Ngành Quản trị văn phòng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Vị trí này luôn hiện hữu trong mọi tổ chức, từ công ty, trường học đến cơ quan nhà nước. Chính vì vậy, ngày càng có nhiều sinh viên lựa chọn theo học ngành này để nắm bắt cơ hội việc làm ổn định và lâu dài.
Tại Trường Đại học Đông Á, ngành Quản trị văn phòng vừa đạt chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục do Trung tâm Kiểm định chất lượng giáo dục, Đại học Quốc gia Hà Nội đánh giá và công nhận. Đây là dấu mốc quan trọng, khẳng định chất lượng đào tạo và định hướng gắn thực tiễn với doanh nghiệp mà nhà trường đã theo đuổi nhiều năm qua.
Đào tạo gắn với nhu cầu thực tiễn
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Thạc sĩ Lê Duy Lương - Giảng viên phụ trách ngành Quản trị văn phòng, Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Đông Á chia sẻ: "Việc chương trình ngành Quản trị văn phòng đạt chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục là minh chứng rõ ràng cho chất lượng đào tạo tại Trường Đại học Đông Á, là lời khẳng định mạnh mẽ cho định hướng đào tạo gắn liền với thực tiễn của nhà trường. Đây không chỉ là niềm tự hào mà còn là kết quả từ sự đầu tư nghiêm túc của trường, sự tận tâm của đội ngũ giảng viên và nỗ lực không ngừng của sinh viên".
Thầy Lương cho hay, chương trình được thiết kế dựa trên khảo sát thực tế nhu cầu của các đơn vị tuyển dụng là cơ quan, ban ngành và doanh nghiệp. Từ đó, chương trình chú trọng phát triển sự chủ động và tư duy sáng tạo cho người học thông qua các phương pháp hiện đại như lớp học đảo ngược, học qua dự án, mô phỏng tình huống thực tế, đóng vai và giải quyết tình huống doanh nghiệp.
"Không còn là cách học thụ động, sinh viên được đặt vào bối cảnh công việc thật để xử lý vấn đề, giúp quá trình tiếp thu kiến thức trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn", thầy Lương chia sẻ.
Ngay từ khi nhập học, sinh viên ngành Quản trị văn phòng sẽ được tổ chức tham quan thực tế tại các doanh nghiệp để bước đầu hình dung môi trường làm việc, lắng nghe chia sẻ từ lãnh đạo doanh nghiệp về định hướng nghề nghiệp và các vị trí công việc sau khi ra trường. Hoạt động này góp phần quan trọng trong việc định hình thái độ học tập nghiêm túc cho sinh viên từ những ngày đầu.
Xuyên suốt quá trình học, sinh viên được tham gia nhiều kỳ kiến tập, thực tập cũng như các chuyên đề nghề nghiệp tại doanh nghiệp hoặc do chính doanh nghiệp tổ chức tại trường. Ngoài ra, sinh viên còn được tham gia vào các chương trình đào tạo thực tế do giảng viên Trường Đại học Đông Á phối hợp triển khai cùng doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sinh viên rèn luyện trong môi trường công việc thật.
"Chính bản thân tôi cũng đang trực tiếp tham gia đào tạo nhân lực cho doanh nghiệp bên cạnh công việc giảng dạy tại trường. Nhờ vậy, sinh viên có cơ hội học hỏi, tiếp cận thực tế nhiều hơn thông qua các chương trình được tổ chức chung giữa nhà trường và doanh nghiệp", thầy Lương cho biết thêm.
Một điểm nổi bật khác là việc ứng dụng công nghệ vào giảng dạy ngành Quản trị văn phòng. Trường Đại học Đông Á đang triển khai hệ thống phần mềm quản lý đào tạo hiện đại như Canvas và học liệu điện tử, giúp sinh viên tiếp cận phương pháp học tập hiện đại, chủ động và thuận tiện hơn.
Không chỉ vậy, nhà trường còn hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ để tích hợp phần mềm thực tế vào chương trình học. Điển hình là việc ký kết với Công ty MISA nhằm đưa phần mềm quản trị tích hợp, đặc biệt là phân hệ quản trị văn phòng số vào giảng dạy.
Qua đó, sinh viên không chỉ học lý thuyết mà còn được thực hành trực tiếp trên các nền tảng đang được sử dụng trong doanh nghiệp, sẵn sàng đảm nhận vai trò chuyên viên quản trị văn phòng hoặc chuyên viên quản trị nhân lực khi ra trường.
Em Đặng Ngọc Hồng Trang, sinh viên lớp OA23A, ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Đông Á chia sẻ, em lựa chọn ngành Quản trị văn phòng vì mong muốn làm việc trong môi trường ổn định, chuyên nghiệp, văn minh. Ngoài ra, khi tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng, em sẽ có nhiều cơ hội tìm kiếm việc làm ở môi trường doanh nghiệp hoặc nhà nước.
Trong quá trình học tại trường, Hồng Trang được tiếp cận với nền tảng kiến thức toàn diện về khoa học quản trị và các nguyên lý tổ chức, vận hành văn phòng hiện đại. Bên cạnh đó là kiến thức về cấu trúc tổ chức văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và cả doanh nghiệp, từ đó hiểu được mô hình hoạt động, cách phân công và phối hợp giữa các bộ phận.
"Nhiều người vẫn cho rằng công việc văn phòng chỉ loanh quanh việc in giấy tờ, sắp xếp các cuộc họp trong cơ quan, doanh nghiệp. Ban đầu, hiểu biết của em về ngành cũng khá mơ hồ. Nhưng khi được tiếp cận với các góc độ trong chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng, em thấy lĩnh vực này vô cùng thú vị và rộng mở.
Dù mới học cuối năm 2, nhưng em đã được làm quen với các phần mềm hỗ trợ công việc quản trị văn phòng, quản lý công văn, quản lý thông tin nội bộ, xử lý hồ sơ điện tử… Điều này giúp em không chỉ hiểu kiến thức lý thuyết mà còn có thể hình dung rõ cách áp dụng vào thực tế", Hồng Trang bày tỏ.
Nữ sinh cho hay, nhà trường rất chú trọng đến việc liên kết với doanh nghiệp, tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên. Trường thường xuyên tổ chức những buổi gặp gỡ, tọa đàm với doanh nghiệp giúp sinh viên hiểu hơn về nhu cầu thực tế của thị trường, từ đó định hướng học tập rõ ràng hơn.
"Chỉ cần sinh viên thật sự nỗ lực, nghiêm túc trong học tập và rèn luyện bản thân thì sẽ dễ dàng ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Em rất mong nhà trường sẽ tổ chức thêm nhiều buổi trò chuyện, giao lưu với các doanh nghiệp hơn nữa để mỗi tiết học trở nên sinh động và truyền cảm hứng hơn, sinh viên ngành Quản trị văn phòng cũng qua đó có thêm kiến thức thực tế", Hồng Trang chia sẻ.
Với định hướng rõ ràng, sự đầu tư đồng bộ và mối liên kết bền chặt với doanh nghiệp, ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Đông Á đang dần khẳng định vị thế là một địa chỉ đào tạo uy tín, cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho thị trường lao động.
Quản trị văn phòng không phải là "ngành phụ"
Trong mắt nhiều người, ngành Quản trị văn phòng vẫn còn bị gắn với định kiến là một công việc đơn điệu, chỉ ngồi bàn giấy 8 tiếng mỗi ngày, thậm chí còn bị gói gọn trong những việc như pha trà, rót nước, sắp xếp phòng họp. Tuy nhiên, thực tế ngành học này đang ngày càng chứng minh vai trò thiết yếu trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào.
Bàn về điều này, Thạc sĩ Lê Duy Lương khẳng định: “Ngành Quản trị văn phòng trước hết đào tạo sinh viên để hướng đến chân dung một nhà quản trị tiềm năng trong tương lai, cùng với đó là kiến thức nghiệp vụ về hành chính - văn phòng, nhân sự, trợ lý lãnh đạo, thư ký, quản trị sự kiện, kỹ năng điều hành tổ chức… Đây là một ngành học thú vị, nhiều thách thức và hoàn toàn không đơn giản như những gì người ta thường nghĩ”.
Theo thầy Lương, trong mỗi thời điểm, các ngành học có thể thay đổi theo xu thế, nhưng Quản trị văn phòng luôn giữ được vai trò cốt lõi. Dù lĩnh vực hoạt động là gì, hầu hết cơ quan, doanh nghiệp đều cần bộ phận phụ trách công tác hành chính, đối ngoại, tổ chức nhân sự... Do vậy, phạm vi nghề nghiệp của ngành này rất rộng, dễ thích nghi với nhiều mô hình công việc trong cả khu vực nhà nước, tổ chức phi chính phủ lẫn doanh nghiệp tư nhân.
"Để thành công trong ngành Quản trị văn phòng, sinh viên không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải rèn luyện tinh thần ham học, chủ động, kiên trì và khát vọng phát triển bản thân. Trong bối cảnh hội nhập và chuyển đổi số mạnh mẽ, sinh viên ngành Quản trị văn phòng cần trau dồi thêm kỹ năng mềm như làm việc nhóm, giao tiếp trong môi trường số, xử lý tình huống trên mạng xã hội, cùng với kiến thức về trí tuệ nhân tạo (AI), chuyển đổi số, và hội nhập quốc tế. Đây cũng là những thế mạnh đang được Trường Đại học Đông Á chú trọng trang bị cho người học", thầy Lương chia sẻ.
Đánh giá về cơ hội việc làm của sinh viên ngành Quản trị văn phòng, ông Nguyễn Hồng Hải - Giám đốc Văn phòng đại diện MISA tại Đà Nẵng cho rằng, nhu cầu tuyển dụng trong ngành Quản trị văn phòng dù vẫn cao, nhưng đang có sự thay đổi rõ rệt về chất lượng. Thay vì cần nhiều nhân sự thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, doanh nghiệp hiện nay ưu tiên những người có tư duy quản lý hiện đại, biết vận dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình.
“Chỉ cần một người thành thạo các phần mềm là có thể xử lý khối lượng công việc tương đương 2 - 3 người làm thủ công trước kia. Đây vừa là thách thức, vừa là cơ hội cho những ai biết nắm bắt và phát triển năng lực của mình”, ông Hải nhấn mạnh.
Vị giám đốc cho biết, việc ứng dụng phần mềm trong vận hành văn phòng là xu thế tất yếu của thời đại. Ứng viên sử dụng thành thạo các phần mềm chuyên dụng sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Do đó, sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong kỷ nguyên AI càng cần ý thức nâng cấp bản thân về mặt công nghệ để không bị tụt lại phía sau.
"Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc doanh nghiệp tài trợ phần mềm quản trị cho các cơ sở đào tạo là một cách thiết thực giúp sinh viên tiếp cận sớm với công cụ công nghệ thực tế. Nhờ đó, khoảng cách giữa kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành được rút ngắn rõ rệt. Khi được học và thao tác trực tiếp trên phần mềm ngay trong quá trình học, sinh viên không chỉ nắm được quy trình công việc mà còn rèn luyện tư duy số, khả năng xử lý công việc nhanh chóng, chính xác.
Thế hệ 'Gen Z' vốn nhanh nhạy với công nghệ, đặc biệt là điện thoại, máy tính, nên việc tiếp cận phần mềm chuyên dụng từ sớm sẽ giúp các em phát huy tối đa khả năng của mình. Tư duy hiện đại trong cách làm việc sẽ dần được hình thành, giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường, dễ dàng bắt nhịp với môi trường công sở, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Đây cũng là cách mà MISA gián tiếp đóng góp cho sự phát triển của nền kinh tế đất nước, đồng thời thực hiện sứ mệnh phụng sự xã hội mà doanh nghiệp theo đuổi", ông Hải chia sẻ thêm.
Ông Nguyễn Hồng Hải nhận định, ngoài các nghiệp vụ chuyên môn như quản lý hồ sơ, tổ chức công việc hay hỗ trợ hành chính, các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt đề cao kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính, tin học văn phòng, và quan trọng hơn là khả năng thao tác hiệu quả với các phần mềm quản trị chuyên dụng.
Đây là yếu tố then chốt giúp người lao động làm việc nhanh hơn, chính xác hơn trong thời đại số hóa. Do đó, chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng gắn với thực tiễn, ứng dụng công nghệ thông tin sẽ là điểm mạnh để đào tạo ra nguồn nhân lực chất lượng.
Cũng theo ông Hải, ngành Quản trị văn phòng ngày nay đã chuyển mình mạnh mẽ, không còn gắn với hình ảnh cũ kỹ. Người làm văn phòng hiện đại không chỉ hỗ trợ hậu cần, mà còn quản lý thông tin, điều phối nội bộ, kiểm soát dữ liệu và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định. Khi ứng dụng phần mềm văn phòng số, vai trò của họ trở thành trung tâm, là “hệ trục” giúp vận hành trơn tru các hoạt động hàng ngày của tổ chức.
“Nếu nhìn nhận đúng và đủ, quản trị văn phòng là ngành nghề đòi hỏi sự chỉn chu, trách nhiệm và khả năng ứng dụng công nghệ rất cao. Chắc chắn không còn là 'ngành phụ' như một vài định kiến trước đây”, ông Hải khẳng định.
