Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh trong ngành giáo dục, dự thảo Thông tư ban hành Điều lệ trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông nhiều cấp học đã bổ sung nhiều điểm mới nhằm giảm áp lực hành chính cho cơ sở giáo dục và giáo viên.
Đáng chú ý, dự thảo đề cập đến việc thay đổi phương thức quản lý hồ sơ trong nhà trường theo hướng số hóa, từng bước thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử. Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Phù hợp và cần thiết trong xu thế phát triển của thời đại
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, cô Phạm Phương Mai - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Cao Văn Ngọc (Thành phố Hồ Chí Minh) cho rằng: Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ trên phạm vi toàn ngành, việc số hóa hồ sơ trong nhà trường là xu thế tất yếu, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả giáo viên và công tác quản lý.
Theo cô Mai, khi các loại hồ sơ được quản lý dưới dạng hồ sơ điện tử, giáo viên sẽ thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, giảm đáng kể áp lực về thủ tục hành chính, hạn chế việc phải ghi chép thủ công, in ấn và lưu trữ nhiều loại sổ sách giấy như trước đây. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho giáo viên mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Ở góc độ quản lý, việc số hóa hồ sơ cũng tạo điều kiện để lãnh đạo nhà trường dễ dàng theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt động dạy học và các mặt công tác khác một cách kịp thời, khoa học. Đồng thời, hình thức quản lý này còn giúp nhà trường tiết kiệm chi phí in ấn, giấy tờ, lưu trữ hồ sơ, phù hợp với định hướng xây dựng trường học số, quản trị nhà trường theo hướng hiện đại.
Cô Phạm Phương Mai cho biết, Trường Tiểu học Cao Văn Ngọc luôn mong muốn triển khai số hóa hồ sơ theo hướng đơn giản, thuận tiện, không tạo thêm áp lực cho đội ngũ giáo viên. Theo đó, từ năm học vừa qua, nhà trường đã bắt đầu triển khai quản lý hồ sơ trên phần mềm vnEdu. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy vẫn còn không ít khó khăn, hạn chế.
Bên cạnh đó, lãnh đạo nhà trường cũng bày tỏ sự băn khoăn về tính ổn định, an toàn và khả năng lưu trữ lâu dài của các phần mềm quản lý hồ sơ. Đặc biệt là lo ngại trong trường hợp phần mềm phát sinh sự cố kỹ thuật khiến việc kiểm soát, trích xuất dữ liệu sẽ gặp nhiều khó khăn.
Đồng quan điểm, cô Nguyễn Thanh Hà - Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Điện Biên (Hà Nội) cũng nhìn nhận rằng, việc dự thảo Thông tư đề cập đến thay đổi phương thức quản lý hồ sơ trong nhà trường theo hướng số hóa, từng bước thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử là một quyết định hợp lý, phù hợp với xu thế phát triển của thời đại.
Thực tế hiện nay, cách lưu trữ, quản lý hồ sơ theo phương thức truyền thống tại nhiều nhà trường đang bộc lộ không ít hạn chế, đặc biệt là gây tốn kém về kinh phí in ấn, mua giấy, bìa, tủ đựng hồ sơ cũng như diện tích lưu trữ lâu dài.
Nếu tiếp tục duy trì cách làm cũ, nhà trường vừa phải dành nguồn lực tài chính đáng kể cho hồ sơ giấy, vừa gặp khó khăn trong việc sắp xếp, bảo quản và tìm kiếm tài liệu khi cần thiết. Trong khi đó, số hóa hồ sơ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, giảm áp lực về không gian lưu trữ, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tra cứu, khai thác thông tin và bảo đảm tính khoa học trong công tác quản lý.
“Thực tế tại Trường Tiểu học Điện Biên, từ năm học trước, nhà trường đã từng bước đưa nhiều nội dung vào quản lý hồ sơ theo hình thức số hóa. Cụ thể, đơn vị triển khai song song cả hai hình thức lưu trữ, vừa duy trì hồ sơ giấy truyền thống, vừa thực hiện hồ sơ điện tử nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu và tạo điều kiện để giáo viên làm quen dần với phương thức mới.
Bên cạnh đó, nhà trường cũng chú trọng phổ biến, quán triệt tinh thần chuyển đổi số tới đội ngũ giáo viên, đồng thời khuyến khích, hỗ trợ thầy cô nâng cao năng lực công nghệ thông tin để chủ động tìm hiểu, thực hiện hiệu quả việc số hóa hồ sơ trong công tác chuyên môn”, cô Hà thông tin.
Trước quy định việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Điện Biên đánh giá đây là quy định phù hợp và cần thiết.
Theo cô, thực tế một số chủ trương đã được ban hành, song quá trình triển khai còn thiếu thống nhất, mỗi địa phương, mỗi cơ sở giáo dục thực hiện theo một cách khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc kết nối, tổng hợp và quản lý dữ liệu.
Vì vậy, nếu Sở Giáo dục và Đào tạo đóng vai trò quản lý, hướng dẫn và triển khai thống nhất theo chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các nhà trường sẽ có cơ sở thực hiện đồng bộ, tránh manh mún, chồng chéo. Điều này không chỉ giúp các trường thuận lợi hơn trong quá trình triển khai mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giám sát của các cấp quản lý giáo dục.
Để chủ trương được triển khai hiệu quả trong thực tiễn, cô Hà cho rằng bên cạnh việc ban hành các quy định, công tác tập huấn cần được quan tâm, đầu tư đúng mức. Thực tế cho thấy, nhiều nội dung mới đã được đưa ra, song số buổi tập huấn còn hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tiễn, khiến không ít cán bộ quản lý và giáo viên gặp lúng túng trong quá trình triển khai.
Trong khi đó, đội ngũ cán bộ quản lý tại các nhà trường nhìn chung có độ tuổi khá cao, nên khả năng tiếp cận, cập nhật và làm chủ công nghệ thông tin còn gặp những khó khăn nhất định so với lực lượng giáo viên trẻ. Vì vậy, nhà trường rất mong các cấp quản lý giáo dục sẽ tổ chức thêm nhiều hoạt động tập huấn chuyên sâu, được chuẩn bị kỹ lưỡng, bài bản, có tính hệ thống và chú trọng thực hành. Qua đó, giúp cán bộ quản lý và giáo viên nắm vững quy trình, thao tác, từng bước triển khai việc quản lý hồ sơ điện tử một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và bền vững.
Trường vùng sâu còn nhiều rào cản về hạ tầng và kỹ năng công nghệ
Có thể thấy trong bối cảnh hiện nay, việc số hóa hồ sơ, thay đổi phương thức quản lý trong nhà trường được xác định là hướng đi tất yếu. Tuy nhiên, thực tế triển khai tại các cơ sở giáo dục cho thấy, bên cạnh sự đồng thuận về chủ trương, điều kiện bảo đảm như hạ tầng công nghệ, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ và đặc thù vùng miền đang là những yếu tố trực tiếp quyết định hiệu quả thực hiện.
Theo thầy Phan Văn Tuyên - Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Y Jút (xã Liên Sơn Lắk, tỉnh Đắk Lắk), việc thay đổi phương thức quản lý hồ sơ trong nhà trường theo hướng số hóa, từng bước thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử là chủ trương đúng đắn, góp phần giảm bớt hồ sơ giấy tờ, cắt giảm các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho giáo viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Tuy nhiên, để chủ trương này đi vào thực tiễn một cách hiệu quả, cần đặc biệt quan tâm đến điều kiện cơ sở hạ tầng nhằm bảo đảm việc triển khai được thông suốt, đồng bộ.
Bên cạnh đó, thầy Tuyên cũng chỉ ra thực trạng hiện nay tại nhiều cơ sở giáo dục, trong đó có Trường Tiểu học Y Jút là một bộ phận giáo viên có độ tuổi cao nên việc tiếp cận, thích ứng với chuyển đổi số còn chậm so với mặt bằng chung. Điều này phần nào ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả triển khai số hóa hồ sơ trong nhà trường.
Trước thực tế đó, nhà trường đã tăng cường công tác tuyên truyền, quán triệt tinh thần chuyển đổi số đến toàn thể đội ngũ giáo viên, đồng thời chú trọng nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, giáo viên. Với chủ trương này, Ban giám hiệu nhà trường đã chỉ đạo tất cả giáo viên nghiêm túc tham gia thực hiện chuyển đổi số, từng bước làm quen với các phần mềm, ứng dụng trong quản lý và dạy học.
Tuy nhiên, trên thực tế, Trường Tiểu học Y Jút là một cơ sở giáo dục nằm ở vùng sâu, vùng xa, điều kiện kinh tế – xã hội còn nhiều khó khăn nên cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin của nhà trường vẫn còn hạn chế. Nhà trường đã thử nghiệm triển khai quản lý hồ sơ trên phần mềm vnEdu, song do đường truyền mạng chưa ổn định, tốc độ còn chậm, nên việc sử dụng chưa đáp ứng được mong muốn và yêu cầu thực tiễn đặt ra.
Từ thực tiễn đó, thầy Phan Văn Tuyên đề xuất, để việc triển khai quản lý hồ sơ điện tử được đồng bộ và thuận lợi hơn, các cấp quản lý giáo dục cần tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu, có thể tập trung vào một số đầu mối nòng cốt của nhà trường như cán bộ quản lý hoặc giáo viên cốt cán. Sau khi được tập huấn bài bản, đội ngũ này sẽ tiếp tục hướng dẫn, hỗ trợ các tổ chuyên môn và giáo viên trong toàn trường triển khai thực hiện.
Đồng thời, đối với các trường ở vùng sâu, vùng xa, thầy Tuyên cho rằng cần có sự quan tâm, hỗ trợ thiết thực hơn về đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, đặc biệt là nâng cao chất lượng đường truyền internet, cũng như có các chính sách hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm. Qua đó, tạo điều kiện để các nhà trường triển khai hiệu quả công tác chuyển đổi số, quản lý hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế.
Trong khi đó, theo chia sẻ của cô Phạm Phương Mai, mặc dù Trường Tiểu học Cao Văn Ngọc đóng trên địa bàn đảo, song đội ngũ cán bộ, giáo viên của nhà trường luôn có tinh thần ham học hỏi, chủ động nâng cao trình độ và năng lực ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt, nhà trường cũng thường xuyên nhận được sự quan tâm, hỗ trợ, tổ chức tập huấn từ các cấp quản lý, nên nhìn chung năng lực công nghệ thông tin của đội ngũ giáo viên không phải là vấn đề quá đáng lo ngại.
Tuy nhiên, từ góc độ thực tiễn, cô Mai kiến nghị các cấp quản lý cần lựa chọn và xây dựng một hệ thống phần mềm làm chuẩn, bảo đảm tính ổn định, đồng bộ và khả năng vận hành lâu dài. Theo đó, hệ thống cần được đầu tư hạ tầng kỹ thuật đủ mạnh để đáp ứng số lượng lớn người dùng truy cập cùng lúc, nhất là vào các thời điểm cao điểm như đầu năm học, cuối học kỳ hoặc khi thực hiện các đợt báo cáo, kiểm tra.
Việc truy cập, đăng nhập, cập nhật và trích xuất dữ liệu cần diễn ra thông suốt, mượt mà, hạn chế tối đa tình trạng nghẽn mạng, chậm, treo hệ thống.
“Nếu khâu này không được tính toán kỹ lưỡng ngay từ đầu, tình trạng quá tải trong quá trình sử dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của giáo viên, gây tâm lý e ngại, từ đó tác động không nhỏ đến hiệu quả triển khai chủ trương số hóa hồ sơ trong nhà trường”, cô Mai chia sẻ.
