinh, các tổ chức giáo dục có thể nâng cao hiệu quả và độ chính xác của quá trình tuyển chọn, giảm thiểu công việc thủ công và tăng tính tự động hóa. Nó cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan và dễ sử dụng để quản lý toàn bộ quy trình tuyển sinh và thu thập dữ liệu quan trọng, giúp họ đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng.

Hơn nữa, hệ thống ERP tuyển sinh có thể tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức giáo dục như hệ thống quản lý sinh viên, hệ thống tài chính, để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện và tối ưu hóa quy trình tuyển sinh.

Các tính năng nổi bật của hệ thống ERP tuyển sinh

Module CRM (Customer Relationship Management) – chăm sóc học viên, chốt sales

+ Quy trình chăm sóc học viên sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu của Quý Khách.

+ Tạo các landing page để học viên, phụ huynh điền form. Mẫu form sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu khách hàng.

+ Cho phép import danh sách học viên từ các nguồn khác nhau: từ các trường cung cấp, cộng tác viên. Tự động chia cho nhân viên sales

+ Công cụ UTM: cho phép tạo các đường link từ Landing page và giao cho cộng tác viên, bộ phận marketing. UTM đo lường chính xác lead từ nguồn nào, do ai mang về

+ Nhân viên sales và cộng tác viên: dùng hệ thống call center- đã tích hợp vào hệ thống: chăm sóc bằng cách gọi điện, nhắn tin SMS, Zalo

Module Thành Viên (Employee):Phân quyền quản trị thành viên theo phòng, ban, cộng tác viên theo hình nhánh cây từ trên xuống dưới

Module Sự Kiện (Events):Tạo sự kiện online/offline: tạo các sự kiện để quảng bá, thu hút tuyển sinh.

Module Thảo luận (Disscussion):Thảo luận với chuyên gia, hướng nghiệp

Module Diễn Đàn (Forum):Tạo diễn đàn theo 1 chủ đề

Module Quản Lý Dự án (Project): Làm việc theo dự án, đội nhóm

Module Quản Lý Email Marketing: Lên chiến dịch email marketing theo kịch bản

Module Inbox: Chat nội bộ, chat nhóm

Những lợi ích hàng đầu khi sử dụng hệ thống ERP tuyển sinh

Hệ thống ERP tuyển sinh mang lại nhiều tiện ích và thuận lợi cho các đơn vị đào tạo trong quá trình tuyển chọn người học.

Hỗ trợ chăm sóc và người học

Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp công cụ giúp quản lý và chăm sóc học viên một cách hiệu quả. Từ việc thu thập thông tin cá nhân, quá trình tiến trình ứng tuyển, đến việc cập nhật thông tin liên lạc và lịch hẹn, hệ thống giúp đảm bảo rằng mọi học viên được quan tâm và tương tác một cách tốt nhất. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với học viên và tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.

Thúc đẩy phát triển và quản lý cộng tác viên tuyển sinh dễ dàng, chia thưởng

Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp công cụ để phát triển và quản lý cộng tác viên tuyển sinh một cách thuận tiện. Qua hệ thống, các cộng tác viên có thể được giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và chia thưởng một cách công bằng. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc cộng tác hiệu quả và khuyến khích sự đóng góp từ các đối tác tuyển sinh.

Có kênh tương tác tức thời với học sinh, phụ huynh

Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp các kênh tương tác tức thời với học viên và phụ huynh. Hệ thống chăm sóc đa kênh (Omni Chanel) bao gồm tổng đài Call center, SMS, Zalo cùng với các công cụ email, sự kiện, hội thảo, thảo luận, khảo sát đến inbox (chat nội bộ, chat nhóm), hệ thống cho phép giao tiếp và tương tác với các đối tượng mục tiêu một cách thuận lợi và linh hoạt.

Đo lường hiệu quả các chiến dịch thực hiện qua kênh giới thiệu, quảng cáo, nguồn

Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp khả năng đo lường hiệu quả của các chiến dịch tuyển sinh đã triển khai. Từ kênh giới thiệu, quảng cáo đến nguồn khách hàng, hệ thống cho phép thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả và tối ưu hoá các chiến dịch tuyển sinh. Điều này giúp tổ chức tuyển sinh hiểu rõ hơn về những phương pháp và kênh nào mang lại kết quả tốt nhất và điều chỉnh chiến lược một cách thông minh.

Lãnh đạo công ty nói gì về hệ thống ERP tuyển sinh trực tuyến?

Chia sẻ với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Lê Khắc Hiệp – Tổng Giám đốc ADT, Viện phó Viện Ứng dụng Cộng nghệ và Chuyển đổi số khẳng định, chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong giáo dục và đào tạo hiện nay. Bởi, nó mang lại nhiều lợi ích cho học sinh, giáo viên, và cả hệ thống giáo dục.

Ông Lê Khắc Hiệp – Tổng Giám đốc ADT, Viện phó Viện Ứng dụng Cộng nghệ và Chuyển đổi số

Hơn nữa, chuyển đổi số là quá trình đầu tư lâu dài, do vậy, ông Lê Khắc Hiệp mong rằng, các trường nên ưu tiên đầu tư trước cho việc tuyển sinh. Bởi, tiêu chí đầu tiên của trường học là số lượng học sinh đăng ký vào trường.

Do vậy, không phải ngẫu nhiên mà ERP được nhiều trường học sử dụng. ERP là hệ thống tuyển sinh thông minh, là một giải pháp hiện đại và tiên tiến, mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quá trình tuyển chọn học viên.

Những thông tin mới nhất về kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10 ở Thành phố Hồ Chí Minh

Bằng cách kết hợp công nghệ và quy trình tự động, hệ thống tuyển sinh thông minh giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhà tuyển sinh, đồng thời tăng tính công bằng và khách quan trong việc chọn lọc học viên.

Các tính năng của hệ thống, bao gồm công cụ chăm sóc và học viên, quản lý cộng tác viên, và kênh tương tác tức thời với học viên và phụ huynh, đảm bảo rằng mọi liên lạc và thông tin được quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả. Đồng thời, hệ thống cung cấp khả năng đo lường hiệu quả các chiến dịch tuyển sinh, giúp tổ chức tuyển sinh điều chỉnh và cải thiện chiến lược.

Như vậy, có thể thấy, hệ thống tuyển sinh thông minh đang góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất tuyển sinh của các tổ chức giáo dục. Và với những lợi ích đáng kể này càng chứng minh rõ hơn về sự cần thiết và giá trị của hệ thống tuyển sinh thông minh trong việc phát triển và nâng cao hệ thống tuyển sinh của một tổ chức giáo dục hiện nay.