Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển mạnh mẽ, chuyển đổi số là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững. Từ những công ty quy mô lớn đến doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, vận hành và chăm sóc khách hàng đang mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra không ít thách thức.

Chuyển đổi số là bước đi chiến lược

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Đỗ Quang Huy - Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ecotop (phường Hoàng Mai, Hà Nội) đánh giá, chuyển đổi số trong kinh doanh hiện nay là xu hướng tất yếu và vô cùng cần thiết. Trong bối cảnh mọi hoạt động của Nhà nước, doanh nghiệp và người dân đều đang được số hóa, việc áp dụng chuyển đổi số không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí nhân sự, mà còn mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng và thị trường.

Hoạt động chuyển đổi số đang mang lại nhiều thay đổi rõ rệt trong sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi ích dễ thấy nhất là giảm bớt nhân sự, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính thuận tiện trong công việc. Trước đây, phần lớn dữ liệu phải được ghi nhớ, lưu trữ và tìm kiếm thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Với sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý, lưu trữ trực tuyến, giờ đây việc tra cứu, cập nhật cũng như chia sẻ thông tin trở nên nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số còn góp phần nâng cao năng suất lao động, tối ưu quy trình vận hành và tăng tính minh bạch trong quản lý. Nhờ khả năng kết nối giữa các bộ phận, nhân sự có thể phối hợp linh hoạt, giảm chồng chéo và tránh thất lạc thông tin. Về lâu dài, chuyển đổi số là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và thích ứng tốt hơn với những biến động của thị trường.

Ông Đỗ Quang Huy chia sẻ thêm: “Hiện tại, chúng tôi đang sử dụng khá nhiều phần mềm phục vụ hoạt động quản lý và vận hành, trong đó có phần mềm chuyên dụng như Nhanh.vn (quản lý bán hàng đa kênh) hay phần mềm kế toán. Những phần mềm này giúp theo dõi doanh thu, kiểm soát tồn kho, quản lý đơn hàng và cập nhật dữ liệu tài chính nhanh chóng, chính xác hơn so với phương pháp thủ công.

Cùng với đó, chúng tôi chủ động đưa sản phẩm lên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada để tiếp cận nhiều nhóm khách hàng hơn. Việc kinh doanh trực tuyến giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không bị giới hạn bởi không gian trưng bày hay chi phí vận hành cửa hàng truyền thống.

Ngoài ra, chúng tôi cũng tìm hiểu và ứng dụng thêm nhiều nền tảng công nghệ mới, từ phần mềm quản lý công việc, trao đổi nội bộ đến các công cụ hỗ trợ trí tuệ nhân tạo, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Việc này giúp hình thành hệ thống quản trị số hóa đồng bộ, tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số toàn diện trong thời gian tới".

Theo ông Huy, bên cạnh thuận lợi, quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp vẫn gặp không ít khó khăn, đặc biệt ở khâu triển khai đồng bộ cho toàn bộ nhân sự. Việc áp dụng công nghệ mới đòi hỏi thời gian để đào tạo, hướng dẫn và giúp nhân viên làm quen, trong khi đó, nhiều người quen làm việc với phương thức truyền thống nên có tâm lý e ngại thay đổi.

Giai đoạn đầu thường gặp tình trạng “chệch nhịp” giữa các bộ phận, người nắm bắt nhanh sẽ làm được ngay, người chưa quen dễ bị lúng túng, dẫn đến tiến độ chung bị chậm. Ngoài ra, việc thiếu người phụ trách về chuyển đổi số khiến doanh nghiệp phải tự mày mò, vừa học vừa làm, nên hiệu quả chưa cao.

Để khắc phục tình trạng này, ông Huy bày tỏ mong muốn trong thời gian tới sẽ có thêm chương trình hỗ trợ đào tạo nhân sự bài bản, hướng dẫn cụ thể về quy trình và cách thức triển khai, giúp mọi người hiểu rõ lợi ích, sử dụng thành thạo công nghệ, từ đó tạo ra sự thống nhất và đồng thuận trong toàn doanh nghiệp.

“Theo tôi, nếu có thêm các khóa học chuyên sâu kéo dài từ khoảng 3-6 tháng, được thiết kế bài bản, đào tạo từ A đến Z về kiến thức và kỹ năng thực hành cho đội ngũ nhân sự thì hiệu quả chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ được nâng cao đáng kể. Đây là cách giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân lực số chủ động, giảm phụ thuộc vào chuyên gia bên ngoài và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình hiện đại hóa quản trị.

Bên cạnh đào tạo, cần có thêm chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp dùng thử phần mềm miễn phí. Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện còn e dè khi đầu tư vào công nghệ mới do chi phí cao và lo ngại phần mềm không phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc được trải nghiệm miễn phí trong một thời gian nhất định sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tính năng, đánh giá hiệu quả trước khi quyết định áp dụng lâu dài”, ông Huy bày tỏ.