Sau một thời gian triển khai, học bạ số đã được sử dụng rộng rãi tại các trường học trên cả nước, góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục. Dù vậy, thực tế cho thấy hệ thống quản lý dữ liệu chưa đồng bộ, khiến giáo viên vẫn phải thực hiện nhiều thao tác thủ công, trong đó có việc nhập lại những thông tin đã có sẵn.
Có học bạ số, nhà trường vẫn dùng song song học bạ giấy
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, cô Vũ Thị Kim Oanh - Phó Hiệu trưởng Trường Tiểu học Kim Chung (Hà Nội) cho biết, việc triển khai học bạ điện tử tại nhà trường hiện diễn ra thuận lợi và đã đi vào nền nếp.
Nhà trường bắt đầu thí điểm học bạ điện tử từ năm học 2023–2024. Sau quá trình vận hành, hoàn thiện quy trình và nâng cao năng lực đội ngũ, đến năm học 2025–2026, hệ thống đã hoạt động ổn định, giáo viên thành thạo các thao tác cập nhật, quản lý và ký số học bạ. Bước sang năm học 2026–2027, việc triển khai càng thuận lợi hơn khi giáo viên đã quen với quy trình và hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng tốt yêu cầu thực tế.
Theo cô Oanh, một trong những thuận lợi lớn nhất là nhà trường sử dụng thống nhất Cơ sở dữ liệu ngành của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nhờ đó, dữ liệu học sinh được quản lý tập trung, việc khai thác thông tin thuận tiện hơn, đồng thời bảo đảm khả năng liên thông giữa các cấp học cũng như giữa các địa phương trên phạm vi cả nước. Điều này không chỉ hỗ trợ công tác quản lý mà còn tạo nền tảng quan trọng cho quá trình chuyển đổi số trong giáo dục.
Ở giai đoạn hiện nay, nhà trường vẫn thực hiện song song học bạ điện tử và học bạ giấy. Theo cô Oanh, mỗi loại hình đều có những ưu điểm riêng và bổ trợ cho nhau trong công tác quản lý hồ sơ học sinh.
Học bạ số phát huy hiệu quả trong việc cập nhật, tra cứu, chia sẻ và liên thông dữ liệu nhanh chóng; trong khi học bạ giấy vẫn có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ lâu dài, đối chiếu thông tin và bảo đảm an toàn hồ sơ trong trường hợp hệ thống hoặc dữ liệu điện tử phát sinh sự cố. Đặc biệt, với đặc thù là trường có số lượng học sinh biến động lớn do sự dịch chuyển dân cư, học bạ giấy vẫn phát huy hiệu quả trong quá trình giải quyết thủ tục chuyển trường, giúp việc bàn giao hồ sơ của học sinh diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.
Bên cạnh những kết quả đạt được, cô Oanh nhận xét quá trình triển khai học bạ số vẫn còn một số vướng mắc liên quan đến phần mềm quản lý. Hiện nay, một số trường dữ liệu chưa được đồng bộ hoàn toàn. Chẳng hạn, thông tin "Nơi ở hiện tại" trong hồ sơ học sinh chưa tự động chuyển sang hồ sơ cuối cấp ở nhánh tuyển sinh đầu cấp, khiến giáo viên chủ nhiệm phải nhập lại thủ công dù dữ liệu đã có sẵn.
Cùng chia sẻ về vấn đề này, thầy Liễu Tiến Sơn - Hiệu trưởng Trường Phổ thông Dân tộc bán trú Tiểu học và Trung học cơ sở Hầu Thào (tỉnh Lào Cai) cho biết, nhà trường bắt đầu triển khai thí điểm học bạ số từ năm học 2022–2023. Sau quá trình từng bước hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, nâng cao năng lực đội ngũ và chuẩn hóa quy trình thực hiện, đến năm học 2025–2026, việc chuyển đổi từ học bạ giấy sang học bạ số đã được triển khai đồng bộ và phát hành thành công cho 100% học sinh của nhà trường.
“Để đáp ứng yêu cầu triển khai học bạ số, nhà trường đã chủ động bố trí nguồn lực, kinh phí đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin. Trong năm học vừa qua, hệ thống học bạ số được áp dụng cho 826 học sinh nhằm bảo đảm tính ổn định trong quá trình vận hành. Đồng thời, 100% máy tính của nhà trường được kết nối internet tốc độ cao, đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng các phần mềm quản lý.
Ngay từ đầu năm học, nhà trường cũng đã rà soát, cập nhật và ban hành quy chế sử dụng hồ sơ điện tử, trong đó quy định rõ việc tạo lập, quản lý, ký số và lưu trữ học bạ số. Đây là cơ sở quan trọng để việc triển khai được thực hiện thống nhất, đúng quy định và bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ” – thầy Sơn bày tỏ.
Nhận xét về những thuận lợi trong quá trình triển khai, thầy Sơn cho biết, công tác tuyên truyền, quán triệt chủ trương thực hiện học bạ số đã được nhà trường thực hiện từ nhiều năm học trước. Nhờ đó, đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên có sự chuẩn bị đầy đủ về nhận thức cũng như kỹ năng sử dụng hệ thống. Đến nay, 100% cán bộ quản lý, giáo viên đã thao tác thành thạo việc khởi tạo, cập nhật và ký số học bạ điện tử cho học sinh. Cùng với đó, hạ tầng công nghệ thông tin của nhà trường cơ bản đáp ứng yêu cầu triển khai, tạo điều kiện thuận lợi để việc chuyển đổi diễn ra đồng bộ.
Dù vậy, thầy Sơn cho rằng việc triển khai học bạ điện tử vẫn gặp một số khó khăn. Theo đó, hệ thống đôi khi phát sinh lỗi từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ, khiến giáo viên phải thực hiện ký số nhiều lần trên cùng một hồ sơ, làm tăng thời gian xử lý công việc. Ngoài ra, việc phụ thuộc vào nền tảng kỹ thuật và hạ tầng của các nhà cung cấp dịch vụ cũng ảnh hưởng đến tiến độ xử lý khi hệ thống gặp sự cố.
Theo Thạc sĩ Nguyễn Minh Tú - giáo viên Trường Trung học phổ thông chuyên Chu Văn An (tỉnh Lạng Sơn), việc triển khai học bạ số mang lại nhiều thuận lợi cho giáo viên trong quá trình quản lý và đánh giá học sinh. Thay vì phải ghi chép, tổng hợp và lưu trữ thủ công như trước, giáo viên có thể cập nhật thông tin trên hệ thống, thuận tiện tra cứu dữ liệu, giảm khối lượng hồ sơ giấy và hạn chế những sai sót trong quá trình nhập, tổng hợp điểm.
Tuy nhiên, theo thầy Tú, quá trình triển khai trên thực tế vẫn gặp một số khó khăn, trước hết liên quan đến hạ tầng công nghệ và tính ổn định của các phần mềm. Có thời điểm hệ thống hoạt động chưa ổn định, ảnh hưởng đến việc cập nhật hoặc khai thác dữ liệu. Trong khi đó, năng lực sử dụng công nghệ của giáo viên chưa đồng đều, khiến quá trình thích ứng với các nền tảng số ở mỗi trường, mỗi giáo viên có sự khác nhau.
Đáng chú ý, vấn đề lớn hơn nằm ở sự thiếu đồng bộ giữa các hệ thống phần mềm. Hiện nay có trường sử dụng SMAS, có trường sử dụng VnEdu, trong khi dữ liệu sau đó lại cần được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu của ngành giáo dục và đào tạo. Khi các hệ thống chưa liên thông hoàn toàn, giáo viên có thể phải nhập hoặc rà soát lại cùng một loại thông tin ở nhiều nền tảng khác nhau.
Theo thầy, nếu mỗi nền tảng có một cách thức quản lý dữ liệu khác nhau nhưng chưa có cơ chế kết nối thống nhất, mục tiêu giảm tải cho giáo viên của học bạ số sẽ khó đạt được trọn vẹn. Khi đó, thay vì chỉ nhập dữ liệu một lần và sử dụng xuyên suốt, giáo viên vẫn phải thực hiện nhiều thao tác trên các hệ thống khác nhau, làm phát sinh thêm thời gian và công việc hành chính. Đồng thời, cũng dễ phát sinh sai sót mỗi lần nhập dữ liệu.
Không chỉ đặt ra vấn đề ở khâu quản lý trong nhà trường, việc sử dụng học bạ số cũng chưa thể tách hoàn toàn khỏi học bạ giấy. Điển hình như khi học sinh lớp 12 trúng tuyển đại học, các trường đại học vẫn yêu cầu học sinh xuất trình hoặc nộp học bạ bản chính để đối chiếu. Điều này khiến nhà trường chưa thể bỏ hoàn toàn việc quản lý, lưu trữ học bạ giấy dù học bạ số đã được triển khai.
Cần nền tảng quản lý dữ liệu đồng bộ trên toàn quốc
Từ thực tiễn triển khai tại đơn vị, theo thầy Sơn, để việc triển khai học bạ điện tử thuận lợi và đồng bộ hơn, Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể nghiên cứu xây dựng một phân hệ đồng bộ, đồng thời cung cấp phần mềm quản lý nhà trường dùng chung trên phạm vi cả nước.
Khi các hệ thống được kết nối trên cùng một nền tảng, dữ liệu cũng thuận lợi hơn trong việc chia sẻ, cập nhật và khai thác, hạn chế tình trạng mỗi phần mềm sử dụng một cách thức quản lý dữ liệu riêng.
Trong khi đó, cô Oanh cho rằng hệ thống cũng cần tiếp tục được hoàn thiện theo hướng dữ liệu đã được cập nhật chỉ cần nhập một lần và tự động kế thừa ở tất cả các chức năng liên quan. Theo cô, những thông tin đã có trên hệ thống cần được sử dụng xuyên suốt ở các khâu quản lý, thống kê, báo cáo và thực hiện hồ sơ, thay vì giáo viên phải nhập lại nhiều lần.
Theo cô, giải pháp này không chỉ giúp giảm khối lượng thao tác cho giáo viên mà còn hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu. Khi một thông tin chỉ cần cập nhật một lần và được tự động đồng bộ ở các chức năng liên quan, dữ liệu sẽ được thống nhất hơn, đồng thời giáo viên cũng giảm thời gian dành cho những công việc hành chính, nhập liệu và đối chiếu thông tin.
Còn theo thầy Tú, một trong những yêu cầu quan trọng là thực hiện nguyên tắc “nhập dữ liệu một lần, sử dụng nhiều lần”, tăng cường liên thông giữa các hệ thống, giảm các loại hồ sơ giấy trùng lặp, chuẩn hóa dữ liệu và đơn giản hóa thao tác.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa và các hệ thống có thể liên thông, giáo viên sẽ không phải thực hiện nhiều lần những thao tác giống nhau, đồng thời hạn chế tình trạng phải vừa cập nhật hồ sơ điện tử vừa duy trì các loại hồ sơ giấy có nội dung trùng lặp. Qua đó, giáo viên có thêm thời gian tập trung cho công tác chuyên môn và dành nhiều thời gian hơn cho việc giảng dạy, theo dõi và hỗ trợ học sinh.
