Hiện nay việc ứng dụng hồ sơ số, hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy đã được nêu trong nhiều văn bản, quy định của Chính phủ, Bộ Giáo và Đào tạo và các ban ngành liên quan.
Tuy nhiên, tại một số địa phương việc sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy vẫn còn chậm, chưa có hướng dẫn cụ thể từ các Sở Giáo dục và Đào tạo các tỉnh/ thành nên các địa phương vẫn còn lúng túng, chưa dám mạnh mẽ áp dụng và đổi mới cho phù hợp.
Trong nhiều năm qua, giáo viên ở nhiều trường phổ thông thường xuyên phản ánh về tình trạng hồ sơ, sổ sách nặng nề, áp lực,…. Họ không chỉ giảng dạy trên lớp, mà còn phải dành rất nhiều thời gian để hoàn thành kế hoạch bài dạy, giáo án, báo cáo, sổ theo dõi chuyên môn, hồ sơ chủ nhiệm, sổ điểm… Nhiều loại hồ sơ còn trùng lặp, gây lãng phí thời gian và công sức. Điều này dẫn đến tình trạng giáo viên khá mệt mỏi. Thậm chí, có lúc việc dạy học trên lớp bị ảnh hưởng bởi vì giáo viên lo hoàn thành hồ sơ đúng hạn.
Các loại hồ sơ, sổ sách của tổ chuyên môn, giáo viên hiện nay
Tại khoản 2 và khoản 3 Điều 21 Điều lệ Trường tiểu học (kèm theo Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT) tổ chuyên môn, giáo viên tiểu học phải thực hiện các loại hồ sơ sau đây:
“2. Đối với giáo viên
a) Kế hoạch bài dạy.
b) Sổ ghi chép sinh hoạt chuyên môn, dự giờ và theo dõi đánh giá kết quả học tập của học sinh.
c) Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên chủ nhiệm).
d) Sổ công tác Đội (đối với Tổng phụ trách Đội).
3. Đối với tổ chuyên môn, tổ văn phòng: Sổ ghi chép nội dung các hoạt động của tổ.”
Khoản 2 và khoản 3 Điều 21 Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT Điều lệ trường phổ thông quy định hồ sơ của giáo viên, tổ chuyên môn trường trung học cơ sở, trung học phổ thông gồm:
“2. Đối với tổ chuyên môn:
a) Kế hoạch giáo dục của tổ chuyên môn (theo năm học).
b) Sổ ghi chép nội dung sinh hoạt chuyên môn.
3. Đối với giáo viên:
a) Kế hoạch giáo dục của giáo viên (theo năm học).
b) Kế hoạch bài dạy (giáo án).
c) Sổ theo dõi và đánh giá học sinh.
d) Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).”
Có thể dùng các loại hồ sơ điện tử nào thay thế hồ sơ giấy của tổ chuyên môn và giáo viên
Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các loại kế hoạch, hồ sơ của nhà trường, tổ chuyên môn, giáo viên như sau:
“Dạng hồ sơ điện tử được sử dụng thay cho các loại hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử. Việc quản lý hồ sơ điện tử do Sở Giáo dục và Đào tạo quy định theo chuẩn kết nối, chuẩn dữ liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo”.
Nếu hiệu trưởng, phó hiệu trưởng am hiểu công nghệ, áp dụng chuyển đổi số thì hồ sơ tổ chuyên môn, giáo viên không cần phải in ấn, chỉ gởi trực tiếp lên không gian mạng thực hiện ký số và lưu trữ điện tử bằng nhiều hình thức khác nhau hoặc ứng dụng các phần mềm tiện ích.
Khi đó, hàng năm giáo viên không phải in ấn rất nhiều giấy, mực in,…sau mỗi năm học, việc dùng giấy, mực in, máy in,...gây nhiều rác thải, ô nhiễm môi trường và áp lực, tốn kém công sức, kinh phí giáo viên.
Đối với tổ chuyên môn thực hiện Sổ ghi chép nội dung các cuộc họp (biên bản họp) thể hiện trên file và lưu trữ điện tử, không cần phải in ấn, ký duyệt hồ sơ giấy.
Đối với giáo viên gồm Kế hoạch giáo dục của giáo viên (theo năm học), Kế hoạch bài dạy (giáo án); Sổ theo dõi và đánh giá học sinh; Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).; Sổ dự giờ (giáo viên tiểu học);…thì cũng không cần in ấn, có thể sử dụng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy. Chỉ cần có sổ theo dõi và đánh giá học sinh là cần thiết in tay để giáo viên cập nhật kịp thời điểm số từng em trong quá trình học tập để đồng bộ lên hồ sơ số.
Do đó, người viết cho rằng đối với giáo viên, tổ chuyên môn chỉ cần hồ sơ giấy là sổ theo dõi và đánh giá học sinh, tất cả các hồ sơ còn lại nên thực hiện hồ sơ điện tử thay thế.
Như vậy, hành lang pháp lý đã có, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ứng dụng số thì hoàn toàn có thể dùng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy.
Giáo viên tỉnh Đồng tháp chỉ còn sử dụng sổ điểm cá nhân là hồ sơ giấy
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Tháp đã ban hành Công văn số 916/SGDĐT-GDPT về việc hướng dẫn sử dụng hồ sơ sổ sách điện tử tại các trường trung học cơ sở, trung học phổ thông.
Mục đích nhằm đẩy mạnh sử dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và quản lý các hoạt động chuyên môn trong các cơ sở giáo dục trung học; tăng cường chuyển đổi số trong giáo dục, sử dụng hồ sơ điện tử, sổ điểm điện tử, học bạ số để nâng cao hiệu quả công tác quản lý giáo dục; thực hiện nhập số liệu, khai thác, sử dụng thống nhất dữ liệu toàn ngành về trường, lớp, học sinh, giáo viên, trường chuẩn quốc gia và các thông tin khác trong quản lý, báo cáo. Tiếp tục thực hiện tinh giản hồ sơ, sổ sách trong nhà trường theo Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT ngày 18/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường.
Tại khoản 2 mục 2 của Công văn 916 nêu rõ:
“2. Các loại hồ sơ được sử dụng hồ sơ điện tử
Căn cứ vào điều kiện thực tế đơn vị, các nhà trường được phép triển khai thực hiện và quản lý trên nền tảng công nghệ thông tin (hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy) với các loại hồ sơ quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 21 của Thông tư số 32 dạng hồ sơ điện tử được sử dụng thay cho các loại hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của địa phương, nhà trường, khả năng thực hiện của giáo viên và bảo đảm tính hợp pháp của các loại hồ sơ điện tử.
Bắt buộc sử dụng hồ sơ điện tử đối với các loại hồ sơ sau từ năm học 2025-2026:
Đối với nhà trường: Sổ theo dõi và đánh giá học sinh theo lớp, sổ đăng bộ (sử dụng in ra từ phần mềm quản lý trường học).
Đối với tổ chuyên môn: Kế hoạch giáo dục của tổ chuyên môn (theo năm học), Kế hoạch hoạt động chuyên môn; Sổ ghi chép nội dung sinh hoạt chuyên môn.
Đối với giáo viên: Kế hoạch bài dạy (giáo án), Sổ theo dõi và đánh giá học sinh, Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên được phân công chủ nhiệm lớp).
Đối với các loại hồ sơ còn lại theo Điều 21 của Thông tư 32/2020: nhà trường quản lý theo hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử hoặc song song cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử tùy theo điều kiện của nhà trường và khả năng thực hiện của giáo viên.
Như vậy, đối với tổ chuyên môn, Công văn của Sở Giáo dục tỉnh Đồng Tháp yêu cầu 100% hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy.
Đối với giáo viên, gần như toàn bộ hồ sơ bắt buộc sử dụng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy.
Bên cạnh đó, tại Phụ lục hướng dẫn các loại hồ sơ sổ sách điện tử hướng dẫn về sử dụng sổ theo dõi, đánh giá học sinh của giáo viên (sổ điểm cá nhân) như sau:
“Sổ theo dõi và đánh giá học sinh của giáo viên (sổ điểm cá nhân)
Số theo dõi và đánh giá học sinh của giáo viên bằng bản giấy được Hiệu trưởng nhà trường chỉ đạo các thành viên quản trị hệ thống phần mềm quản lý trường học (sau đây gọi là Ban quản trị) in từ biểu mẫu trên phần mềm quản lý trường học theo đúng biểu mẫu quy định tại các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong đó đã có danh sách học sinh của từng lớp được phân công giảng dạy; Giáo viên môn học/hoạt động giáo dục (sau đây gọi chung là môn học) có trách nhiệm sử dụng Sổ cá nhân của giáo viên theo đúng quy định…”
Đối với kế hoạch bài dạy (giáo án), Phụ lục trong Công văn 916 cũng nêu rõ “Giáo viên có thể chuẩn bị kế hoạch bài dạy, ghi chép nội dung sinh hoạt, hoạt động, thực hiện các loại hồ sơ sổ sách khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ dạng số (tệp văn bản định dạng word, pdf hoặc powerpoint), không phải in ra giấy; Riêng các loại Kế hoạch có ký phê duyệt thì phải có chữ ký số, các loại hồ sơ phải dấu xác thực thời gian soạn thảo, thời gian phê duyệt phù hợp với quy định chuyên môn.”
Như vậy, đối với giáo viên chỉ còn Sổ điểm cá nhân là thực hiện hồ sơ giấy, việc quy định này là phù hợp vì sổ điểm cá nhân để giáo viên ghi điểm, theo dõi kịp thời học sinh,…để cập nhật vào các phần mềm theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Sau khi Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Tháp ban hành Công văn 916, đây là cơ sở pháp lý rất quan trọng để các cơ sở giáo dục thực hiện, người viết nhận thấy đa số lãnh đạo các trường trên địa bàn đã cập nhật và triển khai giáo viên thực hiện, giáo viên phấn khởi vì không phải in giáo án mỗi năm, tiết kiệm kinh phí, ứng dụng công nghệ, giảm rác thải,…
Tài liệu tham khảo: Công văn 916 của Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Tháp
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.
