Công văn số 5922/BGDĐT-GDPT ngày 3/9/2026 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về cắt giảm các cuộc thi, hồ sơ, sổ sách, hội họp và báo cáo trung gian trong cơ sở giáo dục đã đưa ra một thông điệp rõ ràng: không tự đặt thêm hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu, báo cáo, minh chứng khi không có căn cứ pháp lý hoặc không thực sự cần thiết.
Từ chủ trương đó, năm học 2026-2027, trường tôi - một cơ sở giáo dục ở một tỉnh phía Nam - đã triển khai một cách làm cụ thể: giáo viên không còn phải in hồ sơ chuyên môn để lưu thành từng tập giấy như trước. Kế hoạch bài dạy, sổ theo dõi và đánh giá học sinh, sổ chủ nhiệm cùng những dữ liệu chuyên môn cần thiết được thực hiện, cập nhật, kiểm tra và lưu trữ trên phần mềm. Một thay đổi tưởng chừng đơn giản nhưng mang lại ý nghĩa thiết thực, bởi khi bớt đi những trang giấy phải in, phải viết, phải sắp xếp và phải bổ sung minh chứng, giáo viên có thêm thời gian dành cho công việc quan trọng nhất của mình: dạy học và giáo dục học sinh.
Việc tinh gọn hồ sơ, sổ sách đang từng bước được thực hiện tốt
Trong nhiều năm, câu chuyện giảm áp lực hồ sơ, sổ sách đối với giáo viên đã được đặt ra trong các cuộc thảo luận về đổi mới giáo dục. Không ít giáo viên từng chia sẻ rằng bên cạnh thời gian đứng lớp, soạn bài, chấm bài, nhận xét và hỗ trợ học sinh, họ còn phải dành nhiều giờ để hoàn thiện các loại sổ sách, báo cáo, biểu mẫu và minh chứng phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá.
Công văn số 5922/BGDĐT-GDPT ngày 3/9/2026 của Bộ Giáo dục và Đào tạo là một chỉ đạo đáng chú ý trong quá trình giải quyết vấn đề này. Văn bản được ban hành trên cơ sở thực hiện Chỉ thị số 31/CT-TTg ngày 5/8/2026 của Thủ tướng Chính phủ về các nhiệm vụ trọng tâm năm học 2026-2027, hướng đến đổi mới quản trị nhà trường theo hướng tinh gọn, hiện đại.
Theo nội dung công văn, việc cắt giảm hồ sơ, sổ sách, hội họp và các báo cáo trung gian không cần thiết nhằm tăng thời gian, nguồn lực cho dạy học, chăm sóc và giáo dục học sinh; giảm áp lực, giảm hình thức, nâng cao chất lượng và hiệu quả thực chất trong quản lý, hoạt động giáo dục.
Đáng chú ý, Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các Sở Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo các cơ sở giáo dục rà soát, thực hiện đúng và đủ hồ sơ theo quy định của cơ quan có thẩm quyền; không tự đặt ra hoặc yêu cầu giáo viên thực hiện thêm hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu, báo cáo, minh chứng không có căn cứ pháp lý hoặc không thực sự cần thiết.
Điều có thể khẳng định là Công văn số 5922/BGDĐT-GDPT đã đặt ra yêu cầu chung đối với các Sở Giáo dục và Đào tạo trên cả nước. Trên cơ sở đó, mỗi địa phương cần cụ thể hóa thành những hướng dẫn rõ ràng, thống nhất, giúp các cơ sở giáo dục biết chính xác hồ sơ nào phải thực hiện, hồ sơ nào được số hóa và những yêu cầu nào không được tự ý bổ sung.
Thực tế cho thấy, hiệu quả của chủ trương này không chỉ được đo bằng số lượng biểu mẫu đã cắt giảm, mà còn bằng thời gian giáo viên được trả lại, số lần nhập liệu trùng lặp được loại bỏ và mức độ thuận tiện khi kiểm tra, khai thác dữ liệu phục vụ quản lý.
Nếu một giáo viên trước đây phải ghi chép thông tin học sinh trong sổ cá nhân, sau đó nhập lại vào phần mềm, rồi tiếp tục tổng hợp cùng dữ liệu đó trong một báo cáo khác, thì quy trình ấy cần được xem xét lại. Khi dữ liệu đã có trên hệ thống và đáp ứng yêu cầu quản lý, việc khai thác dữ liệu dùng chung sẽ hợp lý hơn so với yêu cầu mỗi người tiếp tục tạo ra một bản sao.
Tương tự, nếu nội dung sinh hoạt tổ chuyên môn đã được ghi nhận trên hệ thống và có thể phục vụ việc theo dõi, kiểm tra thì không nên yêu cầu tổ trưởng vừa cập nhật trực tuyến, vừa in ra, đóng tập, ký xác nhận và lưu trữ một bản giấy có nội dung giống hệt.
Qua theo dõi, người viết nhận thấy sau Công văn 5922 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhiều địa phương đã cụ thể hóa và giáo viên đã được giảm rất nhiều về hồ sơ sổ sách, hội họp cũng như các công việc ngoài chuyên môn khác.
Tuy vậy, cũng còn một số nơi, nhất là các cơ sở giáo dục vẫn còn tư duy quản lý cũ, vẫn coi trọng hồ sơ, vẫn đánh giá giáo viên qua hồ sơ.
Tại trường tôi, năm học 2026-2027, giáo viên vẫn thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ chuyên môn theo quy định nhưng không còn phải in hồ sơ để lưu trữ thành các tập giấy như trước. Các tài liệu được cập nhật, gửi, kiểm tra và lưu trữ trên phần mềm theo quy trình thống nhất của nhà trường.
Trường tôi, năm học này giáo viên không còn làm hồ sơ giấy bất kỳ loại nào
Theo Điều lệ trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT có hiệu lực từ ngày 10/05/2026, hồ sơ của giáo viên giáo viên bộ môn thông thường: Chỉ còn 01 loại hồ sơ duy nhất là Kế hoạch bài dạy (giáo án), Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
Do đó, tại nơi người viết công tác, đối với giáo viên, kế hoạch bài dạy vẫn được xây dựng đầy đủ nhưng không phải in ra giấy. Giáo viên hoàn thiện kế hoạch bằng phương tiện điện tử, tải tệp lên hệ thống để lưu trữ và phục vụ kiểm tra khi cần. Cách làm này vừa bảo đảm yêu cầu chuẩn bị bài, vừa giảm chi phí in ấn, công sức sắp xếp và lưu giữ tài liệu. Việc kiểm tra tập trung vào chất lượng kế hoạch và khả năng vận dụng vào thực tiễn giảng dạy, không đặt nặng hình thức trình bày hồ sơ.
Sổ theo dõi, đánh giá học sinh được thực hiện trực tuyến. Giáo viên cập nhật kết quả học tập và các thông tin cần thiết trên phần mềm theo phân quyền. Nhờ đó, giáo viên không phải in sổ điểm cá nhân để ghi chép bằng tay rồi tiếp tục nhập lại dữ liệu. Việc số hóa giúp thuận tiện trong tra cứu, rà soát và tổng hợp thông tin, đồng thời đòi hỏi dữ liệu phải chính xác, được bảo mật và cập nhật đúng quy trình.
Sổ chủ nhiệm cũng được quản lý trên phần mềm. Giáo viên chủ nhiệm cập nhật những nội dung cần thiết để theo dõi tình hình lớp, phối hợp với cha mẹ học sinh và hỗ trợ quá trình giáo dục. Thay vì dành thời gian ghi chép, lưu trữ sổ giấy, giáo viên có thể khai thác dữ liệu để kịp thời phát hiện khó khăn của học sinh và lựa chọn biện pháp hỗ trợ phù hợp.
Đối với tổ chuyên môn, sổ ghi chép nội dung các hoạt động của tổ được thực hiện trực tuyến. Nội dung được cập nhật, gửi, kiểm tra và lưu trữ trên phần mềm, không phải in thành tập giấy để lưu song song. Việc ghi chép tập trung vào những vấn đề chuyên môn đã trao đổi, kết luận và nhiệm vụ được thống nhất, tránh sao chép hoặc lập thêm minh chứng trùng lặp.
Điểm cốt lõi trong cách làm của trường tôi là số hóa phương thức quản lý nhưng không cắt giảm trách nhiệm chuyên môn. Giáo viên vẫn phải xây dựng kế hoạch bài dạy, đánh giá học sinh, thực hiện công tác chủ nhiệm và tham gia sinh hoạt chuyên môn. Nhà trường chỉ loại bỏ khâu in ấn, ghi chép và lưu trữ giấy tờ không cần thiết khi hồ sơ đã được quản lý trên hệ thống phù hợp.
Cách làm này nhận được sự đồng thuận cao của giáo viên vì hiệu quả được thể hiện trực tiếp trong công việc hằng ngày. Thời gian dành cho in ấn, sắp xếp và bổ sung hồ sơ được chuyển sang chuẩn bị bài, nghiên cứu phương pháp dạy học, phân tích kết quả học tập và hỗ trợ học sinh.
Để mô hình vận hành hiệu quả, nhà trường thống nhất phần mềm sử dụng, phân quyền truy cập, quy trình cập nhật và kiểm tra, đồng thời bảo đảm an toàn dữ liệu.
Việc không còn hồ sơ giấy cũng không đồng nghĩa với buông lỏng quản lý. Cán bộ quản lý vẫn có thể kiểm tra dữ liệu, dự giờ, trao đổi chuyên môn và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Điều cần thay đổi là phương thức kiểm tra: chú trọng chất lượng dạy học, tính chính xác của dữ liệu và sự tiến bộ của học sinh thay vì số lượng giấy tờ được lưu giữ.
Công văn số 5922/BGDĐT-GDPT ngày 3/9/2026 của Bộ Giáo dục và Đào tạo là chỉ đạo kịp thời, góp phần thúc đẩy tinh giản hồ sơ, sổ sách và đổi mới quản trị nhà trường. Thực tiễn tại trường tôi cho thấy, khi hồ sơ được số hóa đúng quy định, giáo viên vẫn bảo đảm nhiệm vụ chuyên môn mà không phải thực hiện thêm công việc in ấn, lưu trữ trùng lặp. Các Sở Giáo dục và Đào tạo cần nghiêm túc triển khai chỉ đạo của Bộ, rà soát những yêu cầu chưa cần thiết và hướng dẫn thống nhất để tránh tình trạng mỗi nơi thực hiện một cách.
Ở những nơi giáo viên vẫn phải làm quá nhiều loại hồ sơ hoặc duy trì song song bản giấy và bản điện tử có cùng nội dung mà không có căn cứ pháp lý, cần sớm điều chỉnh. Tinh giản hồ sơ không phải giảm trách nhiệm của giáo viên mà là loại bỏ công việc hành chính không cần thiết, trả lại thời gian cho dạy học và giáo dục học sinh. Giá trị của người thầy cần được nhìn nhận qua chất lượng giảng dạy và sự tiến bộ của học sinh, không phải qua độ dày của những tập hồ sơ.
(*) Văn phong, nội dung bài viết thể hiện góc nhìn, quan điểm của tác giả.
