Được thành lập vào năm 2008, Công ty Cổ phần VietISO (phường Hai Bà Trưng, Hà Nội) là đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ dành riêng cho ngành du lịch. Trong đó, phần mềm TravelMaster là nền tảng quản trị chuyên sâu được xây dựng dựa trên đặc thù kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp du lịch Việt Nam.
Phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực vận hành
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Nguyễn Quyết Tâm - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần VietISO (VietISO) chỉ ra một trong những thách thức lớn nhất của ngành lữ hành nằm ở việc quản trị một mô hình kinh doanh có rất nhiều biến số.
Chương trình tour sau khi được bán ra vẫn tiếp tục thay đổi trong quá trình vận hành: số lượng khách có thể điều chỉnh, dịch vụ cần cập nhật, chi phí thực tế phát sinh, lịch trình có thể thay đổi và trải nghiệm cuối cùng phụ thuộc vào sự phối hợp của nhiều bộ phận cũng như hệ thống nhà cung cấp dịch vụ.
Chính vì vậy, tăng trưởng trong ngành du lịch không đơn thuần đến từ việc bán được nhiều tour hơn. Điều quan trọng là doanh nghiệp có đủ khả năng quản trị toàn bộ vòng đời của mỗi sản phẩm du lịch để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tối ưu nguồn lực vận hành và đảm bảo trải nghiệm nhất quán cho khách hàng.
Do đó, VietISO tập trung xây dựng hệ sinh thái công nghệ quản trị doanh nghiệp kết nối dùng chung. Công ty cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp du lịch trên nền tảng điện toán đám mây, ứng dụng công nghệ Internet thông minh, đồng thời phát triển các nền tảng dùng chung phục vụ hoạt động lữ hành, hệ thống đại lý trực tuyến (OTA), quản trị vận hành, tài chính, nhân sự và các hoạt động quản trị tổng thể.
TravelMaster được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, hỗ trợ số hóa toàn diện quy trình vận hành, quản lý bán hàng và khai thác dữ liệu khách hàng.
Thông qua API (giao diện lập trình ứng dụng) và ODS (kho dữ liệu vận hành), phần mềm giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn, mở rộng khả năng quản lý thông tin khách hàng, đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo chuyên sâu nhằm theo dõi hiệu suất và tối ưu hoạt động quản trị.
Đội ngũ sale có thể nhanh chóng thiết kế chương trình tour, xây dựng báo giá dựa trên hệ thống giá dịch vụ được quản lý theo từng thời điểm áp dụng, gửi chương trình tour online để khách hàng xem xét, xác nhận và thanh toán trực tuyến. Quy trình bán hàng được rút ngắn đáng kể, đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao tốc độ phản hồi, rút ngắn chu kỳ bán hàng và gia tăng trải nghiệm khách hàng ngay từ giai đoạn tư vấn.
Trong hoạt động điều hành tour, phần mềm giúp chuyển đổi dữ liệu sau bán hàng thành quy trình triển khai dịch vụ liền mạch. Các yêu cầu đặt dịch vụ được xử lý trực tiếp trên hệ thống, đội ngũ điều hành có thể kiểm soát tiến độ chuẩn bị, tình trạng dịch vụ, chất lượng nhà cung cấp và những thay đổi phát sinh trong quá trình tổ chức tour. Qua đó, doanh nghiệp đảm bảo chất lượng vận hành và trải nghiệm khách hàng đúng như cam kết.
Ở góc độ quản trị, phần mềm cung cấp cho ban lãnh đạo bức tranh toàn cảnh về hoạt động doanh nghiệp. Thực tế, một trong những hạn chế phổ biến trong hoạt động quản trị của nhiều doanh nghiệp lữ hành là lãnh đạo thường chỉ có được bức tranh đầy đủ về doanh thu, chi phí và hiệu quả kinh doanh sau khi tour kết thúc. Khoảng trễ này khiến việc phát hiện rủi ro và điều chỉnh kế hoạch vận hành thiếu tính kịp thời.
Với các hệ thống quản trị như TravelMaster, dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp lãnh đạo theo dõi liên tục hiệu suất kinh doanh, dòng tiền, tình trạng vận hành của từng tour cũng như những rủi ro phát sinh. Nhờ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra các quyết định điều hành thay vì thụ động chờ báo cáo.
"Hiện nay, có những công ty lữ hành với quy mô hơn 100 nhân sự, mỗi ngày tiếp nhận và xử lý hơn 500 báo giá, chốt hơn 100 booking trên phần mềm này. Với cường độ vận hành như vậy, hệ thống luôn đảm bảo sự duy trì sự ổn định, tốc độ xử lý và chất lượng dịch vụ tốt" - ông Tâm chia sẻ.
Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp chủ động ứng dụng những giải pháp công nghệ khác nhau vào hoạt động. Tuy nhiên, mỗi bộ phận sử dụng một công cụ riêng cho bán hàng, điều hành, kế toán hay chăm sóc khách hàng, dữ liệu bị phân tán khiến không khai thác được hết giá trị của chuyển đổi số.
Điều này khiến doanh nghiệp dù sử dụng nhiều phần mềm nhưng quy trình vận hành chưa thực sự được đơn giản hóa. Nhân sự phải nhập lại dữ liệu nhiều lần, mất thời gian tổng hợp thông tin giữa các hệ thống, trong khi ban lãnh đạo khó có được một bức tranh đầy đủ và kịp thời về hoạt động của doanh nghiệp.
Một rào cản khác là nhiều doanh nghiệp vẫn nhìn nhận chuyển đổi số là câu chuyện triển khai một công cụ công nghệ mới, trong khi phần mềm chỉ là một phần của quá trình chuyển đổi.
Theo ông Tâm, chuyển đổi số trong doanh nghiệp du lịch cần được nhìn nhận như một quá trình thay đổi tổng thể về công nghệ, dữ liệu, quy trình và con người. Khi các yếu tố này được kết nối phù hợp, công nghệ mới thực sự trở thành động lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.
Chính sách hỗ trợ thúc đẩy doanh nghiệp mạnh dạn chuyển đổi số
Lãnh đạo VietISO chia sẻ, trong những năm gần đây, thành phố Hà Nội đã có nhiều chương trình thiết thực nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận công nghệ, nâng cao năng lực số và ứng dụng các giải pháp mới vào hoạt động kinh doanh. Đặc biệt trong lĩnh vực du lịch, các chương trình hỗ trợ đang ngày càng đi sâu hơn vào những bài toán cụ thể của ngành.
Điển hình như "Hội thảo chuyên đề về phát triển du lịch thông minh" được tổ chức vào tháng 8/2025 và tháng 6/2026 do Sở Du lịch thành phố Hà Nội tổ chức. Các hoạt động này được duy trì thường xuyên cho thấy nỗ lực xây dựng một không gian kết nối giữa cơ quan quản lý, doanh nghiệp du lịch và các đơn vị công nghệ để cùng trao đổi, tìm kiếm giải pháp cho quá trình chuyển đổi số.
Điều này rất quan trọng bởi chuyển đổi số trong du lịch không thể tiếp cận theo một mô hình chung cho tất cả doanh nghiệp. Mỗi mảng đều có đặc thù riêng về khách hàng, sản phẩm, cách vận hành và mô hình kinh doanh. Khi các chương trình hỗ trợ được xây dựng sát với nhu cầu thực tế của từng ngành, doanh nghiệp sẽ có điều kiện tiếp cận những giải pháp phù hợp hơn thay vì chỉ dừng lại ở việc nhận thức về vai trò của chuyển đổi số.
Trong giai đoạn tiếp theo, chúng tôi cho rằng cần tiếp tục phát triển các hoạt động hỗ trợ theo hướng đồng hành sâu hơn cùng doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
Bởi thực tế, khó khăn lớn nhất của nhiều doanh nghiệp hiện nay không còn nằm ở việc có nhận thức về chuyển đổi số mà là làm thế nào để chuyển những định hướng đó thành thay đổi cụ thể trong vận hành. Họ cần được hướng dẫn bắt đầu từ đâu, chuẩn hóa quy trình như thế nào, khai thác dữ liệu ra sao và đo lường hiệu quả sau chuyển đổi bằng cách nào.
Chúng tôi cũng kỳ vọng thời gian tới sẽ có thêm nhiều chương trình kết nối thường xuyên giữa cơ quan quản lý, doanh nghiệp du lịch và các đơn vị công nghệ. Khi chính sách hỗ trợ được gắn với những bài toán thực tế, chuyển đổi số sẽ đi vào chiều sâu hơn, tạo ra những giá trị cụ thể cho cộng đồng doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch.
