Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ký túc xá rất cần thiết, giúp xử lý nhanh dữ liệu, tra cứu chính xác và tiết kiệm thời gian, công sức cho cả đơn vị quản lý lẫn sinh viên.

Tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, việc quản lý ký túc xá bằng công nghệ số đã cho thấy hiệu quả rõ rệt. Không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc cho cán bộ, nhân viên quản lý, phần mềm còn mang lại nhiều tiện ích thiết thực cho sinh viên trong quá trình sinh hoạt tại ký túc xá.

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, đại diện Ban quản lý ký túc xá Học viện Báo chí và Tuyên truyền cho biết, phần mềm quản lý ký túc xá được xây dựng nhằm mục đích số hóa công việc quản lý sinh viên trong ký túc xá.

Người dùng có thể làm việc với hệ thống tại bất kỳ đâu, chỉ cần máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet. So với việc quản lý trên sổ sách, tài liệu truyền thống, hệ thống quản lý sinh viên ký túc xá bằng công nghệ số có nhiều ưu điểm vượt trội.

Thứ nhất, nền tảng số dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, khoa, ngành, khóa học, lớp học, và các thông tin liên quan khác của sinh viên.

Thứ hai, điều này giúp ban quản lý ký túc xá thuận tiện theo dõi tình trạng phòng (trống, đã thuê, đang sửa chữa), số lượng sinh viên trong phòng, các thiết bị trong phòng và những vấn đề liên quan đến phòng ở, từ đó nhanh chóng phân bổ phòng hợp lý cho sinh viên.

Thứ ba, ứng dụng chuyển đổi số giúp minh bạch và khoa học trong quản lý các khoản phí liên quan đến ký túc xá như tiền phòng, tiền điện nước, các khoản phí khác và theo dõi tình trạng thanh toán của sinh viên.

Thứ tư, phần mềm có thể nhanh chóng cung cấp các báo cáo và thống kê về tình hình hoạt động của ký túc xá, bao gồm số lượng sinh viên, doanh thu, chi phí và các số liệu khác giúp ban quản lý không cần mất nhiều thời gian lục tìm hồ sơ, giấy tờ.

Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng hỗ trợ trực tuyến cho sinh viên, cho phép sinh viên báo cáo thắc mắc hoặc tình trạng đồ vật trong phòng để ban quản lý nắm được 24/7.

Đại diện Ban quản lý ký túc xá Học viện Báo chí và Tuyên truyền nhấn mạnh: “Vận dụng công nghệ số vào quản lý ký túc xá vừa tiết kiệm thời gian, nhân lực, không gian lưu trữ, vừa nâng cao hiệu quả quản lý. Thực tế, hiện nay, ký túc xá Học viện Báo chí và Tuyên truyền có khoảng hơn 1.000 sinh viên đang ở nhưng chúng tôi chỉ cần 4 nhân viên quản lý (chưa bao gồm bảo vệ, lao công, thợ sửa chữa) vẫn có thể đảm bảo công việc vận hành hiệu quả.

Như vậy, ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số không chỉ giúp sinh viên có môi trường sống và học tập thuận tiện hơn, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, tạo dựng hình ảnh tích cực cho nhà trường.

Trong thời gian tới, chúng tôi mong muốn tiếp tục nâng cấp phần mềm, bổ sung thêm nhiều tính năng mới, đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng đa dạng của sinh viên”.

Là sinh viên đã gắn bó khoảng 1 năm với ký túc xá học viện, em Nguyễn Thị Thu Thảo (sinh viên năm 2, Học viện Báo chí và Tuyên truyền) chia sẻ: “Khi em mới vào ký túc xá, ban quản sinh cấp cho em một tài khoản để đăng nhập vào website quản lý ký túc xá.

Trong tài khoản, mọi thủ tục đều có hướng dẫn rõ ràng, có sẵn mẫu như đơn xin ra, vào ký túc xá, giúp em dễ dàng thao tác khi cần thực hiện. Ngoài ra, chúng em có thể đóng các khoản phí như tiền phòng, tiền điện, nước, tiền gửi xe trực tuyến. Chỉ cần vài thao tác là em có thể đóng xong tiền vào bất cứ thời gian, địa điểm nào mà không mất công đến phòng quản sinh vào giờ hành chính. Hơn nữa, khi đóng tiền trực tuyến, hóa đơn điện tử cũng được lưu lại để tiện tra cứu và đối sánh khi cần thiết.

Bên cạnh đó, nếu trong phòng có thiết bị hỏng hóc, chúng em có thể ngay lập tức báo lên website và ban quản lý sẽ kịp thời cập nhật, xử lý. Nhờ có phần mềm quản lý, em thấy việc ở ký túc xá trở nên tiện lợi và thoải mái hơn rất nhiều, giúp em yên tâm tập trung cho việc học”.