LTS: Với mong muốn gửi đến độc giả những câu nói hay, ý nghĩa mà mình từng đọc được, tuần này, Giáo sư Nguyễn Lân Dũng tiếp tục gửi đến mọi người bài viết thứ 67 - Mỗi ngày tiết kiệm một giờ.
Tòa soạn trân trọng gửi đến độc giả.
Michael Heppell là chuyên gia phát triển kỹ năng cá nhân hàng đầu của Vương quốc Anh và là tác giả của nhiều cuốn sách bán chạy như How to Save an Hour Everyday, Flip it (đều đã có bản tiếng Việt), How to be brilliant, Brilliant life, 5 Star Service, The Edge…
Michael đã được mô tả là “Một trong 3 diễn giả chuyên nghiệp hàng đầu thế giới”.
Ông đã làm việc với hàng ngàn người mỗi năm, từ những ngôi sao bóng đá đến các ngôi sao truyền hình.
Ông nói mục tiêu của ông là tạo nên tác động tích cực cho hàng triệu con người.
Cuốn “Mỗi ngày tiết kiệm một giờ” được Nhà xuất bản Trẻ phát hành, qua bản dịch của Tiểu Vân.
 |
| Cuốn “Mỗi ngày tiết kiệm một giờ” (Ảnh: tác giả cung cấp). |
- Thời gian = Cuộc đời. Do đó, lãng phí thời gian đồng nghĩa với lãng phí cuộc đời, còn làm chủ thời gian đồng nghĩa với làm chủ cuộc đời.
- Nhất thiết bạn phải có một Máy dò thời gian. Một cuốn nhật ký, một tập tin Excel, một tập giấy ghi chép đều được. Hãy nhớ lưu lại trên đó mọi thứ bạn làm trong 7 ngày theo từng khối 15 phút một. Cứ xem đó như bài kiểm tra đầu tiên nhé. Hãy bảo đảm cứ mỗi 15 phút của bạn đều được ghi nhận lại, hoặc ít ra cũng ghi nhận một lần mỗi giờ. Nếu đợi đến cuối ngày mới thực hiện bạn sẽ quên hết, sẽ ngồi phịa ra đủ chuyện và điền vào toàn những thứ vô nghĩa!
- Bước đầu tiên của yêu cái thùng rác là thực hiện một cuộc cách mạng thông thoáng. Có lẽ lâu nay bạn cứ lần lữa mãi và bây giờ chính là thời điểm thích hợp đấy! Hãy mang những thứ thật sự vớ vẩn ra bãi rác. Tất nhiên bạn có thể giữ lại mấy chiếc túi để sau này dùng tiếp. Và tôi tin rằng những nơi quyên góp từ thiện sẽ rất hân hạnh được nhận quần áo, đồ chơi cũ của bạn.
- Tình trạng lộn xộn, quá nhiều đồ đạc và đặc biệt là giấy tờ sẽ trì kéo bạn lại. Nếu muốn tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày, bạn phải tống khứ sự lộn xộn ra khỏi đời mình.
- Với một khoản tiền không quá lớn, bạn có thể mua một ổ cứng gắn ngoài chuyên dùng để sao lưu. Bạn có thể thực hiện việc thanh lọc những dữ liệu cũ của mình. Hơn một nửa là những thứ bạn sẽ chẳng bao giờ dùng đến.
- Hãy chọn cách cho bớt đồ đi, cứ mạnh tay vào, bạn không cần đến chúng đâu. Bạn cũng có thể lập một trang web Tặng đồ cũ. Ai mà biết được những người khác đang cần những thứ gì.
- Việc dọn dẹp những đống lộn xộn chính là điểm mấu chốt để dành thêm 1 giờ mỗi ngày, nên hãy quyết định và theo đến cùng.
- Bạn rất nên đầu tư một ít thời gian để bảo đảm mình biết phải cần tìm những thứ mình quyết định giữ lại ở đâu. Hãy dùng bút với mực không phai viết lên cả trước mặt lẫn hai bên hộp để khi chồng các hộp lên nhau bạn vẫn nhận ra trong từng hộp đựng gì.
- Hãy ở thì hiện tại. Chỉ cần một hoặc hai lần Mình sẽ làm chuyện này sau đã đủ khiến danh sách công việc của bạn dài ra. Đến lúc đó nó lại khiến bạn cảm thấy quá tải và bắt đầu lặp lại chu trình chần chừ!
- Hãy biến mỗi hoạt động phụ (pha cà phê, bật máy tính, xem Email, xoá thư rác, vào Facebook một lát…) trở thành phần thưởng cho việc hoàn thành từng phần của công việc (viết một báo cáo chẳng hạn).
|
|
- Bằng cách công khai thời hạn hoàn thành bạn sẽ khiến công việc được thực hiện. Cam kết một lần thì nhiều khả năng bạn sẽ thực hiện nó. Cam kết hai lần thì bạn sẽ làm mọi cách để khiến công việc hoàn thành.
- Hãy tạo ra cơ bắp cho hành động. Hai năm trước khi mới bắt đầu chế độ tập luyện, tình trạng thể chất của bạn có tuyệt vời như bây giờ không? Bạn có thể cam kết mỗi tuần có vài buổi tập nhẹ. Chỉ cần nửa tiếng để hoàn thành, kể cả phần làm nóng và kéo duỗi cơ.
- Một trong những trở ngại mang tính kinh điển của những người hay chần chừ là phải đương đầu với việc ra quyết định. Sự chần chừ sẽ lấy đi của bạn nhiều giờ. Nó thường là do sự lười biếng hoặc sợ hãi. Làm hay không làm, đó chính là câu hỏi.
- Vào cuối mỗi ngày hãy viết ra 5 thứ quan trọng nhất cần làm vào ngày hôm sau. Đây sẽ là một thói quen thường nhật. Phải là 5 thứ quan trọng nhất, không phải là 5 thứ dễ nhất, nhanh nhất hay gấp nhất. Bạn chỉ cần tạo một bảng CẦN LÀM và PHẢI LÀM. Chỉ cần chọn ra 5 việc trong danh sách Cần làm - Quá dễ!
- Hãy xếp việc Phải làm vào một biểu đồ gồm 4 ô vuông với bốn phần: Làm ngay, Giao phó (cấp bách nhưng không quan trọng), Dẹp bỏ (không cấp bách, cũng chẳng quan trọng), Ghi nhận (không cấp bách nhưng quan trọng).
- Chỉ một hành động đơn giản là viết ra điều bạn muốn trong đời một cách rõ ràng cũng đủ giúp bạn làm sáng tỏ và ổn định suy nghĩ của mình, đồng thời giữ bạn đi đúng hướng. Và việc đi đúng hướng sẽ mang tính sống còn đối với một số thử thách tiếp theo.
- Nếu bạn thật sự muốn tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày thì việc học cách nói Không một cách lịch sự sẽ là một vũ khí mạnh mẽ trong kho trang bị của bạn (nếu có Kẻ cướp thời gian nào chặn đường, bạn có thể tiết kiệm thời gian của mình và cả của họ nữa).
- Việc bạn tốn bao nhiêu thời gian cho Facebook hay Twitter rốt cuộc chỉ quan trọng với…chính bạn! Nào có ai thèm quan tâm nếu bạn lên trang của mình mỗi giờ một lần hay mỗi tháng một lần. Nếu khi thấy mình cứ như đang ăn không ngồi rồi trước chiếc máy tính, hãy đứng lên, lùi lại và tắt máy. Khi biết bắt đầu nghiện Game, hãy mạnh mẽ lên bấm Delete, dẹp luôn tài khoản và tận đáy lòng hãy tâm niệm rằng Nó là ảo!
- Nếu bạn có thể dồn hết thời gian quý báu của mình ở nhà cho người quan trọng nhất trên đời - chính là bạn! Hãy giảm thời gian qua lại xuống còn một nửa với những người thuộc nhóm Người tội nghiệp (rất muốn bạn chia sẻ tất cả những điều không như ý trong cuộc đời họ) và nhóm Người ganh tỵ (luôn muốn mình phải hơn bạn) và loại bỏ càng nhiều càng tốt nhóm Người phá hoại (khăng khăng bắt bạn phải nghe mọi rắc rối của họ).
- Với những người bạn muốn gặp hãy lên lịch cho một cuộc hẹn trong vòng 3 tháng tới (chắc bạn sẽ tìm được thời điểm mà cả hai cùng rảnh).
- Nếu bạn muốn dành thêm thời gian cho con hãy cân nhắc những ý tưởng sau: Cùng nhau dùng bữa. Hỏi thăm nhau về ngày hôm đó. Đưa từng đứa có buổi đi chơi với mình. Giao cho con nhiệm vụ kiểm tra hàng trong xe đẩy để chúng không thấy chán. Cả gia đình cùng nằm tán gẫu trong sáng chủ nhật. Tận dụng thời gian trò chuyện khi đang lái xe. Giữ trẻ ở gần khi vừa đi vừa nói chuyện…
- Hãy xem các trang web và lập ra một kế hoạch thực phẩm cho 2 tuần tới. Mang theo danh sách hàng cần mua sẽ tiết kiệm được 30% thời gian trong siêu thị.
- Hãy giảm thời gian xem TV xuống còn một nửa. Nếu bạn xem TV 3 giờ mỗi ngày thì đến 80 tuổi bạn đã mất 10 năm chỉ để ngồi trước cái hộp biết nói đó.
|
|
- Đọc sách là 1 trong Top 3 khi dành được thêm 1 giờ mỗi ngày. Nên để sách mới mua gần mình, nên tập đọc nhanh, nếu không phải tiểu thuyết thì chỉ cần đọc lướt qua, nên đọc trong 30 phú dậy sớm mỗi ngày, có sách cần vừa đọc vừa dùng bút để ghi chú.
- Để tận dụng tốt nhất một kỳ nghỉ cần: Lên kế hoạch từ sớm để được hưởng Khuyến mại. Đặt chỗ thông qua Đại lý du lịch. Sắp xếp đồ đạc trước 1 tuần…
- Những thiết bị công nghệ giúp ta tiết kiệm thời gian: Máy tính và điện thoại di động nếu sử dụng hợp lý; Đầu ghi truyền hình kỹ thuật số; Máy ảnh kỹ thuật số; Lò vi sóng, Máy rửa bát đĩa.
- Nếu cần gửi Thiệp mừng Giáng sinh hãy chọn một mẫu thích nhất và gửi cho mọi người.
- Hãy định giá thời gian xem mức lương mình mong muốn và giá trị mình đóng góp thêm cho công ty. Nếu thấy không hài lòng thì hãy cân nhắc xem có thể làm gì tốt hơn. Nếu hành động bạn có thể mong đợi những phần thưởng đến nhanh hơn.
- Hãy chia nhỏ nhiệm vụ trong tuần vào 3 nhóm: Còn chịu được, Khá hơn và Khu xuất sắc. Sau đó xem còn có chuyện gì đưa thêm vào Khu xuất sắc. Sau đó xem có thể học thêm hay nhờ giúp đỡ để nâng cao khả năng trong Khu khá hơn. Sau cùng là xem danh sách Còn chịu được và xem có cách nào loại bỏ những việc mình ghét nhất và mất nhiều thời gian nhất. Tập trung vào Khu xuất sắc, không những công việc trở nên thú vị hơn mà công ty cũng được hưởng lợi.
- Khi bạn muốn yêu cầu người khác giúp mình hãy mở lời nói Giúp tôi với thế là cứ như trong não có một chương trình chạy đến ngay là Phải giúp đỡ người khác.
- Đối với những lời yêu cầu có thể viết ra nhưng nên yêu cầu giúp đỡ bằng cách gặp mặt trực tiếp bất cứ khi nào có thể.
- Học được cách phân công hiệu quả không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra thêm thời gian mà bạn chưa từng có trước đây.
- Phải giảm thiểu thời gian bạn phí hoài trong những cuộc họp không hiệu quả. Chỉ nên họp trong 45 phút. Cần bắt đầu đúng giờ.
Nếu có sẵn trà hay cà phê thì nói ai cần tự rót, nếu chưa có thì hãy xem là phần thưởng nếu họp xong sớm; Hãy xác định chỉ họp trong 45 phút; Hãy nói những người thích nói nhiều là muốn họ nói gọn và nhanh; Hãy thúc ép mọi người ra quyết định (Liệu chúng ta có đồng ý rằng…); Hạng mục nào chưa ra được quyết định ngay hãy gác lại và thảo luận tiếp những vấn đề khác; Vui vẻ kết thúc sớm cuộc họp.
- Đừng để Email trở thành thứ tiêu tốn thời gian: Chỉ kiểm tra Email 3 hoặc 4 lần mỗi ngày. Hồi đáp ngắn gọn ngay cho người gửi Email một cách không cần thiết cho bạn (họ dùng CC hay BCC). Tránh gửi nối tiếp theo kiểu mê tín (gửi tiếp cho 10 người sẽ gặp may mắn) và chọn cách trao đổi trực tiếp thay cho cách cứ gửi đi gửi lại.
Nên chọn Unsubscribe (huỷ đăng ký) đối với mọi Email quảng cáo khi bạn không cần thiết. Tạo một thư mục để lưu những thứ không chắc liệu có cần hay không, lúc thuận tiện sẽ xem lại và xoá cả mớ không cần thiết. Hãy đừng xem Email như thứ thay thế điện thoại, Email chỉ như một giải pháp thay thế.
- Với máy tính: Hãy xem giấy ảo như giấy thật - không cần thì vứt vào thùng rác. Hãy lưu mọi địa chỉ cần liên hệ vào cơ sở dữ liệu để tiết kiệm thời gian. Hãy dùng các công cụ như Lịch, Phần mềm nhắc việc, Chuông báo để không bỏ lỡ các sự kiện hay thời hạn của dự án.
|
|
Học kỹ năng sử dụng macro (chuỗi lệnh được thực thi tự động) để thay cho một loạt thao tác giống nhau mỗi ngày. Nên đăng ký gói dịch vụ mạng nhanh nhất mà có thể trang trải được. Hãy gõ how to search Google bạn sẽ có những ngạc nhiên thú vị.
- Với điện thoại di động: Hãy lưu lại số của người gọi; Hãy tính trước mình cần nói gì; Nên đứng khi nói điện thoại - sẽ mất ít thời gian và như tập thể dục; Khi nghe hộp thư thoại hãy để lại lời nhắn bạn là ai, lý do gọi, nhắn số điện thoại của mình và cảm ơn.
- Cứ mỗi đầu tháng hãy chia 30 ngày thành ba nhóm: Ngày Tôi (ngày quan trọng cho mình hay gia đình), Ngày chủ chốt (những ngày thực hiện 5 nhiệm vụ thiết yếu) và Ngày linh tinh (làm mọi việc linh tinh). Chẳng hạn vào Ngày chủ chốt chỉ tập trung vào 5 nhiệm vụ chủ chốt, không xem Email, không trả lời điện thoại, không dự các cuộc họp không liên quan đến 5 nhiệm vụ chủ chốt…).
- Cần học cách đọc nhanh: Khi sắp đọc một tài liệu dài hãy nhắm mắt lại không quá 60 giây để hình dung mình đang đọc nhanh; Đừng đọc thành tiếng; Cần đánh dấu chỗ đang đọc bằng một tấm thiệp hay cây thước để che chỗ mình sắp đọc tới; Không đọc lại; Đọc lướt qua các tựa Chương hay các Tiêu đề để xem mình có muốn tìm hiểu hay không (trừ xem tiểu thuyết); Đọc nhanh nhưng đừng bỏ sót những thông tin quan trọng; Nên tập đọc nhanh một tài liệu bạn đã từng đọc.
- Trong một tương lai không xa những thiết bị kích hoạt bằng giọng nói sẽ đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống.
- Nếu bạn nắm vững các ý tưởng trong sách này thì bạn không chỉ tiết kiệm thêm 1 giờ mà chắc chắn là nhiều giờ.
- Thêm 25 ý tưởng: Giải lao rồi vui tiếp; Chân thành xin lỗi nhanh hơn đợi sự cho phép; Đến sớm trước 1 giờ và làm được nhiều việc hơn cả ngày; Vặn đồng hồ báo giờ đúng 3 phút để tập trung viết hay để cuộc nói chuyện với bạn không lan man;
Lập tập 20 bìa nhựa ghi Tài liệu tiếp nối, khỏi mất công đi tìm và thỉnh thoảng xem lại để huỷ khi cần; Kiểm soát tình hình chứ không thụ động chờ đợi;
Thức giấc đúng giờ và ra khỏi giường; Chọn việc phải làm và việc không làm; Thành công ở lúc này đây, không do dự vẩn vơ; Phân loại Email - Xử lý ngay, Nên đọc, Tạm treo; Khiến mọi chuyến hành trình đều hiệu quả - theo kiến thức logistics;
Viết ý tưởng cho vào túi và bốc nhiệm vụ theo hên-xui; LEST (ít hơn) lại có nghĩa là nhiều hơn vì gồm các chữ Listen (lắng nghe), Energy (năng lượng), Straight talking (nói thẳng) và Shadow (hình bóng) - bạn tạo nên hình ảnh sợ hãi, im lặng trong cuộc họp hay không?;
|
|
Cài số cho não - dùng 15 phút buổi sáng để vừa ăn điểm tâm, vừa xem bản tin, vừa lướt nhanh Email từ đêm trước, sau đó khi tắm, thay đồ và đi làm - đã chuẩn bị xong cho tâm trí các giải pháp tiềm năng cho công việc;
Dùng biện pháp Hết giờ để khiến người khác quay lại phần việc của họ, như để chồng sách trên ghế trống ở bàn làm việc, đứng trả lời điện thoại, nói sắp đi cùng đường với người muốn tán chuyện, nói xạo là có người đang chờ…;
Khi thấy mệt mỏi vì công việc hay vì lỗi lầm - hãy nghĩ: Mình thấy sao về điều này trong 1 tuần, hay 1 tháng, 1 năm; Hãy tận dụng 10 phút - để làm được khối thứ;
Tự hỏi: Việc đang làm khiến tiến ra xa hay lại gần mục tiêu; Luôn mang theo sổ nhỏ và bút để ghi chép ngay một ý tưởng nảy sinh, một tên người cần nhớ;
Xem xét lại mọi thứ khi đang bay hay đang ngồi trong xe; Giữ một hộp phiếu khổ A6 ở nhà và văn phòng để ghi chép từng việc cần làm; Dừng việc sắm sửa sau một thời gian xem có cần không;
Nói không với hàng Miễn phí; In ra những gì thật sự quan trọng và mang theo người, khi thấy rối rắm, căng thẳng, không biết nên làm gì hãy dừng lại và lấy ra xem.
