Nhằm tháo gỡ những vướng mắc trong công tác quản lý và giảm bớt gánh nặng hồ sơ cho giáo viên, dự thảo Thông tư ban hành Điều lệ trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông và trường phổ thông nhiều cấp học đã đề cập đến việc thay đổi phương thức quản lý hồ sơ trong nhà trường theo hướng số hóa, từng bước thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử.
Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Theo một số lãnh đạo cơ sở giáo dục, quy định này nếu được triển khai sẽ góp phần giảm đáng kể áp lực hành chính cho nhà trường và giáo viên, đồng thời tạo nền tảng thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý, điều hành hoạt động dạy học.
Số hóa hồ sơ là xu thế tất yếu trong quản lý nhà trường
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, thầy Phạm Thanh Trì - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Yên Nguyên (Tuyên Quang) cho biết: Trên thực tế, các cơ sở giáo dục đều mong muốn được triển khai số hóa hồ sơ, sổ sách trong nhà trường và “chỉ chờ” có hành lang pháp lý rõ ràng để có thể thực hiện đồng bộ, thống nhất trên các phần mềm quản lý.
Theo thầy Trì, quản lý hồ sơ điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho giáo viên và nhà trường. Trước hết, việc số hóa giúp giảm đáng kể khối lượng công việc giấy tờ, hạn chế tình trạng ghi chép thủ công, trùng lặp nhiều loại hồ sơ như trước đây.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều thủ tục hành chính được rút gọn, giáo viên có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin trực tiếp trên phần mềm, qua đó tiết kiệm thời gian và công sức.
Bên cạnh đó, quản lý hồ sơ điện tử tạo thuận lợi rõ rệt cho công tác thống kê, tổng hợp và báo cáo. Thầy Trì cho biết, tại Tuyên Quang, Sở Giáo dục và Đào tạo đã cho phép số hóa một số loại hồ sơ như giáo án, sổ theo dõi học sinh và thực hiện thống nhất trên cơ sở dữ liệu ngành. Nhờ vậy, các thông tin về học sinh, đội ngũ giáo viên của nhà trường được cập nhật tập trung, đồng bộ, giúp việc thống kê, báo cáo được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn.
Ngoài ra, việc quản lý trên nền tảng số còn giúp công tác triển khai thông tin, chỉ đạo từ ngành đến nhà trường, từ nhà trường đến giáo viên và học sinh diễn ra nhanh gọn, thông suốt. Các kế hoạch, văn bản, biểu mẫu được chia sẻ trực tuyến, hạn chế in ấn, góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tại Trường Tiểu học Yên Nguyên, thầy Trì cho biết các điều kiện để triển khai quản lý hồ sơ điện tử cơ bản đã được bảo đảm. Hiện nay, hệ thống internet đã được phủ sóng đến toàn bộ các lớp học, đồng thời nhà trường cũng được trang bị hệ thống máy tính phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ trên môi trường số.
Về đội ngũ, thầy Trì cho biết đa số giáo viên trong trường đang tích cực tham gia chuyển đổi số, đặc biệt là lực lượng giáo viên trẻ với tinh thần năng động, chủ động tiếp cận công nghệ. Bên cạnh đó, nhà trường cũng có nhiều giáo viên giữ vai trò nòng cốt, cốt cán trong triển khai các nhiệm vụ chuyển đổi số, hỗ trợ, hướng dẫn đồng nghiệp trong quá trình thực hiện. Vì vậy, theo đánh giá của thầy Trì, trong thời gian tới, công tác hướng dẫn, tập huấn về quản lý hồ sơ điện tử sẽ không gặp quá nhiều khó khăn.
Tuy nhiên, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Yên Nguyên cũng thẳng thắn chia sẻ những băn khoăn khi một bộ phận giáo viên lớn tuổi còn gặp hạn chế trong việc tiếp cận, cập nhật công nghệ mới, dẫn đến tốc độ thích ứng chậm hơn so với giáo viên trẻ. Do đó, thầy cho rằng việc có lộ trình triển khai phù hợp, cùng với các hình thức hỗ trợ, bồi dưỡng linh hoạt là vô cùng cần thiết để bảo đảm việc quản lý hồ sơ điện tử được thực hiện hiệu quả, đồng đều trong toàn trường.
Cùng góp ý cho dự thảo, thầy Hoàng Văn Lý - Hiệu trưởng Trường Tiểu học Lam Vỹ (tỉnh Thái Nguyên) cho rằng, việc thay đổi phương thức quản lý hồ sơ trong nhà trường theo hướng số hóa, từng bước thay thế hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử là yêu cầu cần thiết, phù hợp với xu thế chuyển đổi số của ngành giáo dục hiện nay.
Theo thầy Lý, hồ sơ điện tử có nhiều ưu điểm rõ rệt so với hồ sơ giấy truyền thống, bởi hình thức này không cồng kềnh, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời bảo đảm an toàn và tính lâu dài của dữ liệu.
Chưa kể việc tra cứu, sử dụng hồ sơ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều khi cán bộ quản lý, giáo viên có thể truy cập, khai thác thông tin mọi lúc, mọi nơi.
Tuy nhiên, thầy Lý cũng lưu ý rằng các hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cần được thiết kế bảo đảm tính an toàn, ổn định, hạn chế tối đa lỗi kỹ thuật và vận hành thông suốt để tạo thuận lợi cho người sử dụng. Theo thầy, mặc dù hạ tầng đường truyền hiện nay đã tương đối tốt, song các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử nên được xây dựng theo hướng gọn nhẹ, thống nhất, tránh tình trạng triển khai quá nhiều phần mềm khác nhau gây chồng chéo, rối rắm trong quá trình sử dụng.
“Điều này không chỉ giúp giáo viên dễ tiếp cận, thao tác mà còn giảm áp lực cho bộ phận quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả triển khai chuyển đổi số trong nhà trường”, thầy Lý cho hay.
Đánh giá về điều kiện triển khai hiện nay, Hiệu trưởng Trường Tiểu học Lam Vỹ cho rằng cơ sở hạ tầng tại các cơ sở giáo dục về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, yếu tố cần đặc biệt quan tâm và cũng là điều khiến nhà trường còn băn khoăn chính là đội ngũ giáo viên.
Trên thực tế, một bộ phận giáo viên lớn tuổi ít có điều kiện tiếp cận công nghệ thông tin trong quá trình học tập, công tác nên khi làm quen với các phần mềm, ứng dụng số sẽ gặp không ít khó khăn. Trong khi đó, công nghệ phát triển nhanh, thường xuyên thay đổi, khiến khả năng thích ứng của nhóm giáo viên này chậm hơn so với thế hệ giáo viên trẻ.
Vì vậy, theo thầy Lý, rất cần có lộ trình phù hợp, cùng với các chương trình đào tạo, bồi dưỡng bài bản để giáo viên có thời gian thích nghi và sử dụng hiệu quả hồ sơ điện tử trong công tác chuyên môn.
Trong khi đó, tại Trường Trung học phổ thông Yên Dũng số 2 (tỉnh Bắc Ninh), nhà trường đã từng bước triển khai số hóa hồ sơ trong công tác quản lý và dạy học. Theo chia sẻ của thầy Lê Đình Khương – Phó Hiệu trưởng nhà trường, nhiều loại hồ sơ quan trọng như kế hoạch bài dạy, sổ điểm, sổ ghi đầu bài, học bạ… đã được đơn vị thực hiện chuyển đổi sang hình thức điện tử.
Theo thầy Khương, trong bối cảnh hiện nay, việc số hóa hồ sơ mang lại nhiều tiện ích so với hồ sơ giấy truyền thống. Hồ sơ điện tử giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh hơn, công tác quản lý thuận tiện, khoa học hơn, đồng thời giảm sự cồng kềnh trong lưu trữ. Đây cũng là mong muốn của các nhà trường trong thời gian dài, chỉ chờ có cơ chế pháp lý rõ ràng để chính thức công nhận giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, qua đó góp phần giảm thủ tục hành chính, áp lực giấy tờ cho giáo viên.
Bên cạnh đó, Phó Hiệu trưởng Trường Trung học phổ thông Yên Dũng số 2 cũng nhìn nhận rằng, việc giao Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý hồ sơ điện tử sẽ tạo sự đồng bộ trong toàn tỉnh. Khi có một đầu mối quản lý thống nhất, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm cũng sẽ ổn định hơn, tránh tình trạng mỗi năm thay đổi một đơn vị cung cấp, dẫn đến việc phải làm lại toàn bộ dữ liệu, tiềm ẩn rủi ro mất mát thông tin và gây khó khăn trong công tác tập huấn, triển khai cho giáo viên.
Đồng thời, khi Sở Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo thống nhất trong phạm vi toàn tỉnh, việc triển khai quản lý hồ sơ điện tử sẽ phù hợp, hiệu quả hơn, tạo nền tảng thuận lợi cho các nhà trường đẩy mạnh chuyển đổi số một cách bền vững.
Tập huấn phải đi vào thực hành, có hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên
Trước quy định tại dự thảo về việc giao Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý hồ sơ điện tử theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu thống nhất của Bộ Giáo dục và Đào tạo, thầy Phạm Thanh Trì bày tỏ sự đồng tình và đánh giá cao chủ trương này.
Theo thầy, việc giao Sở Giáo dục và Đào tạo làm đầu mối quản lý sẽ bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ trong toàn ngành, khắc phục tình trạng mỗi địa phương, mỗi đơn vị sử dụng một phần mềm khác nhau như trước đây.
Thầy Trì phân tích, trước kia có rất nhiều phần mềm quản lý học sinh, giáo viên được triển khai rời rạc, thiếu liên thông, gây khó khăn trong quá trình cập nhật, tổng hợp và chia sẻ dữ liệu. Khi các hệ thống được kết nối, đồng bộ theo chuẩn dữ liệu chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, công tác quản lý sẽ trở nên thuận lợi hơn, thông tin rõ ràng, cụ thể và có tính liên thông cao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý từ cấp Sở đến nhà trường.
Để quá trình triển khai đạt hiệu quả, theo thầy Phạm Thanh Trì, từ Bộ đến Sở Giáo dục và Đào tạo cần ban hành các quy định, hướng dẫn thật rõ ràng, thống nhất để các cơ sở giáo dục dễ dàng áp dụng, tổ chức thực hiện. Đồng thời, cần có cơ chế cụ thể nhằm bảo đảm việc triển khai được đồng bộ, thông suốt trong toàn hệ thống.
Bên cạnh đó, công tác tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ giáo viên cũng cần được quan tâm, sát sao hơn. Các buổi tập huấn nên được xây dựng theo hướng chuyên sâu, cụ thể, giúp giáo viên dễ dàng tiếp cận, ứng dụng hiệu quả trong công việc hằng ngày, qua đó tạo sức lan tỏa mạnh mẽ trong toàn ngành.
Đồng quan điểm, thầy Hoàng Văn Lý cũng cho rằng, công tác bồi dưỡng, tập huấn về quản lý hồ sơ điện tử và chuyển đổi số cần được tổ chức theo hướng chú trọng thực hành nhiều hơn, thay vì chỉ dừng lại ở lý thuyết hay giới thiệu chung.
Theo thầy, nếu tập huấn chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, chủ yếu nghe hướng dẫn bằng lời nói thì hiệu quả mang lại không cao. Thay vào đó, cần có những thành phần hướng dẫn trực tiếp, gần gũi với cơ sở, hỗ trợ giáo viên trong quá trình triển khai thực tế. Khi giáo viên được “làm thật”, gặp vướng mắc sẽ được tư vấn, hướng dẫn trực tiếp thì việc tiếp cận và sử dụng sẽ nhanh và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, thầy Lý nhấn mạnh công tác tập huấn nên được chia nhỏ theo từng nội dung cụ thể, phù hợp với trình độ và nhu cầu của giáo viên, giúp việc tiếp thu và áp dụng vào thực tiễn hiệu quả hơn. Trong suốt quá trình triển khai, rất cần có bộ phận hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên để kịp thời tháo gỡ khó khăn cho các cơ sở giáo dục, qua đó bảo đảm việc quản lý hồ sơ điện tử được thực hiện ổn định và bền vững.
Trước chủ trương giao Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý hồ sơ điện tử, thầy Hoàng Văn Lý đánh giá đây là hướng đi phù hợp, sát với điều kiện thực tế của từng địa phương. Theo thầy, trong phạm vi một tỉnh/thành phố cần thống nhất sử dụng một nhà mạng và một hệ thống phần mềm nhằm bảo đảm đồng bộ về cấu hình và cách thức triển khai.
Việc thống nhất này sẽ giúp dữ liệu được kết nối, trùng khớp và có thể tích hợp trong cùng một nền tảng, từ đó tạo thuận lợi cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng thông tin.
Để quá trình triển khai trong thời gian tới đạt hiệu quả, thầy Lý cho rằng cần ưu tiên sử dụng một phần mềm chung, tránh tình trạng triển khai dàn trải nhiều phần mềm khác nhau gây khó khăn cho giáo viên và bộ phận quản lý.
Bên cạnh đó, các thuật ngữ và hướng dẫn sử dụng phần mềm cần được thiết kế theo hướng đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với điều kiện thực tế của các vùng miền, giúp giáo viên dễ tiếp cận và sử dụng hiệu quả.
