Chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành nền tảng để doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp chủ động số hóa từ sớm có thể tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí, đồng thời tạo điều kiện làm chủ công nghệ, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Doanh nghiệp logistics đi trước trong chuyển đổi số tạo lợi thế cạnh tranh
Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, bà Đỗ Thị Huyền Trang - Tổng Giám đốc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Logistics 90000 (phường Cửa Nam, Hà Nội) cho biết, doanh nghiệp đã thực hiện chuyển đổi số từ 3 - 4 năm trước. Đến nay, toàn bộ hoạt động quản trị và vận hành đã được số hóa, từ quản lý dữ liệu khách hàng, đơn hàng đến điều phối công việc. Trên nền tảng đó, doanh nghiệp tiếp tục ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào hầu hết các khâu nghiệp vụ, giúp tự động hóa nhiều quy trình và giảm đáng kể các thao tác xử lý thủ công của bộ phận kế toán, nhân sự, vận hành.
Chẳng hạn, khi khách hàng tạo đơn hàng trên hệ thống, dữ liệu sẽ được tự động chuyển sang bộ phận kế toán. Sau khi khách hàng thanh toán, thông tin sẽ được cập nhật ngay vào phần mềm kế toán mà không cần nhân sự nhập liệu thủ công. Kế toán chủ yếu thực hiện việc kiểm tra, đối soát thay vì xử lý các thao tác nhập dữ liệu như trước.
Không chỉ vậy, trong quá trình hoạt động vận hành, hệ thống có thể tự động tiếp nhận, xử lý đơn hàng, gửi email xác nhận cho khách hàng và thông báo đến nhân viên theo từng quy trình công việc.
Theo bà Trang, việc áp dụng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý nhiều quy trình nghiệp vụ. Trước đây, một số công việc của bộ phận vận hành và kế toán, như chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, thường mất từ 1 - 2 ngày để hoàn thành. Sau khi các quy trình được số hóa, thời gian xử lý chỉ còn khoảng 10 phút, giảm hơn 90% thời gian thực hiện so với trước đây.
Bên cạnh đó, chuyển đổi số còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành thông qua việc cắt giảm các công đoạn thủ công, giảm chi phí giấy tờ, lưu trữ, nhập liệu và tối ưu nguồn nhân lực.
Nhờ chuyển đổi số, thời gian thông quan đã rút ngắn từ vài ngày xuống còn vài giờ. Điều này giúp triệt tiêu rủi ro chậm trễ lô hàng và đảm bảo tính thời điểm cho chuyến hàng cung ứng, cắt giảm trực tiếp chi phí vận hành. Đồng thời, nhân sự không cần "chạy đi chạy lại" lo giấy tờ, giúp doanh nghiệp giảm chi phí về nhân lực. Tốc độ thông quan nhanh cũng giúp giảm tối đa chi phí lưu kho, lưu bãi, phí lưu container cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, tỷ lệ sai sót, thất thoát, nhầm lẫn trong quá trình vận hành giảm rõ rệt. Việc dữ liệu được quản lý tập trung, cập nhật theo thời gian thực và hạn chế tối đa các thao tác thủ công góp phần nâng cao tính chính xác trong xử lý công việc. Đến nay, tỷ lệ lỗi phát sinh trong quá trình vận hành chỉ còn khoảng 5%.
Đặc biệt, nhờ hoàn thành quá trình chuyển đổi số từ sớm, doanh nghiệp có nền tảng để đẩy mạnh ứng dụng AI vào hoạt động quản trị và vận hành. Nếu trước đây để xây dựng một hệ thống quản trị, vận hành theo yêu cầu, doanh nghiệp phải thuê đơn vị bên ngoài với chi phí khoảng 2 tỷ đồng. Hiện nay, khi chủ động ứng dụng AI hỗ trợ lập trình và phát triển hệ thống, doanh nghiệp có thể tự xây dựng các giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế, qua đó tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư so với phương án thuê ngoài.
Làm chủ công nghệ là bài toán tiếp theo sau chuyển đổi số
Bà Trang chia sẻ thêm, dù chuyển đổi số đã mang lại nhiều kết quả tích cực, quá trình triển khai của doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Thời điểm bắt đầu chuyển đổi số, các giải pháp công nghệ còn khá mới mẻ, chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai để tham khảo hay học hỏi kinh nghiệm. Vì vậy, đơn vị phải tự tìm hiểu, mày mò và từng bước xây dựng hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.
Việc thiếu mô hình tham chiếu và kinh nghiệm triển khai khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian thử nghiệm, điều chỉnh và hoàn thiện quy trình. Chỉ sau khi được một số doanh nghiệp đi trước chia sẻ kinh nghiệm, quá trình chuyển đổi số mới dần đi vào nề nếp và đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Bà Trang cho rằng, chuyển đổi số toàn diện không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể dừng lại. Để làm chủ công nghệ và khai thác hiệu quả các nền tảng số cũng như AI, đội ngũ nhân sự cần chủ động học hỏi, nghiên cứu và trực tiếp triển khai các giải pháp, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các đơn vị cung cấp công nghệ.
Trong thời gian tới, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng AI và chuyển đổi số nhằm tiếp tục tối ưu các quy trình quản trị, vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ở những khâu có thể cải tiến bằng công nghệ, doanh nghiệp đều tiếp tục nghiên cứu và triển khai để gia tăng năng suất, tiết kiệm nguồn lực.
Song song với đó, doanh nghiệp đang từng bước chuyển từ sử dụng các giải pháp sẵn có sang chủ động phát triển phần mềm và hệ thống quản trị theo nhu cầu thực tế. Sau quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp xác định cụ thể nhu cầu và những điểm cần cải thiện trong quy trình làm việc của từng bộ phận. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp khuyến khích nhân sự tại mỗi phòng ban chủ động sử dụng AI để hỗ trợ lập trình, tự xây dựng và điều chỉnh các công cụ phần mềm phù hợp với đặc thù công việc, thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào các giải pháp có sẵn hoặc đi thuê. Cách tiếp cận này không chỉ giúp giải quyết những khó khăn phát sinh trong thực tiễn mà còn nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào các giải pháp đại trà từ bên ngoài.
Theo bà Trang, đối với doanh nghiệp logistics, chuyển đổi số không chỉ là công cụ hỗ trợ mà là nền tảng cốt lõi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong bối cảnh ngành logistics ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng mô hình doanh nghiệp logistics công nghệ cao, lấy dữ liệu và công nghệ làm trung tâm sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, cải thiện chất lượng dịch vụ và gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
