Ngành Quản trị Văn phòng (Office Administration) là ngành học chuyên cung cấp những kiến thức, kỹ năng liên quan đến công tác lập kế hoạch, thiết kế hoạt động, giám sát hiệu quả làm việc của một văn phòng cụ thể.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hợp tác quốc tế mở rộng, các tổ chức, doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô. Nhu cầu nhân lực ngành Quản trị văn phòng được đào tạo chính quy ngày càng tăng cao.
Có phải ngành Quản trị văn phòng tẻ nhạt, không cần nhiều chuyên môn?
Trao đổi với Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc, Trưởng Bộ môn Quản trị văn phòng, Khoa Quản lý, Học viện Quản lý Giáo dục cho biết, nhân viên quản trị văn phòng là một vị trí công việc rất đặc thù khi phải thường xuyên tiếp xúc với các đối tượng đa dạng như lãnh đạo, các nhà quản lý, nhân viên, khách hàng, đối tác.
Hiện nay, có một số quan niệm cho rằng công việc của nhân viên quản trị văn phòng khá nhàn rỗi, chủ yếu làm các công việc “rót nước, pha trà”, không cần sử dụng nhiều chuyên môn. Hay học quản trị văn phòng là thiên về đào tạo các công việc bàn giấy, hồ sơ, sổ sách.
Cô Cúc cho rằng, đây có lẽ là hiểu lầm phổ biến nhất của nhiều người khi hình dung về ngành quản trị văn phòng. Do gắn với từ “văn phòng” nên nhiều người cho rằng công việc của nhân viên quản trị văn phòng khá tẻ nhạt, chủ yếu làm các công việc tay chân đơn giản.
Tuy nhiên, theo cô Cúc, trong thực tế, phạm vi công việc của một nhân viên quản trị văn phòng vô cùng đa dạng, đòi hỏi trình độ chuyên môn cao và năng lực thực thụ.
Cụ thể như thu thập, xử lý thông tin; tham mưu và đề xuất các phương án giải quyết vấn đề cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo quản trị hệ thống thông tin hiệu quả và ứng dụng công nghệ thông tin; xây dựng hệ thống quy chuẩn cho hoạt động văn phòng; soạn thảo và chuyển giao văn bản; lưu trữ hồ sơ; tổ chức các sự kiện, hội họp và truyền thông, quảng bá, giới thiệu hình ảnh cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc; liên lạc, giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài...
Thực ra, bản chất của ngành Quản trị văn phòng không phụ thuộc vào yếu tố “văn phòng” mà chú trọng yếu tố “quản trị”.
Ở những cơ sở đào tạo có thế mạnh về lĩnh vực quản lý như Học viện Quản lý Giáo dục, chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng đặc biệt chú trọng tới việc đào tạo cho sinh viên các kiến thức, kỹ năng và khả năng tư duy của một nhà quản trị hơn là đào tạo những nhân viên làm việc thụ động.
Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Linh, phụ trách ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Đông Á cho rằng: Quản trị văn phòng là ngành đào tạo nhằm cung cấp nguồn nhân lực có tư duy, kỹ năng nghiệp vụ và thái độ làm việc phù hợp để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, điều hành và hoạt động chuyên môn của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là nền tảng, bệ đỡ để các hoạt động chuyên môn của cơ quan được thực hiện tốt hơn.
Đội ngũ quản trị văn phòng chính là đầu não của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của đội ngũ này là tham mưu, tư vấn, thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định mang tính chiến lược, không phải làm "bàn giấy" như nhiều người lầm tưởng. Để làm tốt vai trò của mình, đòi hỏi nhân viên quản trị văn phòng phải vừa năng động, vừa tinh nhuệ.
Chương trình đào tạo trang bị cho sinh viên kiến thức gì?
Chia sẻ về chương trình đào tạo của ngành Quản trị văn phòng, Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc cho biết: Tại Học viện Quản lý Giáo dục, chương trình liên tục được cập nhật sát với nhu cầu thực tiễn.
Đồng thời, chương trình được xây dựng trên cơ sở khảo sát kỹ nhu cầu của thị trường lao động, nhận được sự tư vấn, thẩm định của nhiều chuyên gia trong lĩnh vực. Qua đó, tập trung phát triển tư duy quản trị, năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm, các nội dung thực hành, thực tập cho sinh viên.
Sinh viên được cung cấp các kiến thức cơ bản về quản trị học, quản trị văn phòng; về tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp; về năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và quản trị văn phòng; về ứng dụng công nghệ mới trong quản trị văn phòng…
Bên cạnh đó, sinh viên còn được học các môn học chuyên sâu như quản trị nhân sự; quản lý cơ sở vật chất; nghiệp vụ thư ký; nghiệp vụ văn thư - lưu trữ; quan hệ công chúng, marketing, ứng dụng ISO trong quản trị văn phòng, xây dựng Chính phủ điện tử…
Ngoài ra, cô Cúc cũng thông tin thêm, ngay từ khi còn ngồi ghế nhà trường, sinh viên được trang bị các kỹ năng, nghiệp vụ trong lĩnh vực hành chính văn phòng và một số kỹ năng bổ trợ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng làm việc cá nhân, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo và quản lý hoạt động của nhóm… và một số nhóm kỹ năng cần thiết khác.
Học phí ngành Quản trị văn phòng tại Học viện Quản lý Giáo dục là 375.000 đồng/tín chỉ. Với tổng 137 tín chỉ, tương đương học phí toàn khóa là khoảng 50 triệu đồng. Theo cô Cúc, mức học phí này phù hợp với đa số sinh viên, đặc biệt là sinh viên có hoàn cảnh khó khăn. Ngoài ra, Học viện còn có nhiều chương trình học bổng, hỗ trợ chi phí cho sinh viên học tập.
Còn với Trường Đại học Đông Á, Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Linh cho biết, ngành Quản trị văn phòng của trường là một trong những ngành được đào tạo đầu tiên ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên.
Ngành học này cung cấp nguồn nhân lực quản trị văn phòng dồi dào cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên quản trị văn phòng cũng đang giữ vai trò không thể thiếu trong các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân các cấp, các trường học từ tiểu học đến cao đẳng, đại học…
Ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Đông Á được xây dựng trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của cơ quan, doanh nghiệp. Nhà trường đã khảo sát lấy ý kiến đóng góp của các chuyên viên, trưởng phòng, các nhà quản lý và chuyên gia trong lĩnh vực văn phòng để xây dựng chương trình đào tạo.
Sinh viên được đào tạo với chuẩn đầu ra về nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng, nghiệp vụ thư ký, nghiệp vụ tổ chức sự kiện, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Thứ nhất, sinh viên ra trường sẽ thành thạo công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản pháp lý; đồng thời áp dụng tiêu chuẩn hóa ISO vào việc xây dựng quy trình quản lý hành chính trong cơ quan, doanh nghiệp.
Thứ hai, sinh viên thành thạo các công việc và kỹ năng liên quan đến thư ký/trợ lý lãnh đạo, có khả năng thực hiện và quản lý các chương trình sự kiện, lên kế hoạch chương trình sự kiện, quảng cáo, tài trợ và gây quỹ cho sự kiện...
Thứ ba, sinh viên có năng lực tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc số hóa tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức liên kết, hợp tác doanh nghiệp luôn được Trường Đại học Đông Á quan tâm để đáp ứng mục tiêu đào tạo.
Nhà trường hợp tác với Trung tâm hành chính Thành phố Đà Nẵng để tiếp nhận sinh viên thực tập hàng năm, đồng thời hỗ trợ trung tâm trong việc sắp xếp hồ sơ, số hóa tài liệu... Sinh viên ngành Quản trị văn phòng còn được các sở, ban, ngành hỗ trợ kinh phí thực tập và hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Theo cô Linh, chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Đông Á luôn được cải tiến trên cơ sở tham khảo mô hình giảng dạy, cách điều hành, thiết kế, tổ chức hoạt động văn phòng của các nước như: Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc, Philippines… Ngoài ra, khoa còn có đội ngũ giảng viên thỉnh giảng là những người đã được đào tạo hoặc đảm nhận các chức danh như Chánh văn phòng, trưởng/phó phòng hành chính – tổ chức của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp…
Trần Thị Thanh Tâm, sinh viên năm 4, ngành Quản trị văn phòng, Học viện Quản lý Giáo dục chia sẻ, ngoài kiến thức chuyên môn, nhà trường rất chú trọng đến việc xây dựng kỹ năng mềm, kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên.
Sinh viên được tạo cơ hội để tự xây dựng dự án trong học phần Quản lý dự án; Xây dựng bài thuyết trình cá nhân, dựng video clip về tình huống công sở; Xây dựng kịch bản liên quan tới bài học của học phần Tâm lý học quản lý.
“Tại Học viện Quản lý Giáo dục, bên cạnh việc dạy kiến thức trong các giáo trình chính thức, thầy cô luôn hướng dẫn sinh viên kỹ năng tìm kiếm, khai thác và xử lý thông tin từ nhiều nguồn bên ngoài như thư viện số của trường, các nguồn học liệu mở miễn phí trên mạng. Vì vậy, sinh viên luôn được cập nhật những kiến thức chuyên sâu, khoa học, hiện đại. Đồng thời, kỹ năng tìm kiếm và xử lý thông tin cũng là kỹ năng rất cần thiết cho công việc thực tế", Thanh Tâm cho hay.
Cơ hội việc làm của ngành Quản trị văn phòng
Theo Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Linh, sau khi tốt nghiệp cử nhân ngành Quản trị văn phòng, người học có khả năng làm việc tại các vị trí khác nhau như chuyên viên, nhân viên văn phòng tại các bộ phận hành chính, tổ chức nhân sự, văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội từ trung ương đến địa phương; Nhân viên hành chính, văn thư, thư ký, lễ tân, trợ lý văn phòng cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài ra, sinh viên cũng có thể học cao học và trở thành giảng viên, nghiên cứu viên tại các cơ sở nghiên cứu, sở đào tạo và làm quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, đại học.
Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang mở cửa, thu hút nhiều tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài đầu tư cũng như số lượng lớn các doanh nghiệp được thành lập, nhu cầu lao động ngành Quản trị văn phòng ngày càng cao.
"Sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng ngày càng có nhiều cơ hội việc làm và thăng tiến. Mức lương ngành Quản trị văn phòng dao động 8-12 triệu/tháng, tùy theo năng lực và vị trí việc làm của sinh viên”, cô Linh cho biết.
Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Linh khẳng định, việc đào tạo ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Đông Á đáp ứng cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn. Vì vậy sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể bắt tay vào làm việc ngay tại các cơ quan và doanh nghiệp mà không cần phải đào tạo lại.
Tại Học viện Quản lý Giáo dục, Tiến sĩ Nguyễn Diệu Cúc thông tin, nhiều sinh viên đã nhanh chóng tìm được việc làm ngay từ khi thực tập tốt nghiệp và tỷ lệ tìm được việc làm đúng ngành đào tạo khá cao. Qua phản ánh của cơ sở thực tập tốt nghiệp, sinh viên ngành Quản trị văn phòng của Học viện Quản lý Giáo dục được đánh giá cao ở tư duy quản trị, năng lực lập kế hoạch, năng lực sử dụng công nghệ thông tin, các kỹ năng mềm như giao tiếp, hợp tác, làm việc nhóm. Đặc biệt, đa số sinh viên được đánh giá cao ở phẩm chất trung thực trong công việc.
Cô Cúc cho biết thêm, qua khảo sát trên thị trường lao động, đối với ứng viên mới tốt nghiệp, mức lương dao động từ 6 – 9 triệu đồng/tháng. Ứng viên có từ 1-2 năm kinh nghiệm có mức lương dao động từ 10 – 12 triệu đồng/tháng. Đối với ứng viên có từ 3 – 5 năm kinh nghiệm, mức lương có thể lên tới trên 15 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, trên thực tế, mức lương của ngành Quản trị văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: kinh nghiệm làm việc, công việc đảm nhận, tính chất công việc, quy mô tổ chức/doanh nghiệp...
Nguyễn Thị Nhâm, sinh viên năm 4, ngành Quản trị văn phòng, Học viện Quản lý Giáo dục chia sẻ, bạn lựa chọn học ngành Quản trị văn phòng tại Học viện Quản lý Giáo dục vì đây là ngành học khá mới trong thời điểm hiện nay và mở ra cơ hội việc làm phong phú, với nhiều vị trí tại văn phòng các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân.
Hiện tại, Nhâm đã hoàn thành xong việc học tại trường và đang chờ bằng tốt nghiệp. Nhâm đang làm nhân viên tuyển dụng tại Phòng nhân sự của Công ty cổ phần Green Speed. So với kiến thức được học tập ở trường, Nhâm cho biết không thấy có quá nhiều sự khác biệt với công việc thực tế. Bản thân bạn đã nắm chắc các kiến thức về ngành Quản trị văn phòng nên chỉ mất một thời gian ngắn để bắt nhịp với công việc.
