Ngày 09/10/2026, Sở Giáo dục và Đào tạo An Giang ban hành Công văn số 7637 /SGDĐT-GDPT hướng dẫn việc thực hiện hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục trong nhà trường từ năm học 2026 – 2027. Công văn đề nghị các cơ sở giáo dục phổ thông trên địa bàn tỉnh thực hiện hệ thống hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục từ năm học 2026 - 2027 theo quy định, cụ thể như sau:
1. Danh mục hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục:
Nhà trường, tổ chuyên môn, giáo viên thực hiện hồ sơ theo danh mục quy định tại Điều 21 của Điều lệ, gồm:
a) Hồ sơ của nhà trường: Sổ đăng bộ; Học bạ học sinh; Sổ theo dõi và đánh giá học sinh; Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có); Kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường và kế hoạch giáo dục của nhà trường theo năm học; Sổ ghi đầu bài; Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ (đối với trường trung học phổ thông);
Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến; Hồ sơ quản lý thiết bị giáo dục, thư viện; Hồ sơ quản lý tài sản, tài chính; Hồ sơ kiểm tra, đánh giá cán bộ quản lý cơ sở giáo dục, giáo viên, nhân sự hỗ trợ giáo dục; Hồ sơ theo dõi sức khỏe học sinh; Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh; Hồ sơ phổ cập giáo dục.
b) Hồ sơ của tổ chuyên môn, tổ văn phòng, tổ giáo dục đặc thù: sổ ghi chép nội dung các hoạt động của tổ.
c) Hồ sơ của giáo viên: Kế hoạch bài dạy (giáo án); Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp); Sổ công tác Đội (đối với Tổng phụ trách Đội). Kết quả đánh giá học sinh được giáo viên ghi, nhập vào Sổ theo dõi và đánh giá học sinh của nhà trường.
d) Hồ sơ quy định được quản lý, sử dụng dưới dạng hồ sơ điện tử là chủ yếu; hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy theo quy định của pháp luật và được sử dụng thay thế hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương, nhà trường và khả năng thực hiện của giáo viên.
Trường hợp đã sử dụng hồ sơ điện tử hợp pháp thì không bắt buộc phải lập hồ sơ giấy tương ứng. Việc quản lý, kết nối, liên thông hồ sơ điện tử; chuẩn dữ liệu, định dạng lưu trữ và nền tảng phần mềm dùng chung theo quy định.
e) Việc bảo quản hồ sơ quản lý hoạt động giáo dục của nhà trường được thực hiện theo quy định của pháp luật.
2. Không phát sinh hồ sơ, sổ sách ngoài quy định Thực hiện Công văn số 5922/BGDĐT-GDPT, các đơn vị thực hiện nghiêm các yêu cầu sau:
Không tự đặt ra, không yêu cầu tổ chuyên môn, giáo viên thực hiện thêm hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu, báo cáo, minh chứng dưới bất kỳ hình thức nào nếu không có căn cứ pháp lý hoặc không theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Cắt giảm các hồ sơ không thuộc danh mục nêu tại mục 1. Hồ sơ, sổ sách ngoài danh mục chỉ được sử dụng trong phạm vi nội bộ khi thực sự cần thiết, phục vụ hiệu quả quản lý, dạy học, giáo dục, không gây áp lực, chi phí không cần thiết và được tập thể nhà trường đồng thuận.
Không yêu cầu đồng thời hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử có cùng nội dung. Không yêu cầu xây dựng báo cáo trung gian không cần thiết; không yêu cầu báo cáo lại thông tin, số liệu đã có trên cơ sở dữ liệu dùng chung của ngành.
Việc kiểm tra hồ sơ chỉ căn cứ danh mục quy định; không yêu cầu bổ sung hồ sơ, sổ sách, minh chứng không có căn cứ pháp lý.
3. Tổ chức thực hiện
Hiệu trưởng các cơ sở giáo dục phổ thông rà soát, cắt giảm ngay các hồ sơ, sổ sách đang yêu cầu tổ chuyên môn, giáo viên thực hiện không đúng quy định; chịu trách nhiệm về việc phát sinh hồ sơ, sổ sách ngoài quy định tại đơn vị.
Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu chỉ đạo các trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường phổ thông có nhiều cấp học có cấp học cao nhất là trung học cơ sở thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện Công văn này; không yêu cầu các trường thực hiện hồ sơ, sổ sách, báo cáo, minh chứng không theo quy định; tiếp nhận, xử lý phản ánh về việc phát sinh hồ sơ, sổ sách không đúng quy định.
Phòng Giáo dục phổ thông thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo chủ trì, phối hợp với các phòng thuộc Sở hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện; tổng hợp những quy định bất cập, tham mưu Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc cắt giảm theo thẩm quyền. Nội dung hướng dẫn trước đây của Sở Giáo dục và Đào tạo về hồ sơ của nhà trường, tổ chuyên môn, giáo viên trái với Công văn này thì thực hiện theo Công văn này.
Sở Giáo dục và Đào tạo đề nghị Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu; Hiệu trưởng các cơ sở giáo dục trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo triển khai thực hiện; trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, phản ánh về Sở Giáo dục và Đào tạo (qua Phòng Giáo dục phổ thông) để được hướng dẫn.
