Trong những năm qua, công tác thi đua, khen thưởng đối với đội ngũ nhà giáo luôn được quan tâm thực hiện nhằm ghi nhận, biểu dương những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, tạo động lực để đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên không ngừng phấn đấu, cống hiến.
Trong đó, bằng khen của các cấp có thẩm quyền là hình thức khen thưởng có ý nghĩa quan trọng, thể hiện sự ghi nhận đối với những đóng góp nổi bật của cá nhân, tập thể trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, người viết nhận thất, việc lập báo cáo thành tích để đề nghị xét tặng bằng khen hiện nay vẫn còn không ít bất cập. Đáng chú ý là tình trạng hồ sơ phải chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần; nội dung báo cáo chưa thống nhất; yêu cầu minh chứng còn phức tạp; cách hiểu và vận dụng quy định giữa các đơn vị, các cấp có lúc chưa đồng bộ.
Những hạn chế này không chỉ gây mất thời gian, công sức của người được đề nghị khen thưởng mà còn làm tăng áp lực hành chính cho nhà trường và bộ phận phụ trách công tác thi đua, khen thưởng. Từ thực tế, người viết là giáo viên bậc phổ thông nhận thấy một số bất cập cụ thể dưới đây.
Những bất cập trong việc lập báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng
Thứ nhất: biểu mẫu và yêu cầu về nội dung báo cáo chưa được hướng dẫn thống nhất, rõ ràng ngay từ đầu. Trong khi, báo cáo thành tích đề nghị bằng khen là văn bản có yêu cầu tương đối chặt chẽ về nội dung, thời gian, kết quả thực hiện nhiệm vụ và các minh chứng kèm theo.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, người lập hồ sơ có thể nhận được những hướng dẫn khác nhau về cách trình bày, cách xác định thành tích nổi bật, cách thống kê số liệu hoặc cách diễn đạt kết quả đạt được.
Tại địa phương người viết bài đang công tác, giáo viên đã được triển khai, tiến hành làm báo cáo thành tích để đề nghị hình thức khen thưởng cho năm học 2025- 2026 từ tháng 6/ 2026 nhưng đến nay vẫn đang được tiến hành làm đi làm nhiều lần, mỗi lần hướng dẫn mỗi mẫu và minh chứng khác nhau.
Có trường hợp hồ sơ đã được nhà trường kiểm tra, ký xác nhận và gửi lên cấp trên nhưng sau đó lại được yêu cầu điều chỉnh một số nội dung. Sau khi chỉnh sửa theo hướng dẫn lần thứ nhất, hồ sơ tiếp tục được yêu cầu bổ sung theo hướng dẫn lần thứ hai, rồi lần thứ ba, thứ tư...mà vẫn chưa xong.
Thứ hai: yêu cầu về minh chứng và số liệu thành tích còn gây nhiều khó khăn cho đội ngũ giáo viên.
Trong ngành Giáo dục, thành tích của giáo viên và cán bộ quản lý rất đa dạng, từ kết quả giảng dạy, giáo dục học sinh, bồi dưỡng học sinh giỏi, đổi mới phương pháp dạy học đến công tác chủ nhiệm, hoạt động chuyên môn, sáng kiến và đóng góp cho cộng đồng.
Đặc biệt là việc xếp loại viên chức, xếp loại đảng viên, các danh hiệu thi đua qua các năm với nhiều minh chứng. Việc chứng minh những thành tích đó là cần thiết để bảo đảm tính chính xác, khách quan.
Tuy nhiên, nếu không xác định rõ loại minh chứng nào là bắt buộc, loại nào chỉ cần khi có yêu cầu, người lập báo cáo rất dễ rơi vào tình trạng thu thập quá nhiều tài liệu, sao chụp nhiều loại giấy tờ, bổ sung những nội dung trùng lặp hoặc phải tìm lại hồ sơ đã được lưu trữ tại đơn vị, hoặc cơ quan chủ quản.
Đáng nói hơn, một số số liệu, kết quả công tác đã được thể hiện trong báo cáo tổng kết năm học, cơ sở dữ liệu của ngành hoặc các quyết định công nhận chính thức nhưng vẫn có thể bị yêu cầu kê khai lại ở nhiều biểu mẫu khác nhau. Điều này làm phát sinh công việc hành chính không cần thiết, trong khi giá trị thông tin không tăng lên tương ứng.
Thứ ba: việc chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần làm tăng áp lực cho nhà trường và người được đề nghị khen thưởng. Bởi lẽ, để hoàn thành một hồ sơ đề nghị bằng khen, người lập báo cáo phải tổng hợp kết quả nhiều năm, rà soát thành tích, đối chiếu số liệu, chuẩn bị minh chứng và hoàn thiện các thủ tục liên quan.
Đối với giáo viên đang trực tiếp giảng dạy, công việc này thường được thực hiện bên cạnh nhiệm vụ chuyên môn vốn đã rất nhiều.
Nếu hồ sơ liên tục bị trả lại để sửa chữa, người lập phải dành thêm thời gian kiểm tra, điều chỉnh, xin xác nhận lại và trình ký lại. Nhà trường cũng phải bố trí nhân sự kiểm tra, tổng hợp, hoàn thiện và gửi hồ sơ nhiều lần. Một quy trình đáng lẽ chỉ cần thực hiện theo các bước rõ ràng lại có thể trở thành chuỗi công việc kéo dài, gây tâm lý mệt mỏi, thậm chí làm giảm động lực phấn đấu của những người có thành tích thực sự.
Thứ tư: chưa phát huy đầy đủ vai trò hướng dẫn, rà soát và phản hồi hồ sơ một cách đồng bộ. Trong quy trình đề nghị khen thưởng, trách nhiệm không chỉ thuộc về người lập báo cáo. Cơ sở giáo dục chịu trách nhiệm rà soát, xác nhận thành tích; cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra tính đầy đủ và tham mưu thẩm định theo thẩm quyền.
Nếu mỗi khâu chỉ kiểm tra một phần, không có danh mục tiêu chí thống nhất hoặc không tổng hợp đầy đủ các lỗi cần chỉnh sửa, người lập hồ sơ sẽ phải tiếp nhận nhiều yêu cầu rời rạc qua nhiều lần. Có khi hồ sơ vừa được bổ sung xong một nội dung thì lại phát sinh yêu cầu khác mà lẽ ra có thể được phát hiện ngay trong lần kiểm tra đầu tiên.
Những giải pháp cần thực hiện
Để tránh tình trạng giáo viên phải làm đi, làm lại báo cáo, bổ sung minh chứng, người viết cho rằng cần thực hiện những giải pháp đồng bộ.
Thứ nhất: xây dựng và công bố bộ hồ sơ mẫu thống nhất, kèm hướng dẫn cụ thể ngay từ đầu. Cơ quan quản lý có thẩm quyền cần ban hành hoặc cung cấp một bộ tài liệu hướng dẫn thống nhất, phù hợp với từng hình thức khen thưởng và từng đối tượng được đề nghị.
Bộ tài liệu cần bao gồm mẫu báo cáo thành tích, hướng dẫn điền từng mục, yêu cầu về thời gian tính thành tích, cách trình bày số liệu, danh mục minh chứng và các lỗi thường gặp.
Đặc biệt, cần có báo cáo mẫu đã được hoàn thiện đúng quy định để các trường tham khảo. Những nội dung dễ nhầm lẫn cần được giải thích bằng ví dụ cụ thể, tránh hướng dẫn chung chung khiến mỗi đơn vị hiểu và thực hiện theo một cách khác nhau.
Thứ hai: thực hiện nguyên tắc kiểm tra hồ sơ một lần đầy đủ, thông báo các nội dung cần bổ sung trong cùng một văn bản. Đây là giải pháp có ý nghĩa trực tiếp nhất để chấm dứt tình trạng hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần.
Cơ quan tiếp nhận cần rà soát toàn diện hồ sơ theo một danh mục kiểm tra thống nhất. Nếu phát hiện thiếu sót, cần tổng hợp đầy đủ các nội dung cần sửa, nêu rõ căn cứ, yêu cầu và cách khắc phục trong một lần phản hồi. Tránh tình trạng hôm nay yêu cầu sửa nội dung này, vài ngày sau lại yêu cầu bổ sung nội dung khác đã có thể nhận diện ngay từ đầu.
Đối với những hồ sơ cần chỉnh sửa, nên phân biệt rõ giữa lỗi về hình thức, lỗi thiếu giấy tờ, sai lệch số liệu và vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn, điều kiện khen thưởng. Việc phân loại như vậy giúp người lập hồ sơ biết chính xác mình cần sửa gì, bổ sung gì và vì sao phải thực hiện.
Thứ ba: giảm giấy tờ trùng lặp, tăng cường khai thác dữ liệu và minh chứng đã có.
Cần rà soát lại danh mục tài liệu bắt buộc đối với từng hình thức khen thưởng, bảo đảm mỗi loại giấy tờ được yêu cầu đều có mục đích rõ ràng.
Đối với số liệu đã được xác nhận trong báo cáo chính thức, quyết định công nhận hoặc cơ sở dữ liệu của ngành, nên khai thác và đối chiếu từ nguồn lưu trữ hợp lệ, không yêu cầu kê khai lại hoặc nộp lại bản sao nếu pháp luật và quy trình hiện hành không bắt buộc.
Nhà trường cần chủ động xây dựng hồ sơ thành tích điện tử, lưu trữ theo năm học, theo cá nhân và theo loại thành tích. Khi có yêu cầu đề nghị khen thưởng, người phụ trách có thể truy xuất dữ liệu đã được kiểm chứng thay vì phải thu thập lại từ đầu.
Việc số hóa phải đi đôi với bảo đảm tính xác thực, an toàn dữ liệu và quy định về hồ sơ gốc. Không nên biến chuyển đổi số thành việc vừa nộp hồ sơ giấy, vừa nhập lại toàn bộ nội dung trên nhiều hệ thống khác nhau mà không có sự liên thông.
Thứ tư: xác định rõ trách nhiệm của từng khâu trong quy trình xét khen thưởng.
Người lập báo cáo có trách nhiệm kê khai trung thực, chính xác và đầy đủ theo hướng dẫn.
Nhà trường có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu, xác nhận thành tích thuộc phạm vi quản lý.
Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn đúng quy định, kiểm tra thống nhất và phản hồi rõ ràng. Cơ quan có thẩm quyền quyết định khen thưởng chịu trách nhiệm về việc xét duyệt theo tiêu chuẩn và trình tự được pháp luật quy định. Cải cách thủ tục phải đi đôi với giữ vững nguyên tắc công khai, minh bạch và đúng đối tượng.
Bên cạnh đó, nên tổ chức tập huấn ngắn gọn, thiết thực cho cán bộ phụ trách thi đua, khen thưởng tại các cơ sở giáo dục, tập trung vào những điểm mới, lỗi thường gặp và cách xử lý tình huống cụ thể, thay vì chỉ phổ biến văn bản theo hình thức.
Thứ năm: tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng đầu mối hỗ trợ thống nhất. Cơ quan quản lý nên xây dựng kho biểu mẫu điện tử dùng chung, kèm danh mục kiểm tra để các trường tự rà soát trước khi gửi hồ sơ.
Có thể sử dụng các công cụ kiểm tra tự động đối với những lỗi kỹ thuật như thiếu trường thông tin, sai định dạng ngày tháng, chưa thống nhất số liệu hoặc thiếu thành phần tài liệu theo danh mục.
Đồng thời, cần bố trí đầu mối giải đáp các vướng mắc về hồ sơ, công khai cách thức liên hệ và thời hạn phản hồi phù hợp. Những câu hỏi phổ biến nên được tổng hợp thành tài liệu hỏi - đáp để tất cả đơn vị cùng tham khảo, tránh việc mỗi trường phải hỏi riêng và nhận những hướng dẫn khác nhau.
Công nghệ không thay thế trách nhiệm thẩm định của con người, nhưng nếu được sử dụng đúng cách sẽ giúp giảm lỗi kỹ thuật, tăng tính thống nhất và tiết kiệm thời gian cho cả người lập lẫn người xét duyệt.
Thứ sáu: sau mỗi đợt xét khen thưởng, cơ quan quản lý nên tổng hợp số hồ sơ phải bổ sung, số lần chỉnh sửa trung bình, thời gian xử lý và những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại. Từ đó, xác định khâu nào còn bất cập để điều chỉnh.
Nếu một đơn vị thường xuyên phải yêu cầu sửa đi sửa lại cùng một loại lỗi, cần xem xét liệu nguyên nhân nằm ở người lập hồ sơ, biểu mẫu chưa rõ hay cách hướng dẫn, thẩm định chưa thống nhất. Chỉ khi nhận diện đúng nguyên nhân thì giải pháp mới có hiệu quả bền vững.
Chúng ta đều biết, khen thưởng là để ghi nhận sự nỗ lực, cống hiến và những thành tích xứng đáng của từng tập thể, cá nhân tiêu biểu. Vì vậy, quy trình xét khen thưởng phải bảo đảm chặt chẽ, công bằng, minh bạch, nhưng đồng thời cũng cần khoa học, thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Một quy trình khen thưởng tốt không chỉ được đánh giá bằng việc lựa chọn đúng người, đúng thành tích, mà còn phải được đánh giá bằng cách chúng ta tôn trọng thời gian, công sức của những người được đề nghị khen thưởng.
Khi thủ tục được đơn giản hóa hợp lý, cán bộ, giáo viên sẽ có thêm thời gian tập trung cho nhiệm vụ chuyên môn, còn công tác thi đua, khen thưởng sẽ thực sự trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển của ngành Giáo dục.
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.
